Разработка информационной технологии в ЗАО Гориславцев и К

. Введение системы карточек учета клиентов;

. Дополнительное обучение сотрудников.

Уменьшение дебиторской задолженности включает в себя следующие варианты:

. Строгое отслеживание платежей

. Создание системы оповещения клиентов о неоплате;

. Назначение в каждом отделе менеджера по работе с неплательщиками;

. Введение системы выставления счетов

Проанализировав спроектированные варианты, можно сделать следующие выводы,

что для решения данной проблемы необходимо создание единой информационной

системы. Это позволит достичь всех поставленных целей, а кроме этого

появятся дополнительные

Теперь процесс проектирования сводиться к подбору необходимого программного

обеспечения для реализации нововведения и расчета примерной стоимости

реализации проекта на базе различных программных продуктов. Необходимо так

же включить в стоимость проекта и стоимость создания системы. В зависимости

от выбранной программы вполне возможно создание информационной системы

собственными силами.

Для проектирования и выбора варианта необходимо задать параметры системы.

Рассмотрим показатели, характеризующие размер документооборота предприятия

и количество единиц аналитического учета. В таблицу включены показатели,

характеризующие компанию, занимающуюся розничной продажей товаров и

оказанием услуг и не имеющую торгового зала.

Таблица 3.1

Количественная оценка системы

|Показатель |Значение |

|Количество сотрудников в компании, чел. |80 |

|Количество пользователей информационной |20 |

|системы с правом ввода информации. | |

|Количество документов в книге продаж, шт./мес.|ок.1500 |

|Количество документов в книге покупок, |ок.100 |

|шт./мес. | |

|Номенклатура товаров и услуг, шт. |св.150 |

|Приход/расход складов, шт./мес. |ок.200 |

|Количество складов. |3 |

Рассматриваемое предприятие по размеру и объему документооборота можно

отнести к среднему.

Наиболее оптимальные системы для средних предприятий (10-100 рабочих мест)

должны опираться на технологию клиент-сервер, иначе при таком количестве

пользователей неминуемы излишние затраты на аппаратное и программное

обеспечение. Рассмотрим существующие в данное время на российском рынке

программные продукты подобного типа.

Все их можно разделить на две группы: российской разработки и зарубежной.

Рассмотрим подробнее интересующие нас характерные особенности двух этих

групп.

На рынке отечественных разработок сейчас активно происходит процесс

укрупнения бизнеса. Мелкие компании-разработчики либо перестают

существовать на рынке, либо поглощаются более крупными компаниями. В

западных странах в результате этого процесса на рынке осталось около пяти

основных производителей программных продуктов предназначенных для системной

интеграции. Почему следует обратить внимание на этот процесс?

Фирма, для которой разрабатывается данный проект, настроена на длительное

существование на рынке, и необходимо внимательно отнестись к разработчику

программного продукта, это должна быть достаточно крупная компания

нацеленная на развитие и занимающая прочное место на рынке. Прогресс не

стоит на месте, ежегодно выпускаются новые версии программного

обеспечения, потребитель постоянно переходит с одной версии на другую, это

гораздо более безболезненный процесс, чем перевод информационной системы с

одного программного продукта на другой, часто это просто не возможно. Но

при уходе разработчика с рынка, рано или поздно из-за отсутствия сервиса и

морального устаревания программного продукта потребуется такой перевод или

создание новой информационной системы на базе другого поставщика, и как

следствие потеря части информации, парализация системы информационного

обмена внутри компании на какое-то время и повторное вложение значительных

денежных средств.

Поэтому при рассмотрении российских программных продуктов остановимся

только на крупнейших разработчиках.

Программных продуктов западной разработки на российском рынке очень не

много все они адаптированы под наши отечественные условия и весьма

дорогостоящи.

Рассмотрим возможные варианты:

Таблица 3.2

Краткая характеристика программных продуктов и производителей

|Производитель |Краткая характеристика программного продукта |

|Фирма1С |Крупный российский разработчик программного |

| |обеспечения для мелкого и среднего бизнеса. С |

| |разветвленной сервисной сетью. Занимает ок. 50% |

| |рынка в Санкт-Петербурге |

| |Интересующий нас программный продукт |

| |1С:Предприятие Версия 7.7 |

| |Конфигурация позволяет вести одновременно два |

| |вида учета торговой деятельности: управленческий |

| |и финансовый. |

| |Существует SQL версия, работающая с MS SQL Server|

|БЭСТ |Российская разработка, В Санкт-Петербурге |

| |занимает примерно 25% рынка малых и средних |

| |предприятий. Модульная система. Предназначенная |

| |для создания комплексов взаимосвязанных АРМ. |

| |Хороша для торговых организаций имеющих торговый |

| |зал, т.к. хорошо комбинируется с ККМ. Windows |

| |версия появилась недавно. |

| |Существует клиент-серверная версия на основе |

| |Betreive |

|Галактика |Российская разработка, хорошо проработанная DOS |

| |версия, позиционирована как система для крупных |

| |предприятий. Давно существует клиент-серверная |

| |версия. Система собственных дилеров, которые |

| |занимаются внедрением. |

|Инотек |Российская разработка, в Санкт-Петербурге |

| |занимает примерно 8% рынка для малых и средних |

| |предприятий. |

| |Существует клиент-серверная версия на основе |

| |Betreive |

|Супер – Менеджер |Российская разработка, в Санкт-Петербурге |

| |распространена слабо. Позиционирован как |

| |программный продукт для крупных организаций. |

| |Существует клиент-серверная версия. |

|R-3 |Немецкая разработка, адаптированная для |

| |Российского рынка фирмой R-стайл. |

|Platinum |Американские разработки, имеют всемирную |

| |налаженную систему поставок и большой опыт |

| |работы. Поставляется всегда с внедрением, |

| |«коробочный» вариант не продается. Есть клиент |

| |серверные и SQL версии. Очень высокая стоимость |

| |по сравнению с нашими аналогами (на 5 ПК |

| |стоимость продукта с внедрением около 40 000$). |

|Scala | |

2 Выбор варианта

Сравним основные программные продукты по ряду критериев:

1. Доступность сервиса. Как уже было отмечено выше, информационная система

является объектом непрерывного изменения, адаптации и совершенствования,

кроме этого немаловажный фактор наличие гарантийных обязательств,

возможность получения консультаций и их стоимость. Какая существует

литература по работе с данным программным обеспечением и есть ли

возможность обучения. Существуют ли скидки лицензированным пользователям

на новые версии программы.

Оценивается по шкале (высокая, средняя, низкая)

2. Соответствие заданной управленческой структуре. Имеется в виду размер

компании и количество пользователей системы. Не стоит приобретать мощную

систему если предполагается 2-3 пользователя и не имеет ни какого смысла

использовать базу данных рассчитанную на мелкие фирмы, там где число

пользователь превышает сто человек. Но здесь следует учесть и перспективы

развития фирмы и возможный рост числа пользователей системы.

(соответствует заданным параметрам, не соответствует)

3. Наличие Windows – версии. Наиболее распространненой операционной

системой является Windows-95 и сохранение привычного для пользователя

интерфейса и назначений функциональных клавиш представляется нам

разумным. И облегчит процесс обучения пользователей.

(есть,нет)

4. Удобство интерфейса. Подразумевается удобство ввода информации и

отсутствие повторения одних и тех же операций, а так же удобство

представления аналитической информации.

(высокое, среднее, низкое)

5. Настраиваемость. В данной компании проводится не обычная автоматизация

учета, а создается единая информационная система, связывающая различные

отделы единым информационным пространством и кроме стандартных

бухгалтерских операций потребуется создать целый ряд оригинальных

решений для данной фирмы.

Оценивается по шкале (высокая, средняя, низкая)

6. Стоимость одного рабочего места. Понятно, что компания готова потратить

какую-то сумму денег для проведения нововведения, но она не должна

превышать установленного руководством фирмы лимита.

(Стоимостная оценка)

7. Возможно ли написание базы данных собственными силами. Это

дополнительное условие несомненно являющееся плюсом. Но не оказывающее

решающего воздействия.

Таблица 3.3

Сравнение программных продуктов по заданным критериям.

|Программный |Критерии оценки |

|продукт | |

| |Сервис | |Win |Интерфей|Настраив|Стоимомт|

| | |Соответс| |с |аемость |ь, 1р/м,|

| | |твие | | | |$ |

| | |размерам| | | | |

|1:С |Выс. |Да |Да |Выс. |Выс. |250 |

|БЭСТ |Сред. |Да |Нет |Нет |Низ. |200 |

|Галактика |Выс. |Да |Да |Сред. |Выс.. |300 |

|Иннотек |Сред. |Да |Да |Сред. |Сред. |200 |

|Супер-Менеджер |Сред. |Да |Да |Сред. |Сред. |350 |

|R-3 |Низ. |Да |Нет |Сред. |Сред. |200 |

|Platinum |Выс. |Да |Да |Выс. |Выс. |5000 |

|Scala |Выс. |Да |Да |Выс. |Выс. |5000 |

Сравнив программные продукты видно, что наиболее подходящим по заданным

критериям является 1:С Предприятие 7.7 SQL. Дополнительным плюсом является

возможность создания системы собственными силами это позволит уменьшить

затраты на нововведение. Кроме этого в процессе создания собственной

системы сотрудники получат опыт в области системной интеграции, и фирма

сможет предоставлять своим клиентам новую услугу.

3 Описание особенностей основных бизнес-процессов в документообороте.

Ту часть документооборота, которая связана с внесением/изменением

информации в системе можно разделить условно на два вида – бухгалтерская и

оперативная. Под бухгалтерскими будем понимать внесение таких изменений в

систему, которые вызывают формирование бухгалтерских проводок.

Особенностями бухгалтерской информации являются:

1. Изменения вносятся только на основании правильно оформленных документов,

имеющих в обязательном порядке дату и номер (такие документы называются

первичными).

2. Первичные документы при складировании упорядочиваются (обычно по

номерам). Должна существовать возможность всегда легко найти и проверить

первичный документ, на основании которого была внесена бухгалтерская

проводка.

3. Высокие требования к достоверности внесения информации, так как ошибки

могут вызвать финансовые потери на штрафы при налоговых проверках.

Всю остальную информацию (учет переписки, нарядов-заказов на выполнение

работ, сведений о клиентах) можно отнести к оперативной.

При больших объемах документооборота удобно использовать следующую схему

формирования и контроля исходящих бухгалтерских документов:

- оператор формирует и распечатывает документ с уникальным штрих-кодом,

состоящим из номера и контрольной суммы документа;

- после оператор проверяет документ, и считывает штрих-код сканером;

- система находит документ, проверяет контрольную сумму и если она

совпадает, выполняет проведение документа, если контрольная сумма не

совпадает то выдается информационное сообщение.

Такой же процесс можно использовать при учете большого потока скажем

заказов-нарядов.

Процессноая схема работы фирмы в будущем состоянии Рис. 10

4 Планирование нововведения

Таблица 3.4

Тактический план развития

| |1 этап. Подготовительный. |

|1-ый месяц |Назначение менеджера курирующего проект. |

| |Обеспечение информированности сотрудников |

| |Подбор сотрудников в группу проводящую разработку и |

| |реализацию проекта. |

| |2 этап. Проектирование и постановка задачи. |

|2-ой месяц |Внутренний аудит для выявлений проблем учета. |

| |Описание бизнес-процессов для постановки задачи и написания |

| |интерфейса. |

| |Создание структурной схемы организации. |

| |3 этап. Создание системы. |

|3-ий месяц |Создание оболочки. |

| |Тестирование и доработка. |

| |Перекачивание данных из БД Access и БД 1:С Бухгалтерия 6:0. |

| |Анализ остатков за период и проверка корректности переноса |

| |данных. |

| |4 этап. Внедрение системы. |

|4-ый месяц |Обучение пользователей. |

| |Плавный перевод пользователей на новую системы. |

| |Сбор отзывов пользователей и доработка системы по мере |

| |возникновения необходимости. |

| |5 этап. Поддержание работоспособности системы. |

| |Назначение лица или группы лиц ответственных за поддержание |

| |системы. |

Стратегический план развития (срок 1 год)

Введение бухгалтерской подсистемы и обеспечение получения информации по

оплате в режиме реального времени.

Создание налаженной системы регулярного напоминания должникам.

Создание эффективной системы учета работ.

Улучшение существующей системы поставок и сервиса.

Анализ полученного эффекта и планирование дальнейших изменений.

5 Экономический эффект от ввода информационной системы.

Оценка экономического эффекта от ввода интегрированных информационных

систем для малых и средних предприятий достаточно сложна. Для наших условий

вообще вряд ли есть стандартные алгоритмы для этого, потому что основой бум

появления этих предприятий начался всего 5-6 лет назад.

Руководители при внедрении информационных систем обычно руководствуются

следующими соображениями:

- теперь это есть у всех, это характеризует уровень сервиса, это важное

конкурентное преимущество;

- с ростом компании предыдущая система исчерпала свои возможности,

расширение ее требует на порядок больше затрат (создание новой структуры

в организации), поэтому выгоднее вложить деньги дорогие, но перспективные

новые технологии;

- нет других способов улучшить качество предоставляемых услуг (например,

сколько кассиров в ж/д кассах не сажай, все равно без ПК будут очереди).

Введение информационной системы на первом этапе выявляет много

организационных проблем в организации. Хотя скорость ввода и обработки

информации увеличивается, однако выявляется необходимость вести учет по

дополнительным позициям, что требует большего ввода информации. Может быть

достаточно много непредсказуемых факторов, таких как скажем выявление

неучтенного товара или даже целого склада или непродуктивного расходования

ресурсов.

Попробуем оценить прямую выгоду от увеличения эффективности работы по

клиентам задерживающим платежи. Существуют 2 основных способа работы с

должниками – это прозвонка с напоминаниями (занимает больше времени, но

наиболее эффективна, т. к. есть личный контакт) и рассылка писем с

напоминаниями (занимает меньше времени, но и менее эффективна). Обычно

сочетаются оба этих способа. Исходные данные рассчета приведены в Таблица

3.5.

Таблица 3.5

Исходные данные

|Показатель |В существующей системе.|В новой системе. |

|Время, необходимое для |5 |0,1 |

|определения | | |

|задолженности, мин | | |

|Среднее время звонка |30 |30 |

|1-ому клиенту, мин | | |

|Выход оплативших по |80 |80 |

|звонкам, % | | |

|Печать 1 письма с |10 |0,1 |

|напоминанием и | | |

|расшифровкой | | |

|задолженности | | |

|Выход оплативших по |50 |50 |

|письмам %. | | |

При количестве клиентов 3 000, около 15 % задерживают платежи. Из них 10% -

это неплательщики, которым достаточно письменного напоминания о наличии

задолженности, 5% - это «злостные» неплательщики, в работе с которыми

требуется звонок по телефону – это 300 и 150 клиентов ежемесячно.

При существующей системе требуется ((5+30)*150 + 10*300)/60=135,7 часов

чистого рабочего времени, для выполнения этой работы.

При новой информационной системе потребуется ((30+0,1)*150+0,1*300))=75,75

чистого рабочего времени.

Производительность возрастет как минимум на 55%, даже без учета того, что

из-за более быстрого и точного прохождения информации о платежах,

напоминания будут идти более избирательно.

В конечном итоге, если принять, что платежи 10%*0,5+5%*0,8=9 % клиентов

собираются после напоминания, то учитывая возросшую эффективность работы

объем собираемых платежей можно увеличить как минимум на 3-4 %.

Системная карта будущего состояния Рис. 11

6 Меры по преодолению сопротивления нововведению

Проблема сопротивления

При внедрении любого нововведения менеджер сталкивается с сопротивление

людей.

Лучшим решением по решению проблемы сопротивления будет создание мотивации.

То есть необходимо со стороны руководства:

1. Обнаружить и показать неудовлетворенности текущим состоянием.

2. Обеспечить участие в нововведении.

3. Ввести систему поощрений.

4. Предоставить людям времени и возможностей выйти из текущего состояния.

Рассмотрим, как можно использовать эти меры в нашей ситуации:

. Прежде всего, необходимо разъяснить сотрудникам, почему руководство

недовольно текущим состоянием информационной системы в настоящее время и

каким оно хочет его видеть в будущем. Подробно объяснить, почему принято

решение создать новую систему собственными силами, а не какое-то иное

решение. Лучше всего сделать это на общем собрании сотрудников фирмы,

которое должно быть первым шагом к внедрению нововведения. Надо

обнародовать цели и план развития, а так же разъяснить роль каждого

сотрудника. Разъяснить, что будет проведена работа по обучению и

заверить, что перемены не приведут к увольнению среди сотрудников. Это

позволит уменьшить слухи, связанные с нововведением и как следствие

снизить страх перед ним. Руководство должно обратиться к сотрудникам, с

просьбой высказать свои мысли, идеи и пожелания. Заверить, что наиболее

интересные будут отмечены и учтены в процессе проектирования и внедрения.

. Для вновь создающейся группы, ответственной за проект, требуются

сотрудники в первую очередь их надо искать среди собственных сотрудников.

Надо тщательно проанализировать имеющиеся кадры и предложить принять

участие в проекте. Более всего это касается отдела прикладных программ и

сотрудников работающих по сдельной форме оплаты. Необходимо объявить

среди них свободный набор во вновь создаваемую группу. Отказ всегда

должен быть четко мотивирован. Вероятно, потребуется и набор новых

опытных программистов.

. Для избежания мифов о старых добрых временах надо регулярно

информировать людей о ходе нововведения на собраниях, постоянно сравнивая

Страницы: 1, 2, 3, 4