Совершенствование бухгалтерского учета материалов на предприятии

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от списания основ-ных средств и т. п., оформляют однострочными или многострочны-ми накладными на внутреннее перемещение материалов, которые вы-писывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них являет-ся основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного доку-мента.

Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги.

Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материалов, являются товарный счет и акт (справка), которые со-ставляет подотчетное лицо с участием других должностных лиц предприятия. В них излагается содержание хозяйственной опера-ции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и иены. Подотчетное лицо отражает в акте (справке) также данные паспорта продавца товара. Акт (справка) прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Документальное оформление расходования материалов. Материалы отпускают со склада орга-низации на производственное потреб-ление, хозяйственные нужды, на сто-рону для переработки и в порядке ре-ализации излишних и неликвидных материалов. Документальное оформление отпуска материалов покажем на примере крупного производственного пред-приятия с цеховой структурой.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления предприятия осу-ществляют соответствующие организационные мероприятия. Важ-ным условием контроля за рациональным использованием матери-алов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой снаб-жения на основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на по-лучение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разреше-ния на вывоз с предприятия материалов. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов за-висит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска материалов.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются соответствующей службой в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на| один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций; номер склада;

отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенк-латурный номер и наименование отпускаемых материалов; едини-цу измерения и лимит месячного расхода материалов, который ис-числяют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой -- складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установ-ленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену од-ного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной. При за-мене в лимитно-заборной карте материала делают запись: "Замена, смотри требование № ____", - и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад ма-териалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вы-числительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-за-борных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позво-лит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями-накладными. Требования выписывают цехи-получатели в двух эк-земплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй с распиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия при-меняют однострочные или многострочные требования-наклад-ные. Накладные составляют материально ответственные лица уча-стка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя остается на месте, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или своим хозяй-ствам, расположенным за пределами предприятия, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывает служба снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью предста-вители цехов-получателей расписываются в получении материалов и самих карточках складского учета, которые становятся в связи с 1тим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземп-ляре, второй остается на складе.

В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются и актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником организа-ции, ответственным за приемку, хранение и реализацию продук-ции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

1.3. Учет материалов на складах и в бухгалтерии

Учет материалов на складах. Для обеспечения производственной программы соответствующими матери-альными ресурсами в крупных органи-зациях создаются специализированные

склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топ-лива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных складов в раз-личных структурных подразделениях организации могут быть кла-довые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящих-ся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (в кладовых) любой по размеру организации мате-риальные ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быст-рую их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером ор-ганизации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответст-венности.

Если в штатном расписании организации отсутствует дол-жность заведующего складом, то его обязанности могут быть воз-ложены на любого работника организации с его согласия с обяза-тельным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товар-но-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик за-полняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указывают наименование ма-териалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Сортовой учет материалов. Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета мате-риалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сор-тным учетом, осуществляют только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них следу-ющие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный но-мер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остат-ка материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) и лень совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведу-ющий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книге сортового учета, которая содержит те же реквизиты, что и карточка склад-ского учета.

В условиях компьютеризации и автоматизированного склад-ского хозяйства вместо карточек учета материалов применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов. Одна-ко в отличие от многочисленных карточек машинограммы-ведо-мости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и со-стоянием материалов на складе и оперативного управления произ-водством.

Первичные документы после записи их данных в карточ-ки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно-забор-ные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходи-мость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты ма-териально ответственных лиц.

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движе-нию материалов со складов и подраз-делений организации поступают в бух-галтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за закон-ностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением коли-чества материалов на цену).

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалте-рии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в кото-рые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ве-дут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составля-ют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости ана-литического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соот-ветствующих синтетических счетах и данными карточек складско-го учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца под-считанные по документам итоговые данные о поступлении и рас-ходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

При втором варианте трудоемкость учета значительно умень-шается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Сальдовый метод учета материалов. Более прогрессивным является опера-тивно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдо-ном методе бухгалтерия не дублирует складского сортового учета нив огдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомо-с гих, а использует в качестве регистров аналитического учета карточ-ки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет пра-вильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру матери-алов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков ма-териалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведо-мость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бух-галтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатур-ных групп материалов. По данным контрольной картотеки доку-ментов составляются отчеты по формам государственного статистического наблюдения. Кроме того, по истечении месяца картоте-ку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверя-ют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами за-писей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наибо-лее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ве-домости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением средств вычислительной техники можно осуществлять также по-средством составления сортовых оборотных ведомостей по номен-клатурным номерам на основании поступающих первичных доку-ментов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий оста-ток материалов (в количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявля-ются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгал-терского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затруд-няет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства. В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метол аналитического учета материалов, соче-тающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоем-кость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте.

При комбинированном методе осуществляется постоянный конт-роль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличительные) ведомости. Данные о начальных остат-ках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

1.4. Синтетический и аналитический учет материалов

Синтетический учет материалов ведется на синтетических счете Материалов. За-готовления и приобретения материалов, Отклонения в стоимо-сти материалов, на забалансовых счетах Товарно-материаль-ных ценностей, принятых на ответственное хранение, и Материа-лов, принятых в переработку.

К счету Материалов могут быть от-крыты субсчета: "Сырье и материалы",

"Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструк-ции и детали", "Топливо", "Тара и тарные материалы", "Запасные части", "Прочие материалы", "Материалы, переданные в перера-ботку на сторону", "Строительные материалы".

Сельскохозяйственные предприятия могут открывать к счету Материалов отдельные субсчета для учета: семян; посадочного ма-териала и кормов (покупных и собственного производства); мине-ральных удобрений; ядохимикатов, используемых в борьбе с вре-дителями и болезнями сельскохозяйственных культур; биопрепа-ратов, медикаментов, используемых для борьбы с болезнями сельскохозяйственных животных, и др.

На предприятиях малого бизнеса все материалы можно учитывать на одном синтетическом счете Материалов.

Как было отмечено выше, учет материальных ценностей ведется по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете материалов по фактической себестоимости в де-бет материальных счетов относятся все расходы по их приоб-ретению.

При этом способе учета поступление материалов отражают по дебету счета Материалов и кредиту счетов:

Расчетов с поставщиками и подрядчиками - на стоимость по-ступивших материалов по ценам поставщиков (без налога на до-бавленную стоимость) со всеми наценками снабженческих и внешнеторговых организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, в том числе по оплате таможенных пошлин, процентов за кредит, предоставлен-ный поставщиком; на стоимость услуг (также без НДС) транспорт-ных (железнодорожных и водных) организаций, стоимость услуг товарных бирж и др.;

Расчетов с подотчетными лицами - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

Вспомогательных производств - на расходы по доставке мате-риалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

Основного производства и/или Вспомогательных произ-водств - на стоимость возвратных отходов;

других счетов (например. Краткосрочных кредитов банков - при начислении процентов за кредит).

В организациях, заготавливающих и перерабатывающих сель-скохозяйственную продукцию (молоко, скот, птицу, свеклу и др.), а также в строительных организациях, заготавливающих материалы и конструкции, расходы по их заготовке и доставке в организацию (на стройку) до включения в фактическую себестоимость приобре-тения (заготовления) сырья и материалов учитывают на активном счете Издержек обращения (при наличии специального заготови-тельного аппарата). Накопленные суммы списываются с кредита этого счета в дебет счетов:

Заготовления и приобретения материалов - на расходы по за-готовке сырья в перерабатывающих организациях;

Материалов в строительных организациях, где присоединяют-ся к другим расходам.

Со счета Заготовления и приобретения материалов фактиче-ская себестоимость сырья в перерабатывающих организациях спи-сывается в дебет счета Материалов.

Сельскохозяйственные предприятия продукцию собственного производства текущего года отражают на счете Материалов в тече-ние года по планово-расчетной себестоимости (дебет счета Мате-риалов, кредит счета Основного производства). После составления головой отчетной калькуляции плановая себестоимость материалов корректируется до фактической себестоимости способом "красное сторно" (если фактическая себестоимость оказалась ниже плано-вой) или способом дополнительных проводок (если фактическая себестоимость выше плановой).

Прибывшие от поставщиков материалы, по которым не посту-пили платежно-расчетные документы (неотфактурованные постав-ки), принимаются по приемному акту, составляемому на складе. Оприходование ценностей осуществляется по учетным ценам либо по пенам договора или предыдущих поставок. Если до конца меся-п;1 расчетный документ не поступил, указанные поставки остаются и приемной оценке. В следующем месяце при поступлении расчет-ною документа стоимость неотфактурованных поставок в прием-ной оценке сторнируется и составляется новая запись по фактиче-ским суммам, указанным в документах поставщиков.

Стоимость акцептованных и оплаченных материалов, не поступивших в течение отчетного периода (материалы в пути), по окончании месяца отражается по дебету счета Материалов и кре-диту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками (без оприхо-дования ценностей на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а на поступление ценностей составляется обычная бухгалтерская запись.

При приемке материалов от поставщиков могут быть выявле-ны излишки или недостачи по сравнению с документальными данными, оформляемые актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам или по отпускным ценам. Затем служба снабжения сообщает об излишках поставщику и просит выслать платежное поручение на стоимость излишков.

Если при приемке обнаружена недостача или порча материа-лов, их стоимость отражают по дебету счета Расчетов по претензи-ям и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками. На материальных счетах стоимость недостач или порчи материалов не показывают.

Аналитический учет поступления материалов зависит в значительной мере от выбора учетной цены. Если в качестве учетных цен применяют средние цены поставщика, то поступившие мате-риалы отражают на каждом аналитическом счете по этим це-нам. Наценки снабженческих организаций, комиссионные, тамо-женные пошлины, транспортно-заготовительные расходы и другие составляющие расходов по заготовлению по всем поступившим материалам учитывают на аналитическом счете Транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческо-сбытовых органи-заций.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5