Внутренний контроль на предприятии. Внедрение системы внутреннего контроля бухгалтерского учета экономического субъекта

2.3. Организация документооборота

Правильная организация документооборота -- неотъемлемое условие успешной работы ООО “Транссервис ЛТД”.

Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтер-ском учете, утвержденному Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организа-ция обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях дая других участников хозяйственных операций, а также для работников органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (Федеральный закон “О бух-галтерском учете”, п. 7 ст. 9).

Согласно Закону “О бухгалтерском учете” все первичные учетные доку-менты ООО “ТРанссервис ЛТД” составляются по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а докумен-ты, не предусмотренные в таких альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном

выражении;

е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хо-зяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения их на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Содержание таких регистров в соответствии с Федеральным законом “О бухгалтерском учете” является коммерческой тайной организации. Статья 139 ч. I Гражданского кодекса РФ оговаривает условия, при которых документ как носитель информации может составлять коммерческую тайну организации:

* информация имеет действительную или потенциальную коммер-ческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

* к ней нет доступа на свободном основании, и обладатель инфор-мации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Ответственность за противоправные действия с документами и ин-формацией предусмотрена Уголовным кодексом РФ, введенным в действие с 1 января 1997 г. Так, ст. 183 УК РФ гласит: “Собирание сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом в целях разглашения либо незаконного использования этих сведений наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или ииого дохода осужденного за период от одного до двух месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет”.

Незаконные действия по разглашению или использованию без согласия владельца сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, совершенные из корыстной или личной заинтересованности и причинившие крупный ущерб, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработ-ной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти ме-сяцев, либо лишением свободы на срок до трех лет со штрафом в размере до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда или в размере зара-ботной платы или иного дохода осужденного за период до одного месяца, либо без такового (п. 2 ст. 183 УК РФ).

Типовые формы финансово-учетных документов создаются и утверждаются Министерством финансов РФ, Центральным банком РФ, Комитетом по статистике РФ, Государственной архивной службой РФ, Государственной налоговой службой РФ.

Министерства и ведомства РФ создают и утверждают типовые фор-мы внутриведомственного пользования.

При необходимости в документы можно вносить исправления, испольуя три вида оговорок: “исправленному верить”, “вписанному верить” и “зачеркнутое не читать”. Исправления должны быть согласованы с участниками хозяйственных операций, что подтверждается подписями тех же лиц, которые завизировали документ, с указанием даты внесения исправлений.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Многие документы необходимо регистрировать в специальном журнале с присвоением им регистрационных номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств и ведомств Российской Федерации, законодательством Российской Федерации.

Бухгалтерская служба ООО “Транссервис ЛТД” регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т.п.

Номера документам присваиваются в порядке возрастания цифр. Нумерацию принято начинать с 1 января каждого года. Документам, к которым приходится обращаться часто (договоры, гарантийные письма и т.п.), присваивают регистрационный индекс, включающий обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, и при необходимости указывается число и месяц составления документа.

Документ в рамках одной организации регистрируют один раз.

Должностные лица, осуществляющие в организации делопроизводство, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (юридический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция, отдел главного механика, главного инженера и т.д.), по сферам деятельности (торгово-закупочная деятельность, подсобное хозяйство, производство, реализация продукции, материально-техническое снабжение ит.д.).

Для контроля за исполнением документов в ООО “Транссервис ЛТД” создана картотека в разрезе сроков, исполнителей и специфики докумен-тов. Исполненные документы формируют в дела.

Движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота. Он может быть оформлен в двух вариантах -- в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке доку-ментов, выполняемых структурными подразделениями организаций, с указанием ответственных исполнителей и сроков.

График документооборота должен быть увязан с должностными ин-струкциями и учетной политикой организации. Эти документы должны взаимодополнять друг друга. ООО “Транссервис ЛТД” не имеет полноценного вышеуказанного графика, а наличие, на наш взгляд, упрощяет систему контроля за движением документов.

Заключительным этапом движения документов является их сдача в архив. В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации архив подразделяется на две части: государственную и негосударственную. В последней хранятся архивы и архивные фонды негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций, физических лиц.

Собственники негосударственной части Архивного фонда РФ в обя-зательном порядке предоставляют сведения о своих архивах и докумен-тах органам Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. За неустранение выявленных нарушений в предписанные сроки на организацию налагаются повтор-ные штрафные санкции.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах и находятся под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или спе-циальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, или в кассе орга-низации.

В соответствии с правилами архивного дела документы прошлого года хранятся в бухгалтерии на протяжении всего текущего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хране-ния учетных документов несет руководитель предприятия.

Изъятие учетных документов у организаций производится только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановле-ний этих органов в соответствии с действующим законодательством Рос-сийской Федерации. Изъятие оформляют протоколом, копию которого вручают соответствующему должностному лицу организации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие докумен-тов, снять с документов копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин случившегося. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации.

Для установления сроков хранения документов, отбора их на хранение и уничтожение в ООО “Транссервис ЛТД” может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в которую приказом руководителя орга-низации назначаются наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников предприятия.

Необходимо также отметить тот важный факт, что для предупреждения случаев различных нарушений необходимым является то, чтобы каждый служащий предприятия точно знал за какой участок работы он отвечает. В этом случае гораздо легче проследить судьбу изчезнувших сумм и выявить нарушения. Внедрение контрольной средыв ООО “Транссервис ЛТД” начинается с анализа его организационной структуры.

Цель анализа - выявление мест дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек. (с той целью, чтобы предотвратить нарушения: умышленные или нет).

Наиболее распространенный и один из самых практичных методов анализа информационных потоков - составление графиков информационных потоков. Каждая организация может установить собственные правила составления графиков информационных потоков.

Информационный поток - единичное перемещение информации - имеет следующие признаки.

документ (на чем физически содержится информация)

проблематику (к какой сфередеятельности предприятия относится информация)

исполнителя (человека, который эту информацию передает)

периодичность

Соблюдение единых правил дает возможность, в частности службе внутреннего контроля, на одном языке разговаривать со всеми, оперировать с ними в одном формате данных.

В Приложении 2 приведен график информационных потоков в бухгалтерии ООО “Транссервис ЛТД”. Здесь необходимо отметить, что внедряя систему внутреннего контроля системы бухгалтерского учета необходимо потоки бухгалтерии и отдела внутреннего контроля на данном предприятии взаимоувязать. С тем, чтобы в конечном результате отдел внтуреннего контроля мог выдавать оперативную и только необходиую информацию руководству предприятия.

Оперативная информация даст возможность руководству принимать решения, направленные на увеличение капитализации предприятия. Так в приложениях 3-7 представлены документы, которые могут быть в обращении отдела внутреннего контроля и предоствляться им руководству предприятия в различные сроки.

Сводка движения материалов - 1,4,30\30 раз в месяц

Отчет по объектам - 1,4,30\30 раз в месяц

Дебиторская задолженность - 1,4,30\30 раз в месяц

Кредиторская задолженность - 1,4,30\30 раз в месяц

Сводка денежных потоков и бартерных сделок - 1,4,30\30 раз в месяц

3. Процедуры и методы внутреннего контроля как составная часть системы внутреннего контроля

3.1. Классификация процедуд и методов внутреннего контроля

Методы и процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля. Предпринимателю, действующему без образования юридического лица и являющемуся единственным работником на своем предприятии, особые процедуры контроля просто не нужны -- он вряд ли захочет обманывать самого себя и подводить заказчиков. Что касается предприятий, насчитывающих большое число наемных работников, таких как ООО “Транссервис ЛТД” то в их распоряжении должны быть такие методы и процедуры контроля, которые побуждали бы персонал действовать в соответствии с целями руководителей или владельцев этих предприятий. Кроме того, при наличии подобных методов резко сокращаются возможности для совершения и/или сокрытия мошенничества. Несмотря на множество видов деятельности предприятий, существует только пять типов методов контроля (таблица ниже). В отличие от мероприятий и процедур, являющихся частью контрольной среды и системы бухгалтерского учета и относящихся ко всем операциям, проводимым предприятием, специальные процедуры внутреннего контроля обычно устанавливаются для крупных или рискованных операций. На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского учета. Так, на крупном предприятии со сложными условиями обработки данных необходимо подготовить:

* перечень продавцов или потребителей;

* условия отгрузки продукции;

* процедуры проверки качества защиты компьютерных данных.

На небольших предприятиях с относительно простыми условиями обработки данных такие процедуры контроля не всегда обязательны.

рисунок 3.1. Состав методов внутреннего контроля

Предприятия достигают целей контроля путем разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных.

Некоторые процедуры контроля применимы непосредственно к хозяйственным операциям, файлам данных, записям и активам. Эффективность таких процедур контроля увеличивается, если проводится их регулярная проверка и если распределение функций способствует защите активов и исключению или обнаружению ошибок в финансовых документах. В компьютеризированных системах существуют процедуры контроля, обычно называемые общими, не имеющие отношения к отдельным хозяйственным операциям или файлам, но оказывающие значительное влияние на весь цикл хозяйственных операций, на несколько циклов или на работу предприятия в целом.

При отсутствии компьютерной обработки данных (КОД) все процедуры контроля, естественно, выполняются вручную. При наличии КОД некоторые процедуры контроля осуществляются с использованием ком-пьютерных программ. Такие процедуры контроля получили название “программируемые”. Одной из программируемых процедур контроля является сравнение при помощи компьютера счетов-фактур на приобретение ТМЦ с файлами записей по полученным товарам. Процедуры кон-троля должны охватывать всю систему обработки данных, начиная с первоначальной регистрации информации по хозяйственным операциям и заканчивая последними записями по ее хранению, занесенными в бухгалтерские регистры или сведенными в файлы. При наличии компьюте-ра необходимо сочетать программируемые процедуры контроля, позволяющие составлять отчеты, и выполнение вручную операций, имеющих отношение к таким отчетам. Например, перед оплатой счета продавца, которая происходит в определенные сроки, компьютерная программа может обеспечить проверку всех неоплаченных счетов-фактур на указанную дату с использованием соответствующего файла. Если соответствие имеется, счета-фактуры и отчеты по полученным счетам-фактурам переходят в файл оплаченных счетов-фактур, после чего для продавца распечатывается платежное поручение. Если соответствия нет либо из-за отсутствия информации по получению счетов-фактур, либо из-за расхождений в данных, указанных в перечне и счете-фактуре, компьютер не производит распечатки платежного поручения, а вместо этого выдает ответ: “соответствия нет”.

Это свидетельствует о том, что либо счет-фактура не указана в переч-не полученных счетов-фактур, либо нет соответствия между двумя документами. Работник, проверяющий качество выполнения бухгалтерского учета, снимает вопрос, указывая, что либо товарно-материальные ценности не были получены и, следовательно, отчет об их получении не составлялся, либо данные не согласуются друг с другом и перечисление денег продавцу не производится. Проверка соответствия данных при помощи компьютера и выдача информации по отсутствии согласования представляют собой программируемые процедуры контроля, а осуществление проверки и выдача заключения -- ручные процедуры контроля. Обе операции необходимы для достижения целей, преследующихся при проверке. В данном случае цель заключается в обеспечении законного перечисления денег продавцу.

В компьютеризированных системах компьютерные программы могут создать некоторые документы без выполнения каких-либо работ вручную. С использованием компьютера могут быть, например, проведены следующие операции: перенос в журнал следующего месяца записей, сделанных в текущем месяце; аннулирование предварительно оплаченных счетов за следующий месяц; оплата операционных расходов (арендная плата и т.п.).

Для обеспечения контроля данные, занесенные в память компьютера и подлежащие обработке, должны быть полными, точными, законными; параметры, условия и программы, использующиеся для начала работы с такими хозяйственными операциями, должны оптимизироваться и под-держиваться на соответствующем уровне.

Предприятия разрабатывают и внедряют процедуры контроля для того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйствен-ных операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации дан-ных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского уче-та выдается надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять различные способы достижения указанных целей.

Сочетание атмосферы всеобъемлющего контроля системы бухгалтер-ского учета и различных вариантов указанных пяти методов контроля направлено на устранение и/или уменьшение вероятности совершения мошенничества. Хороший контроль задает параметры приема на работу наиболее честных сотрудников, способствует моделированию и поощрению их подобающего поведения, пониманию важности выполняемой работы и обеспечивает такой документооборот, который затрудняет сокрытие мошенничества. Приведенные выше пять методов контроля закрывают перед потенциальными мошенниками доступ к ценностям, лишают их возможности скрыть следы своего преступления и безнаказанно пользоваться его плодами. Таким образом, три названных элемента являются составляющими общей структуры системы внутреннего конт-роля в любой организации или на предприятии.

3.2. Разделение обязанностей

Любой вид деятельности всегда лучше контролируется либо при распределении обязанностей между работниками, либо при помощи двойного контроля. Эти формы контроля, как и болыыинство профилактичес-ких мер, чаще всего применяются там, где производятся расчеты наличными денежными средствами. Так, получение наличных денег обычно происходит под двойным контролем. Например, в банке контролер, сверяющий состояние счета, и кассир, выдающий деньги, обычно отделены друг от друга и не имеют единовременного доступа к счету и деньгам.

Двойной контроль является таким вариантом системы контроля, при котором вся операция не может совершаться одним работником. При двойном контроле одну и ту же задачу выполняют два человека, причем обязанности между ними распределяются таким образом, чтобы ни один из них не мог выполнить все действия по данной операции. Обе разновидности контроля преследуют одну и ту же цель: не позволить одному человеку иметь неконтролируемый доступ к денежным средствам.

Внедрить в производство двойной контроль довольно трудно. Когда люди работают под двойным контролем, они не могут оторваться от своих обязанностей -- поговорить по телефону, покурить, ответить на какой-нибудь не относящийся к делу вопрос.

3.3. Система подтверждения полномочий

Процедуры контроля, осуществляемые на основе системы подтверж-дения полномочий, имеют много разновидностей, две из которых -- специальная система паролей, дающая возможность тем или иным людям пользоваться компьютером и получать доступ к определенным базам данных, и специальные карточки с собственноручной подписью, позволяющие людям входить в помещения с банковскими сейфами, обналичивать чеки и совершать иные операции в финансовых учреждениях. На ООО “Транссервис ЛТД” как-раз такая форма контроля особо развита.

Установление границ полномочий тех или иных сотрудников заставляет их не выходить за пределы суммы, в рамках которой он может принимать решение, или должностных обязанностей. Когда людям не предоставлены полномочия на ведение какой-либо деятельности, их возможности совершить мошенничество значительно сокращаются. Например, если человек не имеет права скреплять своей подписью ту или иную сделку, он просто не может вписать в счет некую сумму для себя и заставить свое предприятие оплатить эти расходы. Эффективность внутреннего контроля предполагает соответствующее распределение обязанностей между теми, кто осуществляет процедуры бухгалтерского учета и контроля, и теми, кто работает с активами. Хотя рас-пределение обязанностей имеет отношение ко всем трем элементам систе-мы внутреннего контроля (контрольная среда, система бухгалтерского учета, процедуры и методы контроля), оно особенно важно для функционирования третьего элемента -- процедур контроля. Распределение обя-занностей также предусматривает выдачу разным лицам разрешения на ведение какого-либо определенного класса хозяйственных операций, выполнение процедур контроля в процессе обработки данных, осуществление контроля за выполнением таких процедур, составление соответствующих бухгалтерских документов и работу с активами. Такая организация позволяет уменьшить вероятность возникновения ошибок, ограничить возможность злоупотреблений с активами, исключить другие виды намеренного искажения информации в финансовых документах.

Если две процедуры бухгалтерского учета, относящиеся к одной хо-зяйственной операции, выполняются разными лицами, каждое лицо осу-ществляет контроль за деятельностью второго лица. Дополнительная процедура контроля может проводиться третьим лицом. Например, один бухгалтер может обрабатывать данные по ежедневно поступающим счетам на оплату товарно-материальных ценностей (ТМЦ), другой -- заносить данные в компьютер, а третье лицо -- сравнивать занесенные в компьютер данные со счетами и удостоверяться, что каждая операция выполнена правильно. Если сравнение данных третьим лицом не проводится, возникает повышенная опасность искажения данных в финансовых документах.

Разделение обязанностей также снижает риск намеренного воровства или сговора. Например, разделение обязанностей по физической защите средств и ведению документации является эффективным механизмом борьбы с потенциальным мошенничеством. Аналогичным образом лицо, подписывающее платежные поручения, не должно иметь доступа к доку-ментам по выплате денег, т.е. таким образом предупреждается несанкци-онированное перечисление денег. Эффективность контроля возрастает в случае, если ни лицо, подписывающее чеки, ни бухгалтер не ведут перио-дического сравнения наличности в кассе и в банке с наличностью, указанной в документах.

Страницы: 1, 2, 3, 4