Автоматизированная система документационного обеспечения управления в ООО "КамЭнергоРемонт"

После отметки в журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений, если работа ведется в системе «1С», создается список рассылки.

1.3.Определение уровня автоматизации ДОУ объекта

Основной технологический инструмент работы с документами - компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет.

В целях защиты конфиденциальной информации организации, каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.

Рабочие места секретаря и делопроизводителя находятся в приемной. В приемной находится 2 компьютера, 2 принтера, 1 факс, 1 сканер, 1 копировально-множительный аппарат.

Блок-схема компьютерной сети аппарата управления в

ООО «КамЭнергоРемонт»

Локально-вычислительная сеть

Руководитель Сервер Отдел снабжения

Планово-сметный отдел Технический отдел

ПК

Отдел по работе с персоналом Отдел маркетинга

Финансовый отдел Бухгалтерия

Приемная Отдел качества и стандартизации

Таким образом, каждый компьютер подключается к серверу, что обеспечивает быструю скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого - либо кабеля вся сеть продолжает работать).

Используемое аппаратное обеспечение для сервера:

1) Процессор - Pentium 4 1.7 GHz/400MHz/256K BOX 478-PGA;

2) материнская плата GigaByte GA-81RX S478 <i845D> AGP+SB Creative CT5880;

3) оперативная память - SAMSUNG DIMM 512 Mb SDRAM <PC-133>;

4) венчестер (жесткий диск) - IDE Seagate 300,0 Gb ST3300831A (7200rpm) 8Mb;

5) монитор - LG Flatron 776FM M/Media TCO”95;

6) модем - PCI Zyxel Omni+;

7) сетевая карта - D-Link DFE-528TX PCI 10/100Mbit;

8) клавиатура - А4 Tech KSB-21533RP A-Type RF keyboard;

9) манипулятор типа - мышь - PS/2 Genius Net Scroll Plus Traveler Red (оптическая);

10) колонки - Genius SP-K10 200W PMPO.

Используемое аппаратное обеспечение для клиентской части:

1) Процессор - Pentium III 1000EB /133MHz/256K FC-PGA;

2) материнская плата GigaByte GA-BX2000+Slot <443BX> AGP ATX UDMA66;

3) оперативная память - SAMSUNG DIMM 128 Mb SDRAM <PC-2100>;

4) венчестер - IDE Seagate 120,0 Gb ST3120022 (7200rpm);

5) монитор - LG Flatron 776FM M/Media TCO”95;

6) модем - PCI Zyxel Omni+;

7) сетевая карта - Acorp L-100 2000 PCI 10/100Mbit;

8) клавиатура - А4 Tech KSB-21533RP A-Type RF keyboard;

9) манипулятор типа - мышь - PS/2 Genius Net Scroll Plus Traveler Red (оптическая);

10) колонки - Genius SP-K10 200W PMPO.

Используемое программное обеспечение для сервера:

Системное программное обеспечение:

1) Microsoft Windows NT 4.0;

2) Microsoft Windows 2000 Server;

3) Microsoft SQL Server 2000;

4) антивирус Касперского Personal

и др.

Прикладное программное обеспечение:

1) Internet Explorer;

2) Microsoft Office Word 2003;

3) Microsoft Office Excel 2003;

4) Microsoft Office Imaging;

5) Microsoft Office Scanning;

6) Fine Reader ;

7) Outlook Express;

8) Win RAR, Win ZIP;

9) «1С:Предприятие» версия 8.0

и др.

Используемое программное обеспечение для клиентской части:

Системное программное обеспечение:

1) Microsoft Windows NT 4.0;

2) Антивирус Dr Web

и др.

Прикладное программное обеспечение:

1) Internet Explorer;

2) Microsoft Office Word 2003;

3) Microsoft Office Excel 2003;

4) Microsoft Office Imaging;

5) Microsoft Office Scanning;

6) Fine Reader ;

7) Outlook Express;

8) Win RAR, Win ZIP;

9) «1С:Предприятие» версия 8.0.

1.4. Описание автоматизированной системы «1 С: Предприятие»

версии 8.0, внедренной в ООО «КамЭнергоРемонт»

Система "1С:Предприятие" предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для производственных предприятий (комплексное решение "1С:Управление производственным предприятием 8"), торговых предприятий, продукты для ведения бухгалтерского учета ("1С:Бухгалтерия"), для учета в бюджетных организациях расчета зарплаты и управления кадрами , разнообразные отраслевые и специализированные решения , разработанные как самой фирмой "1С", так и ее партнерами.

Ключевым направлением развития системы программ является развитие нового поколения управленческих и учетных решений на технологической платформе «1С:Предприятие 8» и реализация в них мощной функциональности, предназначенной для организации управления современным предприятием.

1.4.1.Комплексное решение «Управление производственным

предприятием»

Автоматизированная система «1С: Предприятие 8.0» в ООО «КамЭнергоРемонт» содержит два прикладных решения:

· «Управление производственным предприятием»;

· «Зарплата и управление кадрами»: с данным решением работает отдел по управлению персоналом (оформляется кадровая документация, содержатся сведения о персонале, о его перемещении), расчетный отдел бухгалтерии (содержатся сведения о заработной плате, выполняются расчетные операции), составляются служебные записки и оформляются приказы о работе в выходные дни и сверхурочное время.

"1C:Управление производственным предприятием 8" является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Так как ООО «КамЭнергоРемонт» предприятие холдинговой структуры общая информационная база охватывает все организации, входящие в холдинг.

«1С:Управление производственным предприятием 8" предоставляет:

- руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, -- широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;

- руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, -- инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

- работникам учетных служб предприятия -- средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.

В настоящее время специалисты отдела автоматизированных систем управления и канцелярии осуществляют разработку8 «модуля управления документацией, который рассчитан на автоматизацию делопроизводства.

8 Многие компании1С-франчайзи оказывают комплексные услуги по автоматизации на базе разработанной ею платформы «1С Предаприятие». Но в виду высокой их стоимости ООО «КЭР» разрабатывают модуль самостоятельно.

Процесс разработки модуля находится на начальной стадии - регистрации документа и работы исполнителя с документом.

1.4.2. Этапы разработки модуля «Управление документацией»9

Первый этап: процесс разработки модуля начался с создания справочников: «Контрагенты», «Общефирменные документы»

Справочник «Контрагенты» представляет собой единую информационную базу, необходимую для работы с клиентами и организациями, все сотрудники предприятия имеют доступ к справочнику. Подразделения, ответственные за формирование, редактирование и создание контактов - юридический отдел, отдел маркетинга.

Справочник содержит следующие закладки:

- Общие сведения о контрагенте (полное юридическое наименование, сокращенное, банковские реквизиты, город, регион, головная организация);

- дополнительные данные (юридический, фактический и почтовый адрес, сведения о руководителях, контактные телефоны);

- договоры, контактные лица (номера договоров, вид оказываемых услуг и проводимых работ, срок действия договора, статус организации - подрядчик, субподрядчик, ген. подрядчик, наименование подразделения, которое осуществляет работу с данным контрагентом).

Для удобства пользования данным справочником, контрагенты объединены в группы: контрагенты, банки, налоговые органы, государственные органы и бюджетные организации, прочие.

Справочник «Общефирменная документация» содержит следующие закладки:

- бланки документов;

- документы предприятия (приказы, распоряжения, инструкции, стандарты предприятия и т.д.);

____________________________________

9 Проект положения об автоматизации документационного обеспечения управления в ООО «КамЭнергоРемонт».

- справочники номеров телефонов работников ООО «КЭР»;

- инструкции по работе с системой.

В данный справочник регулярно включают новые закладки и сведения.

Второй этап начался с распределения обязанностей и назначения лиц, ответственных за ведение документооборота в электронном виде в подразделениях.

Третий этап: был автоматизирован процесс создания и регистрации документа, созданы регистрационные карточки документов.

На данном этапе возникли проблемы в работе исполнителей с документами:

1) И входящие, и исходящие документы находятся в одной закладке, т. е., объединены, и в случае не установления отбора по виду документа при создании новой карточки, проставляются ошибочно регистрационные номера;

2) регистрационный номер автоматически не проставляется, приходится набирать вручную, что тоже приводит к дублированию, ошибкам и сбою в нумерации;

3) регистрационная карточка входящего и исходящего документа содержат одинаковые реквизиты и лишние данные, например в исходящих документах: номер контрагента, дата контрагента, что вызывает трудности в заполнении;

4) нет взаимосвязи документов и регистрационных карточек, например: «в ответ», «во исполнение»;

5) при регистрации необходимо сканирование, сканеры в большинстве подразделений отсутствуют.

После регистрации документа секретарь (при работе с входящим документом) или лицо, ответственное за делопроизводство устанавливает доступ к данному документу и отправляет по электронной почте исполнителю уведомление о том, что необходимо рассмотреть документ.

Разработка занимает много времени, реквизиты регулярно меняются. Дальнейшие операции с документами не автоматизированы.

1.4.3. Предложения по организации разработки модуля

«Управление документацией»

Внедрение должно начинаться с решения организационных вопросов:

1. Необходимо сформировать рабочую группу по автоматизации делопроизводства из числа специалистов предприятия (директор по экономике и финансам, начальник отдела АСУ, секретарь, делопроизводитель, начальник и инженер отдела управления качеством и стандартизацией ) и специалистов, оказывающих консультационные услуги по системе «1С: Предприятие», необходимо назначить ответственных за отдельные виды работ.

2. Разработать оргпроект с составлением схем и алгоритмов движения документов и работы с документами (Приложение 4), с составлением табеля и форм документов. Проводится работа по выявлению типовых управленческих операций, создаются шаблоны. Эти мероприятия позволят грамотно определить исполнителей и ответственных, сократить время на создание регистрационных карточек, справочников, обеспечить взаимосвязь процессов работы с документами.

При разработке алгоритмов необходимо проводить интервьюирование основных пользователей, включая руководителей подразделений.

3. Необходимо проводить обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.

После решения организационных вопросов решаются технологические и стоимостные вопросы:

4. Необходимо сначала разработать модуль, провести «пилотный» запуск технологии и только после положительных результатов вводить в эксплуатацию.

5. Необходимо оценить затраты по разработке и внедрению модуля, на обучение специалистов предприятия, на оплату консультационных услуг специалистов.

6. Необходимо приобрести соответствующие технические средства (например, сканеры), обеспечить качественную и бесперебойную работу исполнителей с системой.

Все перечисленные методы позволят рассчитать затраты на разработку модуля «Управление документацией» и эффект от внедрения. Но, как правило, самостоятельная разработка предприятием модуля - очень длительный и дорогостоящий процесс, в результате которого возникают ошибки, в случае которых приходится возвращаться на начальные этапы разработки.

Есть альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» - выбрать и внедрить уже разработанный модуль по автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов на базе существующей системы «1С: Предприятие» версии 8.0., известных и зарекомендовавших себя на российском рынке компаний-разработчиков. Это позволит сократить временные и трудовые затраты, к тому же стоимость готового программного продукта не намного выше стоимости разработки.

Для выбора соответствующей системы, модуля или приложения необходимо провести анализ существующих систем, рассчитать затраты и эффективность.

Вывод по главе 1

Таким образом, была дана характеристика предприятия ООО «КамЭнергоРемонт». Это крупное промышленное предприятие с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляют секретарь и делопроизводитель.

Так как предприятие имеет много уровней управления, то вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов). На предприятии отсутствует ведение информационно-справочного аппарата, нужные записи и документы ищет секретарь или делопроизводитель путем пролистывания журналов или просматривая зарегистрированные документы в «1С».

Существует автоматизация отдельных операций с документами: регистрация в системе «1С:Предприятие версии 8.0», использование оборудования для уничтожения документов, хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов исполнителю по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

На предприятии существует проблема организации документооборота с удаленными участками и производственными управлениями: затруднен контроль исполнения документов (приходится постоянно звонить в другие города, искать исполнителей, получать сведения о результатах работы, запрашивать отчеты), затруднена доставка документов посредством почты, не достаточно обеспечена сохранность документов, что также вызывает необходимость внедрения автоматизированной системы, которая позволит координировать работу с документами на участках.

При разработке модуля «Управление документацией» возникли трудности из-за неграмотно организованного процесса и недостаточного изучения объекта.

В итоге сделан следующий вывод: для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия, решить проблему автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

Глава 2. Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для ООО «КамЭнергоРемонт»

2.1.Составление перечня предъявляемых основных

функциональных и системно - технических требований к системе

автоматизации ДОУ

Функциональные и системно-технические требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии госу-дарственным нормативным актам и корпоратив-ным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользо-вания системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.

Степень соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7