Внутренний контроль на предприятии. Внедрение системы внутреннего контроля бухгалтерского учета экономического субъекта

Внутренний контроль на предприятии. Внедрение системы внутреннего контроля бухгалтерского учета экономического субъекта

68

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

“допустить к защите”

зав.кафедрой,профессор

____________Ивашкевич В.Б.

“___”__________2002г.

Дипломная работа

“Внутренний контроль на предприятии.

Внедрение системы внутреннего контроля

бухгалтерского учета экономического субъекта”

(по материалам ООО “Транссервис ЛТД”)

Автор Кулиш С.М.

Группа 509

Специальность 060500

Бухгалтерский учет и аудит

Научный руководитель Семенова И.М.

Казань - 2002

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………………..4

1. Теоретические основы внутреннего контроля.

1.1. Внутренний контроль, его цели, задачи,

предмет, методы и объекты исследования……………………………..8

1.2. Взаимоотношение внешнего и внутреннего контроля……………….11

1.3. Законодательные основы организации внутреннего контроля………17

2. Система бухгалтерского учета как составная часть системы

внутреннего контроля

2.1. Цели и средства внутреннего контроля

системы бухгалтерского учета………………………………………….24

2.2. Функциональные области контроля……………………………………28

2.3. Информационные потоки в бухгалтерии предприятия

и подготовка отчетности для внутренних целей………………………30

3. Процедуры и методы внутреннего контроля

как составная часть системы внутреннего контроля.

3.1. Классификация процедур и методов внутреннего контроля……...37

3.2. Разделение обязанностей…………………………………………….41

3.3. Система подтверждения полномочий……………………………….42

3.4. Документальный контроль……………...…………………………...45

3.5. Физические способы контроля………………………………………51

3.6. Система независимых проверок…………………………………….60

Заключение…………………………………………………………………………63

Список литературы…………………...……………………………………………69

Приложение………………………………………………………………………...70

Введение

Множество компаний во всем мире страдает от неэффективного использования разного рода ресурсов - людских, финансовых, материальных, от недостатка необходимой для принятия правильных решений информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны персонала и управляющих. Подобных проблем можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего контроля. Какова же роль и значимость внутреннего контроля?

Каждый из нас практически ежедневно применяет самоконтроль или, другими словами, внутренний контроль. Это происходит, когда мы закрываем дверь перед уходом из дома (сохранение наших активов - того, что находится в квартире), проверяем счет в ресторане (сохранение денежных средств - не платить же больше, чем должен - и, одновременно, проверка правильности учетных записей в виде оформленного счета), покупаем страховку (желание обезопасить себя от возможной потери активов в будущем), выбираем оптимальный маршрут движения (эффективное использование ресурсов, в данном случае - времени и денег). И подобные примеры можно продолжать.

А вот некоторые примеры недостаточного контроля, но уже касающиеся крупнейших компаний. Хакеры проникают в систему электронных расчетов банка и крадут несколько сотен тысяч долларов; компания-производитель тратит несколько миллионов долларов на устранение неисправности в тормозной системе проданных автомобилей - престиж дороже денег; самолет попадает в катастрофу по причине некачественного топлива. Все эти негативные, порой трагичные, события стали возможны, прежде всего, из-за недостаточно эффективной системы внутреннего контроля или системы контроля качества, которая по смыслу близка системе внутреннего контроля.

Любая деятельность в организации происходит в рамках двух систем. Одна - это операционная (организационная) система, построенная для достижения заданных целей. Другая система - это система контроля, пронизывающая операционную систему. Она состоит, в общем виде, из политики, процедур, правил, инструкций, бюджетов, системы учета и отчетности. Эта система направлена, в конечном итоге, на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что компания в целом и менеджеры в частности достигнут поставленных целей.

Понятие внутреннего контроля отнюдь не новое. Появившись в лексиконе еще в начале XVIII века, оно эволюционировало со временем. Как система контроля деятельности предприятия это понятие сформировалось к началу XX столетия в виде совокупности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, использование и анализ учетных записей. Позже функции внутреннего контроля значительно расширились, преобразовавшись в организацию и координирование действий, направленных на обеспечение сохранности активов, проверку надежности учетной информации, повышение эффективности операций, следование предписанной политике и процедурам компании. Таким образом, новые функции вывели понятие внутреннего контроля за рамки круга вопросов, относящихся к обычному бухгалтерскому учету. Эволюционируя и расширяя сферу своего приложения, внутренний контроль к концу XX века превратился в инструмент контроля за рисками, где его функции тесно переплетаются с функцией управления рисками - риск-менеджментом.

Внутренний контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений.

Менеджеры компании должны, во-первых, поставить цели и определить задачи компании и отдельных подразделений и построить соответствующую этому структуру организации. И, во-вторых, обеспечить функционирование эффективной системы документирования и отчетности, разделения полномочий, авторизации, мониторинга для достижения поставленных целей и решения стоящих задач.

Определение внутреннего контроля с точки зрения его бухгалтерского понимания звучит следующим образом: внутренний контроль есть структура, политика, правила, процедуры по обеспечению сохранности активов организации и надежности бухгалтерских записей, что дает достаточную уверенность в том, что:

транзакции должным образом авторизованы

транзакции своевременно и точно отражают в отчетности в соответствии со стандартами учета

доступ к активам компании осуществляется на основании соответствующей авторизации

физическое наличие активов периодически сверяется с бухгалтерскими записями

Чем внутренний контроль отличается от контроля вообще? Внутренний контроль - это контроль изнутри компании, в противоположность внешним видам контроля, таким как законодательное регулирование, контроль со стороны внешних контролирующих организаций и т.п. в данном контексте понятие внутреннего контроля синонимично понятиям управленческого контроля, операционного контроля.

Необходимо также отметить такую важную деталь, что внутренний контроль полезен только в том случае, если направлен на достижение конкретных целей и, прежде чем оценивать результаты контроля, необходимо определить эти цели.

Данный дипломный проект рассматривает существующую систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля ООО “Транссервис ЛТД”.

Основными направлениями деятельности ООО “Транссервис ЛТД” являются строительство и ремонт железнодорожных путей, прокладка и теплоизоляция трубопроводов холодного и горячего водоснабжения.

Необходимо отметить, что внутренний контроль на данном предприятии, в части бухгалтерского учета не применяется. Тем не менее, система бухгалтерского учета на наш взгляд требует внедрения внутреннего контроля, поэтому рассмотрение отмеченной темы является весьма актуальным в данный период времени на ООО “Транссервис ЛТД”. Отметим, что внутренний контроль должен стать дополнительным фактором, способствующим лучшей производственной деятельности предприятия в части бухгалтерского учета.

1. Теоретические основы внутреннего контроля.

1.1. Внутренний контроль, его цели, задачи, предмет, методы и объекты исследования.

Система внутреннего контроля организуется руководством предпри-ятия. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля. Независимый аудит проводится независимым аудито-ром, формы, и виды контрольных действий также определяются аудито-ром (п. 9 Временных правил аудиторской деятельности в Российской Федерации и п. Закона “Об аудиторской деятельности”). Ревизия проводится штатным ревизором какого-либо ведом-ства, формы, и виды контрольных действий также определяются этим ве-домством.

Внутренний контроль -- это система мер, организованных руковод-ством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:

1) осуществление упорядоченной и эффективной деятельности пред-приятия;

2) обеспечение соблюдения политики руководства каждым работни-ком предприятия;

3) обеспечение сохранности имущества предприятия.

Для достижения вышеперечисленных целей необходимым условием является согласованность системы бухгалтерского учета (более широко -- Учета) и системы внутреннего контроля, так как система двойной записи, лежащая в основе любой системы бухгалтерского учета (в том числе ав-томатизированных систем бухгалтерского учета), определяет порядок регистрации хозяйственных операций и обеспечивает надлежащий конт-роль.

Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач. Руководство предприятия обяза-но обеспечить организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннею контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы:

* в бухгалтерскую (финансовую) отчетность было включено все, что должно быть в нее включено, и не включено ничего из того, что не долж-но быть в нее включено, а то, что включено в отчетность, было бы пра-вильно определено, классифицировано, оценено и зарегистрировано;

* бухгалтерская (финансовая) отчетность давала верное и объектив-ное представление о предприятии в целом;

* компьютерные программы, контролирующие функционирование учетной системы, включающие формирование первичных документов, их анализ и разноску по счетам, не могли быть сфальсифицированы;

* средства предприятия не могли быть незаконно присвоены или не-эффективно использованы;

* все отклонения от планов своевременно выявлялись, анализирова-лись, а виновные несли ответственность;

* внутренняя отчетность оперативно передавалась лицам, уполно-моченным принимать управленческие решения, для ее оптимального ис-пользования.

Из перечисленных выше задач руководства предприятия по органи-зации внутреннего контроля видна неразрывная связь системы внутрен-него контроля с двумя видами бухгалтерского учета; бухгалтерским фи-нансовым и бухгалтерским управленческим учетом.

Первые три задачи обеспечиваются связью системы внутреннего кон-троля с системой бухгалтерского финансового учета, а три последние с системой бухгалтерского управленческого учета.

Именно поэтому в дальнейшем мы будем различать две системы:

* систему внутреннего финансового контроля;

* систему внутреннего управленческого контроля.

Как видно из содержания поставленных задач, создание системы внут-реннего контроля -- это достаточно сложный процесс, а сама система внутреннего контроля -- это очень сложный и тонкий организм, неотъем-лемыми частями которого являются абсолютно все подразделения пред-приятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника-предприятия. Система внутреннего контроля -- это своеобразная орга-низация внутри организации (предприятия).

Степень сложности внутреннего контроля должна соответствовать организационной структуре предприятия, численности персонала, раз-ветвленности сети филиалов и подразделений, степени централизации бухгалтерского учета и другим характеристикам предприятия в целом.

Объектами внутреннего контроля являются циклы деятельности орга-низации -- циклы снабжения, производства и реализации.

Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение со-блюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей,

Методы, используемые при осуществлении внутреннего контроля, весьма разнообразны и включают элементы таких методов, как:

* бухгалтерский финансовый учет (счета и двойная запись, инвента-ризация и документация, балансовое обобщение);

* бухгалтерский управленческий учет (выделение центров ответствен-ности, нормирование издержек);

* ревизия, контроль, аудит (проверка документов, проверка ариф-метических расчетов, проверка соблюдения правил учета отдельных хо-зяйственных операций, инвентаризация, устный опрос персонала, под-тверждение и прослеживание);

* теория управления.

Все вышеперечисленные методы интегрируются в единую систему и используются в целях управления предприятием.

В современных условиях в жизнь предприятий постепенно входит новое понятие, называемое “эккаунтингом” (accounting). Это чрезвычайно емкое экономическое понятие, в основе которого лежит счетоводство - ведение бухгалтерского учета в соответствии с общепринятыми нормами. Однако счетоводство -- это лишь основополагающий элемент эккаунтинга. Посредством счетоводства создается информационная база, не-обходимая для управления предприятием. Профессиональная деятель-ность, связанная с формированием этой информационной базы, и назы-вается эккаунтингом.

В это понятие входит работа:

* плановая;

* по составлению отчетности;

* контрольная;

* аналитическая.

Таким образом, контроль является неотъемлемой частью эккаунтинга.

1.2. Взаимодействие внешнего и внутреннего контроля

Внешний и внутренний виды контроля объединяются общей целью, заключающейся в правильном и своевременном отражении хозяйственных операций в бухгалтерском учете и отчетности, законности хозяйствен-ных операций и их целесообразности для предприятия, Так, данные внут-реннего контроля помогают руководству предприятия и иному управленческому персоналу получать оперативную информацию об отклоне-ниях от нормальных условий совершения хозяйственных операций, а дан-ные внешнего контроля обеспечивают руководство информацией как о допущенных в течение отчетного периода ошибках и нарушениях, так и о недостатках организации самого внутреннего контроля=

Степень взаимосвязи между внутренним и внешним контролем во мно-гом зависит от особенностей функционирования конкретного предприя-тия. Так, некоторые предприятия могут вообще не подвергаться внешнему контролю, например, если они не подлежат обязательному внешнему аудиту; инициативные аудиторские проверки такие предприятия не проводят и не являются участниками финансово-промышленной группы.

Внешний и внутренний контроль являют собой взаимозависимые и взаимообусловленные компоненты единой системы контроля. Но наря-ду с этим между внешним и внутренним контролем имеются существен-ные различия по ниже перечисленным аспектам.

1. Обязательность контроля

В соответствии со ст. 13 Закона РФ “О бухгалтерском учете” включе-ние в состав годовой бухгалтерской отчетности аудиторского заключения необходимо только для тех организаций, которые подлежат обяза-тельному аудиту в соответствии с федеральными законами,

В остальных случаях аудиторская проверка как форма внешнего контроля является добровольной. Она осуществляется по решению руковод-ства предприятия.

Внутренний контроль обязателен для каждого предприятия, незави-симо от его организационно-правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности, На крупных предприятиях мо-гут быть организованы специальные подразделения внутреннего конт-роля -- отделы внутреннего аудита.

2. Цели организации контроля

Цель внешнего независимого аудита -- подтверждение достовернос-ти бухгалтерской отчетности для пользователей бухгалтерской (финан-совой) отчетности организации. Как только аудиторская проверка за-кончена, и аудитор выдал аудиторское заключение, цель считается дос-тигнутой.

Цель внутреннего контроля (аудита) -- обеспечение соблюдения все-ми сотрудниками предприятия своих должностных обязанностей в соот-ветствии с целями организации. Цель внутреннего контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается только на короткое время,

3. Пользователи информации

Потребителями информации, являющейся результатом независимого внешнего аудита, являются внешние пользователи.

Информация, являющаяся результатом осуществления внутреннего контроля, готовится для внутренних пользователей, в частности, -- для руководителей и менеджеров организации,

4. Свобода выбора

Независимый внешний аудит основан на общепринятых нормах -- стандартах (правилах) аудиторской деятельности, которые регулируют основные принципы, цели, правила поведения, порядок исследования и сбора аудиторских доказательств, оформления результатов, взаимодей-ствия с третьими лицами и руководством проверяемой организации. Та-ким образом, внешний контроль до определенной степени централизо-ван и регламентирован.

Внутренний контроль (аудит) организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством регламентируются только ос-новные направления внутреннего контроля -- порядок проведения ин-вентаризации, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие. Кроме того, государство регламентирует организацию внутреннего аудита в некото-рых областях хозяйственной жизни, в частности в банковской сфере. В настоящее время порядок организации внутреннего аудита в банках ус-танавливается в соответствии с приказом ЦБ РФ от 28 августа 1997 г, № 02-372 “О введении в действие Положения “Об организации внутрен-него контроля в банках”.

5. Используемые измерители

Так как целью внешнего аудита является подтверждение достоверно-сти бухгалтерского учета, который ведется в российской валюте - руб-лях, в рублевой оценке должна быть составлена бухгалтерская (финансо-вая) отчетность.

При организации и осуществлении внутреннего контроля использу-ются как денежные, так и не денежные измерители. Успешно применяют-ся натуральные показатели (штуки, метры, тонны, литры и т.д.) - в за-висимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения рабочего времени применяются такие показатели, как часы, машино-часы и т.д.

6. Объекты изучения

Объектами внешнего аудита являются разделы и участки бухгалтер-ского учета - основные средства, нематериальные активы, производ-ственные запасы, расчеты, уставный капитал, кредиты и займы и проч. По каждому разделу и участку бухгалтерского учета применяются тесты средств контроля и тесты оборотов и сальдо по счетам бухгалтерского учета.

При осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы дея-тельности предприятия:

* снабжения -- совокупность хозяйственных операций, предполага-ющих осуществление закупок товарно-материальных ценностей и плате-жей по ним, а также проведение соответствующих мероприятий и проце-дур контроля, действие которых распространяется на такие хозяйствен-ные операции, как направление заказа на закупку, получение товарно-материальных ценностей, оплата заказанных и полученных материаль-ных ценностей;

* производства -- совокупность хозяйственных операций, предпола-гающих производство продукции, выполнение работ, оказание услуг, а также наличие соответствующих мероприятий и процедур контроля, ре-зультаты которых распространяются на такие хозяйственные операции,

как поддержание уровня запасов, передача товарно-материальных ценностей в производство, начисление и выплата заработной платы и др.;

* реализации (сбыта) или получения дохода совокупность хозяй-ственных операций, предполагающих получение предприятием доходов, а также наличие соответствующих мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные опера-ции, как получение заказов на продажу продукции предприятия, отгруз-ка продукции и получение выручки.

7. Интеграция объектов изучения

При внешнем аудите хозяйственная деятельность предприятия вос-принимается как единое целое.

При осуществлении внутреннего контроля основное внимание уделяется центрам ответственности структурным подразделениям, возглавляемым руководителями, которые несут ответственность за результаты их работы. К центрам ответственности относятся:

* на промышленном предприятии -- цех, участок, бригада;

* на предприятии торговли - секция;

* в научно-исследовательской организации -- отдел;

* в лечебном учреждении -- отделение и т.д.

В отличие от управленческого учета, согласно принципам которого в сферу ответственности руководителя подразделения включаются лишь такие показатели издержек и выручки, на которые он может оказывать реальное воздействие, внутренний контроль включает в себя и соблюде-ние руководителями подразделений своих должностных обязанностей, нормативных документов, внутренних инструкций.

В управленческом учете различают центры ответственности:

* затрат;

* выручки;

* прибыли.

Для целей внутреннего контроля все центры ответственности явля-ются, прежде всего, и центрами контроля.

8. Периодичность контроля

Обязательный внешний контроль (аудит), осуществляемый внешней (независимой) аудиторской организацией, проводится, как; правило, не чаще одного раза в год. Аудиторским заключением подтверждается го-довая бухгалтерская отчетность.

Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные конт-рольные мероприятия проводятся по мере надобности. Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодич-ность контрольных процедур. Главный принцип организации внутрен-него контроля -- целесообразность и экономичность,

9. Степень открытости информации

Аудиторское заключение по результатам обязательной аудиторской проверки в составе своей первой и третьей частей (вводной и итоговой) является открытым документом. Каждый заинтересованный пользова-тель бухгалтерской отчетности экономического субъекта может ознакомиться с аудиторским заключением по данной отчетности. Конфиденци-альной информацией предприятия является только аналитическая часть аудиторского заключения и письменная информация аудитора руковод-ству проверяемого экономического субъекта по результатам проведения аудита. При публикации бухгалтерской отчетности указываются и ре-зультаты аудиторской проверки,

Страницы: 1, 2, 3, 4