Автоматизированная система документационного обеспечения управления в ООО "КамЭнергоРемонт"

2.5. Отбор программных продуктов, удов-летворяющих

функциональным и системно - техническим требованиям

В результате проведение оценки программных продуктов, их тщательного анализа, были сделаны следующие выводы:

1. Наибольшую суммарную оценку из программных продуктов получили системы автоматизации «DocsVision» (фирма «Digital Design») и «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), следовательно системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты.

2. Наименьшую оценку получила система автоматизации «Управление делами» (компания «КИНТ»). Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в ООО «КЭР», но данная система проста и удобна при внедрении.

3. Система «Дело» («Электронные офисные системы») обладает почти аналогичными возможностями, что и система «DocsVision», но набрала меньше баллов экспертов.

Для того чтобы выбрать приложение оптимальной системы, необходимо определить для себя наиболее важные критерии и возможности предприятия. В ООО «КамЭнергоРемонт» недостаточно средств для приобретения дорогостоящей системы, но требуется полная автоматизация ДОУ, управления контактами и договорами, надежность и интеграция в систему «1С: Предприятие».

2.6 Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и

внедрением приложения по автоматизации делопроизводства

выбранных систем автоматизации

Необходимо сравнить цены на модули организации делопроизводства выбранных автоматизированных систем. Цены приводятся в прайс-листах компаний. Рассматриваются цены на необходимые для предприятия приложения, сопроводительную документацию и обучение персонала. Существует 3 варианта поставки систем: для небольших организаций; для средних организаций ( до 100 пользователей); для крупных организаций.

Был выбран 2 вариант.

1. Стоимость системы «DocsVision» (Приложение 6) - 217 080 руб. (не включает обучение).

2. Стоимость модулей «Канцелярии», «Управление договорами» системы «DIRECTUM» (Приложение 5) - 272 390 (включает обучение)

Необходимо отметить, что приведенные цены приблизительны, так как не учтены многие стоимостные характеристики, дополнительные приложения и опции, скидки, работа специалистов, транспортировка и т. д. Сначала необходима экспертная оценка документооборота предприятия.

В результате проведения сравнительной оценки затрат, связанных с приобретением и внедрением систем, был сделан следующий вывод.

Цены на модули системы «DIRECTUM» и приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision» являются доступными, системы соответствуют функциональным и системно - техническим требованиям. Но есть одно из важных требований к системе - интеграция в систему «1 С: Предприятие версии 8.0». Система «DIRECTUM» конечно может интегрироваться и настраиваться на систему предприятия, но система «DocsVision» имеет шлюз к системе «1С : Предприятие», что облегчает, ускоряет процесс внедрения без изменения существующих модулей и настроек.

Вывод по главе 2

Во второй главе был изучен российский рынок автоматизированных систем12 ДОУ, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»), в которых модули и приложения по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре предприятия.

Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs13, в результате которого лидерами оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision».

При рассмотрении прайс-листов14 на приложения данных систем, выяснилось, что стоимость почти одинакова. Но одно из самых главных требований к системе - возможность интегрироваться с системой «1С: Предприятие» версии 8.0., т. е. наличие шлюза к данной системе. Этому требованию соответствует система «DocsVision» (фирма «Digital Design»).

Следовательно, в ООО «КамЭнергоРемонт» необходимо внедрить приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision».

__________________________________

12 А.А. Пестрецов. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота. Методическое пособие. М., 1998.

13 Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. Россархив, ВНИИДАД. Москва,2003.

14 www.DIRECTUM.ru

www.delo.ru

ww.ud.ru

Глава 3. Характеристика функций и возможностей выбранной системы автоматизации ДОУ «DocsVision»

В результате проведенного анализа и оценки программных продуктов, для ООО «КЭР» наиболее оптимальной оказалась система DocsVision приложение «Делопроизводство», которая соответствует основным функциональным требованиям, имеет доступные цены, решает главную проблему на предприятии - проблему отсутствия автоматизации документационного обеспечения управления, а главное имеет шлюз к системе «1С:Предприятие версии 8.0» и решает следующие задачи:

- оперативное и качественное формирование документов;

- контроль исполнения;

- четкая организация хранения, поиска и использования документов (классическая канцелярия и архив);

- поточное сканирование и оцифровка документов;

- отлаженность работы справочно-информационной службы;

- оптимизация деловых процессов и стимулирование эффективной совместной работы сотрудников и подразделений;

- поддержка различных программно-аппаратных платформ;

- автоматизация одновременной работы большого количества подразделений;

- обеспечение эффективного взаимодействия с внешними организациями, доступ к общекорпоративным информационным ресурсам сотрудников территориально удаленных подразделений;

- управление процессами обеспечивает возможность реализации процессного управления в организации по стандарту ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001:2001).

 3.1.Описание объекта исследования с внедренным приложением

«Делопроизводство» системы «DocsVision»

Система DocsVision15 (Домксвимжн) -- программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:

· Электронные архивы документов -- систематизированное хранение документов, используемых в работе предприятия, и обеспечение удобного и безопасного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.;

· Делопроизводство -- документационное обеспечение управления, включающее документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий;

________________________________________

15 www.docsvision.com

Автоматизация бизнес-процессов -- автоматизация произвольной последовательности операций, включающей как выполнение заданий сотрудниками, так и взаимодействие с другими системами. Это обеспечивает выполнение бизнес-процессов в соответствии с регламентом, в более короткие сроки, в контролируемом и управляемом режиме. Как правило, в первую очередь автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.

Стандартные приложения:

· «Делопроизводство» - обеспечивает типичные процессы организации документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование, хранение документов и т. д.

· «Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

Система DocsVision "Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и процессов обработки документов в организации, включая:

1) Ведение картотеки документов;

2) создание электронного архива документов компании, ведение номенклатуры дел;

3) ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;

4) организацию циклов разработки согласования документов;

5) организация контроля исполнения документов и заданий;

6) маршрутизация документов в организации и вне её;

7) автоматизация разнообразных процессов обработки документов;

8) организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов .

Ведение картотеки документов

Карточки входящего, исходящего и распорядительного документов предназначены для регистрации в системе документов, принадлежащих к соответствующим потокам документов.

Входящие и распорядительные документы являются объектами исполнения и контроля. Для документов данных типов в системе обеспечивается регистрация, хранение, исполнение, контроль и поиск. Исполнение и контроль документов данных типов в системе обеспечивается наложением на них резолюций. В системе данный процесс представлен как связывание карточки документа с одной или несколькими карточками заданий. Задания по одному документу объединяются в единый процесс. Последовательность выполнения заданий может настраиваться по усмотрению автора заданий.

Исходящие документы не подлежат исполнению и контролю. Для документов данного типа обеспечивается регистрация, хранение и поиск.

Регистрация документа заключается в присвоении ему регистрационного номера и формировании регистрационной карточки, в которой содержатся все необходимые сведения для выполнения поиска документа и дальнейшего исполнения поручений по документу.

Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, подлежат регистрации в системе. В системе могут быть зарегистрированы любые документы независимо от способа получения (в электронном виде или в виде бумажного документа).

Для каждого типа документов в системе предусмотрена своя регистрационная карточка. Внешний вид карточек документов всех типов, назначение и правила редактирования полей карточек подробно рассмотрены в соответствующих подразделах настоящего раздела.

С электронными карточками работает не только служба ДОУ, но и все пользователи системы.

Исполнение документов

С документом может быть ассоциировано одно или несколько заданий. У каждого задания, в свою очередь, может быть один или несколько исполнителей. Если у задания несколько исполнителей, то возможны следующие варианты исполнения:

o Параллельное исполнение. Одно и то же задание (карточка задания) направляется сразу всем исполнителям. Исполнители выполняют задание по документу одновременно. Каждый исполнитель может редактировать в карточке задания статус его исполнения. На основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно, определяется общий статус задания.

o Последовательное исполнение. Задание (карточка задания) направляется первому исполнителю, указанному в списке исполнителей. После того как один исполнитель выполнил задание, оно переходит к следующему исполнителю. Каждый исполнитель во время исполнения задания может редактировать в карточке задания статус его исполнения. Общий статус исполнения задания определяется на основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно. Задание считается завершенным (обладает статусом "Завершено") после того, как оно завершено последним исполнителем.

Помимо исполнения заданий по отдельным входящим или распорядительным документам, в системе предусмотрена возможность создания и исполнения набора заданий, объединенных в процессы.

Процесс может включать одно задание или определять последовательность выполнения нескольких заданий. У каждого задания, включенного в процесс, может быть один или несколько исполнителей. В задании могут быть указаны сроки исполнения, вариант исполнения и ряд других параметров.

Для создания процесса требуется создание карточки процесса и добавление в нее необходимого количества заданий (карточек заданий). Для каждого задания определяются исполнители и варианты исполнения задания:

q Параллельный

q Последовательный

Ход исполнения документа / процесса отражается в его регистрационной карточке, содержащей список заданий и текущее состояние каждого задания (на вкладке Задания). Из карточки документа / процесса может быть открыта карточка задания. В карточке задания хранится полная история операций по его исполнению. Для исполнителей и контролера задания могут быть настроены тип маршрутизации задания (способ отправки задания исполнителю). Для каждого исполнителя может быть указана дата отправки по электронной почте напоминания о сроках исполнения задания.

К заданию может быть привязано любое количество произвольных вложений: электронных документов и записей справочников системы.

С заданиями работают непосредственные исполнители, секретарь и делопроизводитель, руководители.

Поиск зарегистрированных документов

Поиск документов, зарегистрированных в электронном архиве документов, является важной функцией системы. Сокращение времени, которое затрачивается на поиск документов, является одним из главных преимуществ автоматизированного документооборота.

Система обеспечивает два вида поиска:

1. Расширенный поиск, включающий:

o Полнотекстовый поиск -- поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.

o Атрибутивный поиск -- поиск карточек по их атрибутам.

o Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.

2. Поиск по представлению - выполнение контекстного поиска карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении.

Возможности разных видов поиска облегчают и ускоряют работу секретаря и делопроизводителя по предоставлению своевременной и достоверной информации по запросам; по формированию статистических данных. К тому же каждый пользователь может получить необходимую ему информацию о документах и о процессах исполнения заданий.

Обеспечение конфиденциальности

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DocsVision, обеспечивается следующими возможностями:

· контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;

· протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, выписка копии и пр.

Электронно-цифровая подпись: ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе с сертифицированными.

С данными функциями приложения работает отдел автоматизированных систем управления, служба безопасности, директор по экономике и финансам.

Системные справочники

Необходимы для настройки системы конкретной организации, содержат постоянную информацию (например справочники: виды документов, справочник ссылок, группы дел, виды задач, и т. д.), что обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий.

Справочники предназначены для всех пользователей системы.

3.2.Оценка экономической эффективности при внедрении

приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для

службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт»

Оценка объема документооборота в месяц:

- объем входящих документов - 578;

- объем исходящих документов - 348;

- объем внутреннего документооборота - 2400;

- доля контрольных документов - 116;

- среднее число копий - 7160.

Оценка времени на выполнение операций с документами в минутах:

- время обработки одного поступившего документа - 6;

- время обработки одного отправляемого документа - 8;

- время обработки одного внутреннего документа - 4;

- время снятия копии с одного документа - 2;

- время передачи документа на исполнение - 4;

- ведение контроля исполнения документа - 8;

- время пересылки документа между структурными подразделениями - 4;

- время для подготовки документа для отправки курьером в территориально-удаленные структурные подразделения - 4;

- время поиска документов по известным атрибутам - 4;

- время поиска документа с неизвестными атрибутами - 8;

- время подготовки и согласования типовых документов - 7;

- время, затраченное на подготовку типовых отчетов - 8;

- формирование документа в дело - 1

Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами:

- стоимость рабочего времени сотрудников - 360 руб./день;

- стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, транспортные затраты для перевозки документов в территориально-удаленные отделы) - 500 руб./месяц

Сравнительная таблица затрат на выполнение типовых операций с документами

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7