Внутренний контроль на предприятии. Внедрение системы внутреннего контроля бухгалтерского учета экономического субъекта

Все документы внутреннего контроля носят сугубо конфиденциаль-ный характер,

10. Степень надежности информации

При внешнем аудите аудитор должен оценить достоверность бухгал-терской отчетности экономического субъекта во всех существенных ас-пектах. Это означает, что оценки аудитора не могут быть абсолютно точ-ными.

Внутренний контроль зачастую не связан с операциями на счетах бух-галтерского учета. Руководство предприятия заинтересовано в предотв-ращении случаев мошенничества на своем предприятии (хищений, зло-употреблений служебным положением и проч.), однако атмосфера все-общей подозрительности, тотального надзора за каждым сотрудником не должна быть целью работы предприятия. Таким образом, внутренним контролем используются приблизительные, но оперативные оценки.

В то же время для внутреннего контроля важна каждая деталь. Сво-евременно незамеченный симптом может привести к существенным на-рушениям, мошенничеству.

11. Привязка ко времени

Внешний аудит изучает финансово-хозяйственную деятельность орга-низации. В соответствии с принципом документальной обоснованности бухгалтерские проводки выполняются после совершения хозяйственной операции. Таким образом, основной целью внешнего аудита является оценка достоверности отражения в учете того, что уже свершилось.

Внутренний контроль призван организовать структуру контроля, а также поддерживать ее в таком состоянии, чтобы в каждый момент времени она соответствовала целям предприятия. Если предприятие имеет только один вид деятельности и реализует свою продукцию только по договору поставки, ему соответствует одна структура внутреннего конт-роля, если это же предприятие организует реализацию своей продукции в розницу через торговый павильон, структура внутреннего контроля должна быть изменена. Таким образом/основной целью внутреннего контроля является ведение деятельности в соответствии с установленны-ми правилами.

12. Функция управления

Являясь функцией управления, контроль подразделяется на предва-рительный, текущий и последующий. Внешний аудит представляет со-бой один из видов последующего контроля, А внутренний контроль -- это совокупность методов предварительного текущего и последующего контроля.

1.3. Законодательные основы организации внутреннего контроля.

Организация контроля со стороны руководства предприятия за своим имуществом, ресурсами и сотрудниками, как в целом, так и по отдельным вопросам регламентируется на уровне законов. Так, согласно ст. 295 Граж-данского кодекса РФ, “собственник имущества, находящегося в хозяйствен-ном ведении, в соответствии с законом решает вопросы создания предпри-ятия, определения предмета и целей его деятельности, его реорганизации и ликвидации, назначает директора (руководителя) предприятия, осуществ-ляет контроль за использованием по назначению и сохранностью принадле-жащего предприятию имущества”. В соответствии с Кодексом законов о труде РФ (последние изменения внесены Федеральным законом от 30 ап-реля 1999 г, № 84-ФЗ) (ст. 146) “постоянный контроль за соблюдением ра-ботниками всех требований инструкций по охране труда возлагается на администрацию предприятий, учреждений, организаций”

С утверждением в 1993 г. Государственной программы перехода РФ на принятую в международной практике систему учета разработан ряд нормативных документов, создающих необходимые предпосылки для внедрения разнообразных средств внутреннего контроля в практику российских предприятий. Эти документы затрагивают как вопросы бухгал-терского учета в целом, так и его контрольной функции в частности.

В настоящее время сложилась система нормативного регулирования бухгалтерского учета. Иерархия нормативных документов определена Законом РФ “О бухгалтерском учете” и представлена тремя уровнями,

1. Законодательный уровень, включающий Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон “О бухгалтерском учете” и Положение “По ве-дению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации”.

Документы данного уровня призваны обеспечивать единообразное ведение учета хозяйственных операций, устанавливать единые принци-пы внутреннего контроля в организации.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерс-кой отчетности в РФ, основными задачами бухгалтерского учета являются:

* формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности -- руководителям, учредите-лям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним пользователям бухгалтерской отчетности -- инвесторам, кредито-рам и др.;

* обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организаци-ей хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движе-нием имущества и обязательств, использованием материальных, трудо-вых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

* предотвращение отрицательных результатов хозяйственной дея-тельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обес-печения ее финансовой устойчивости.

Следовательно, официально закрепляются функции бухгалтерского учета по контролю за деятельностью всех служб, участвующих в хозяй-ственных операциях и хозяйственной жизни.

2. Нормативный уровень, включающий нормативные акты, методи-ческие указания и рекомендации, регулирующие вопросы бухгалтерско-го учета (преимущественно -- документы Министерства финансов РФ). На этом же уровне нормативного регулирования находится План счетов бухгалтерского учета с инструкцией по его применению.

Особое место среди документов второго уровня занимают положения по отдельным вопросам учета имущества и контроля за его сохранностью и рациональным использованием, определяющие единообразный подход к отражаемым в бухгалтерском учете фактам. Применение этого подхода обязательно для всех предприятий и организаций независимо от их форм собственности, что само по себе является важнейшим из средств контроля.

3. Управленческий уровень, на котором общепринятые правила бух-галтерского учета и внутреннего контроля, определенные документами второго уровня, реализуются предприятием при разработке им учетной политики.

Учетная политика предприятия является своеобразным фундаментом организации внутреннего контроля на предприятии.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерс-кой отчетности в РФ при формировании учетной политики утверждаются:

* рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий применя-емые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета;

* формы первичных учетных документов, применяемых для оформ-ления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

* методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;

* порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;

* правила документооборота и технология обработки учетной ин-формации;

* порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Кроме того, для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных доку-ментов могут составляться сводные учетные документы.

Из всех перечисленных аспектов только возможность выбора одного из методов оценки отдельных видов имущества и обязательств относит-ся к области управленческого бухгалтерского учета. Все остальные аспекты -- это основные направления создания системы внутреннего конт-роля в организации,

Согласно п. 5 ПБУ 1/98 “Учетная политика организации” предприя-тия имеют возможность выбора:

1) рабочего плана счетов бухгалтерского учета, содержащего применяемые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета,

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (в ред. при-казов Минфина РФ от 28 декабря 1994 г. № 173, от 28 июля 1995 г. № 81, от 27 марта 1996 г. № 31, от 17 февраля 1997 г. № 15) субсчета, предусмотрен-ные в Плане счетов, используются исходя из требований анализа, контроля и отчетности. Предприятия могут уточнять содержание отдельных субсче-тов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета;

2) форм первичных учетных документов, применяемых для оформле-ния хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

3) порядка проведения инвентаризации имущества и обязательств.

Согласно п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бух-галтерской отчетности в РФ для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны про-водить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой прове-ряется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приложение к приказу Министерства финансов РФ от 13 июня 1995г. №49) (п.1.4)основными целями инвентаризации являются:

* выявление фактического наличия имущества;

* сопоставление фактического наличия имущества с данными бух-галтерского учета;

* проверка полноты отражения в учете обязательств;

4) правил документооборота и технологии обработки учетной инфор-мации. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105, движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, при-нятие к учету, обработка, передача в архив -- документооборот) регла-ментируется графиком. Работу по составлению графика документообо-рота организует главный бухгалтер. График документооборота утверж-дается приказом руководителя предприятия (учреждения). График дол-жен устанавливать на предприятии (в учреждении) рациональный доку-ментооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, через которых будет проходить каждый первичный доку-мент, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учет-ной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных фун-кций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автома-тизации учетных работ;

5) порядка контроля за хозяйственными операциями.

Так, например, в соответствии с п. 1.3. Положения по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций целями учета долгосрочных инвестиций являются:

* своевременное, полное и достоверное отражение всех произведенных расходов при строительстве объектов по видам расходов и по учи-тываемым объектам;

* обеспечение контроля за ходом выполнения строительства, вводом в действие производственных мощностей и объектов основных средств;

* правильное определение и отражение инвентарной стоимости вво-димых в действие и приобретенных объектов основных средств, земель-ных участков, объектов природопользования и нематериальных активов;

* осуществление контроля за наличием и использованием источни-ков финансирования долгосрочных инвестиций.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов (приложение к письму Министер-ства финансов СССР от 18 октября 1979 г. № 166) (п. 1.2) бухгалтерский учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов на предприятиях и в организациях должен обеспечить:

* контроль за сохранностью предметов в местах их хранения и эксп-луатации;

* правильное и своевременное документальное оформление опера-ций по движению малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

* своевременное получение точных данных о наличии малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

* наблюдение за соответствием фактического наличия предметов ус-тановленным нормам запасов;

* правильное исчисление суммы погашения стоимости предметов, на-ходящихся в эксплуатации, и отнесение этой суммы на себестоимость про-дукции, затраты непромышленных хозяйств, накладные расходы и т.п.

Согласно Федеральному закону “О бухгалтерском учете” (ст. 5 п. 3) “Организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирую-щих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную по-литику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей дея-тельности”. Следовательно, в Законе подчеркивается, что система внут-реннего контроля каждого предприятия должна соответствовать размеру предприятия, структуре управления, составу и видам деятельности.

Таким образом, российским законодательством в настоящее время созданы объективные предпосылки для становления и развития на оте-чественных предприятиях современных систем внутреннего контроля с учетом ранее накопленного опыта и сложившихся традиций.

2. Система бухгалтерского учета как составная часть системы внутреннего контроля

2.1. Цели и средства внутреннего контроля системы бухгалтерского учета

Любая хозяйственная деятельность предполагает осуществление хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета этих операций. Бухгалтерский учет включает в себя процедуру сбора данных, их регистрации и обработки. Такие процедуры могут выполняться как вручную, так и с помощью компьютеров. Соответствующие процедуры, выполняемые на компьютере, называются программируемыми процедурами бухгалтерского учета. Система на базе компьютера обычно, включает в себя набор как ручных, так и компьютеризованных процедур, обеспечивающих регистрацию данных по хозяйственным операциям с самого начала и до занесения в Главную книгу. Ведение бухгалтерского учета обеспечивается автоматизированной программой учета “1С-Бухгалтерия.7.7”

Система бухгалтерского учета ООО “Транссервис ЛТД” включает в себя элементы, представленные в Приложении 1.

Эффективная система бухгалтерского учета должна обеспечивать:

отражение в учете всех без исключения факторов хозяйственной деятельности;

однозначную идентификацию хозяйственных операций и фактов хозяйственной деятельности в первичных документах таким образом, чтобы не было расхождений в их толковании;

правильность оценки стоимости активов, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении (валюте РФ)

отнесение фактов хозяйственной деятельности к тем периодам, в которых они имели место, и определение точного времени совершения хозяйственных операций;

своевременное, правилъное и оперативное формирование внешней и внутренней отчетности.

Документы, формируемые системой бухгалтерского учета ООО “Транссервис ЛТД”, дают третьим сторонам, управленческому звену и сотрудникам ООО “Транссервис ЛТД” информацию о совершенных хозяйственных операциях.

В системе бухгалтерского учета данного предприятия используется два основных типа данных:

* нормативно-справочная информация (НСИ);

* данные по хозяйственным операциям.

НСИ имеет постоянный или почти постоянный характер и периодически используется при обработке прочей информации. Например, тарифная сетка используется для расчета заработной платы рабочих ООО “Транссервис ЛТД”, а предельные размеры кредита для покупателя -- для принятия решения о приеме заказов или об отказе от них.

Данные по хозяйственным операциям носят в каждом конкретном случае индивидуальный характер. Так, например, сведения о числе часов, которые данный сотрудник отработал за конкретную неделю, используются для расчета его заработной платы. Ошибки в НСИ имеют более серьезные последствия по сравнению с ошибками в данных по хозяйственным опера-циям, посколъку повлияют на эти данные прежде, чем будут исправлены. Особенно часто это проявляется в компьютеризированных системах, в ко-торых НСИ формируется обычно в самом начале создания системы.

Концептуально система бухгалтерского учета обособлена от конт-
рольных процедур, образующих третий элемент структуры контроля.
Однако на практике такого разделения между системой бухгалтерского
учета, использующейся для достижения целей контроля, и процедурами
контроля хозяйственных операций, регистрируемыми системой бухгал--
терского учета, не существует. Именно поэтому состав и содержание кон-
трольных процедур зависит от элементов системы бухгалтерского учета,
например средств обработки, объема хозяйственных операций, уровня
совершенства и т.п. Простая ручная система бухгалтерского учета и вы-
сокосовершенная система бухгалтерского учета на базе компьютерных
технологий направлены на достижение целей проведения контроля в слу-
чае, если процедуры контроля хозяйственных операций, обработанных
каждой системой, соответствуют ей. :;
Так, ручная система бухгалтерского учета, использующаяся для об-
работки счетов-фактур на реализацию продукции, может способствовать достижению цели, заключающейся в контроле за процессом реализации в случае, если:

* все счета-фактуры и документы на отгрузку были предварительно пронумерованы;

* отсутствующие или неподходящие документы были выявлены и от-корректированы лицами, не занимающимися отгрузкой или составлением счетов-фактур;

* персонал службы контроля провел проверку и утвердил вышеука-занные процедуры.

В совершенной компьютеризированной системе соответствующая процедура контроля обычно включает в себя:

* проверку совместимости заказов на отгрузку с файлом заказа и фай-

лом хозяйственной операции по реализации;

* выдачу компьютером отчета;

* управление программами защиты файлов данных;

* осуществление контроля и руководства со стороны персонала, име-ющего соответствующие полномочия.

В каждом случае состав процедур контроля определяется составными элементами системы бухгалтерского учета.

Система же бухгалтерского учета сама является предметом, для которого необходим строгий внутренний контроль. Но поскольку система бухгалтерского учета является неотъемлемой частью всех функциональных областей, то нет необходимости представлять ее в виде отдельной схемы. Цели системы внутреннего контроля и примеры средств контро-ля на ООО "Транссервис ЛТД", используемых для их достижения, приводятся ниже.

2.2. Функциональные области контроля

Наиболее общими функциональными областями контроля на ООО “Транссервис ЛТД” являются:

реализация и дебиторская задолженность

снабжение и кредиторская задолженность

платежи по счетам и поступление денежных средств в кассу

расчеты с персоналом по зарплате

инвестиции

основные средства

запасы

В нижеприведенной таблице дано описание каждой из указанных функциональных областей

Страницы: 1, 2, 3, 4