Расчеты с подотчетными лицами

Наибольшие сложности возникают в отношении подотчетных сумм, связанных с командировками, представительскими, рекламными расходами, то есть когда произведенные расходы относятся на затраты организации в пределах норм, установленных в законодательном порядке. В целях налогообложения правильное отражение в учете таких расходов имеет большое значение, так как неверно отнесенные на затраты суммы неминуемо грозят организации штрафными санкциями.

При приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет у бухгалтеров организаций нередко возникает вопрос о применении вычетов по НДС.

В соответствии с п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг) на территории Российский Федерации. Указанные вычеты в соответствии с п. 1 ст.172 НК РФ производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами, и документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога. При этом согласно п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных документах, первичных учетных документах и в счетах-фактурах соответствующая сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой.

Согласно п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

В письме Минфина РФ от 21 августа 2001 г. №04-03-11/113 сказано, что п. 7 ст. 168 НК РФ организациям не запрещено в случаях применения контрольно-кассовой техники при реализации товаров, в том числе ГСМ, за наличный расчет оформлять счета-фактуры. Таким образом, для вычета сумм НДС, уплаченных при приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет, покупателю необходимо получить от АЗС не только кассовые чеки, но и счета-фактуры.

На основании п. 43 Методических указаний по применению главы 21 “Налог на добавленную стоимость” Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС РФ от 20 декабря 2000 года № 3-03/447 , при применении ст. 168 НК РФ в целях подтверждения права на вычет НДС по товарам, приобретенным за наличный расчет, налогоплательщик кроме кассового чека, подтверждающего фактическую уплату суммы налога, должен иметь счет-фактуру на эти товары, оформленную в установленном порядке. Как правило, АЗС отказываются выдавать своим покупателям счета-фактуры, и возникает вопрос: куда в таком случае следует относить сумму уплаченного НДС?

Согласно ПБУ 5/01 ГСМ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, при этом к фактическим затратам на приобретение относятся и суммы невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением этих ГСМ.

Таким образом, в случае отсутствия счетов-фактур по ГСМ суммы НДС по этим товарам следует учитывать в их стоимости.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ.

Служебная командировка- поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признается.

Командировкой может называется поездка не только в другую местность, но и в пределах одной и той же местности. Например, предприятие находится в городе Санкт-Петербурге и работника можно направить в командировку в другое учреждение, находящееся также в городе Санкт-Петербурге, оформив направление в командировку соответствующим образом.

Характерным признаком командировки является ее срок. По окончании срока командировки работник обязан возвратиться к основному месту работы. Срок командировки определяет работодатель. С введением в действие ТК РФ Министерство финансов РФ издало письмо от 24.04.2002 г № 16-00-14/142, в котором говорится, что ТК РФ не неустановлен срок продолжительности нахождения работника в командировке. Он может быть определен организацией самостоятельно внутренними нормативными документами.

Представители Минфина России считают, что срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Именно такой срок установлен для командировок по территории РФ в п. 4 Инструкции № 62. исключение составляют отдельные случаи, когда Правительством Российской Федерации установлены более продолжительные сроки командировки.

Трудовой кодекс сохранил прежнее указание на тот вид поездок, которые не признаются служебными командировками: это служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути и имеет разъездной характер. Во избежание трудовых споров разъездной характер работы должен быть указан в трудовом договоре. Примером такого вида является работа водителей, проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, курьеров и т.д.

Командировка отличается от перевода на работу в другую местность. Перевод работника на другую работу означает изменение содержания трудового договора, трудовой функции, других существенных условий, то есть это предоставление работы, не обусловленной трудовым договором, и другой по сравнению с оговоренной. Командировка же - это именно выполнение работы, предусмотренной трудовым договором, трудовой функцией. Кроме того, перевод допускается только с письменного согласия работника, а для командировки такого согласия не требуется, так как поездка в командировки относится к должностным обязанностям. Поэтому представляется необходимость очень четко и полно указывать в трудовом договоре и должностных инструкциях выполняемые работником функции и существенные условия (в том числе возможность направления в командировки).

В статье 167 ТК РФ оговорено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а так же возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. К расходам, возмещаемым командированному работнику, относятся: расходы на проезд и наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ). Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировкам, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации ( ст.8 ТК РФ). Однако размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Нормы возмещения командировочных расходов утверждены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 (вступили в силу с 1 Января 2003г.).

Служебная командировка- понятие трудового законодательства, поэтому оно применяется только к работникам, в том числе и к совместителям, состоящим с организацией-работодателем в трудовых правоотношениях на основании трудового договора. Физическое лицо, не состоящее в штате организации, не может быть направлено в служебную командировку , и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы. Если физическое лицо, не состоящее в штате фирмы, выполняет для нее какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность, то между субъектом хозяйственной деятельности и этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ. Условиями договора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактически произведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числе затрат, связанных с поездкой в другую местность. При этом указанные суммы возмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов. Эти суммы являются частью вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, они включаются в совокупный облагаемый доход указанного физического лица и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц у источника выплаты. В то же время физическое лицо при наличии соответствующих оправдательных документов имеет право уменьшить свой совокупный налогооблагаемый доход на сумму фактически понесенных затрат, связанных с поездками в другую местность.

Служебная командировка характеризуется следующими отличительными признаками:

1) наличие распоряжения работодателя о направлении в командировку с указанием ее срока;

2) командировка имеет целью выполнение служебного задания (поручения), то есть работы, обусловленной трудовым договором, но вне места постоянной работы работника;

3) командировка предполагает задействование установленных ТК РФ гарантий (например, работник не может быть уволен в то время, когда находился в командировке; на него распространяются все нормы трудового законодательства о рабочем времени и времени отдыха, социальные гарантии и т.п.)

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК.

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Закона о бухгалтерском учете.

В настоящее время унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 Января 2004 г. № 1” Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты ”.

Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работника в командировки.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ № 1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку”;

Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку”;

Т-10 “Командировочное удостоверение”;

Т-10а “Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении”.

Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (п. 2 Постановления № 1).

Документальное оформление приказа (распоряжения) о направлении работника (ов) в командировку (формы Т-9 и Т-9а).

Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления одного работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета направления сразу нескольких работников одновременно. Эта форма используется крупными предприятиями, где приказы о командировках издаются в большом количестве. Она может использоваться и при направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т.п.

В приказе (распоряжении) указывается:

1) фамилия и инициалы командируемого лица;

2) структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица;

3) место назначения (страна, город, организация, куда командируется работник);

4) срок командировки;

5) цель командировки и основание (служебное задание или иной документ).

Если это необходимо, указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие существенные условия направления в командировку.

Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы - другое уполномоченное лицо), а подписывает руководитель организации или уполномоченное им на это лицо.

Проект приказа следует согласовать с бухгалтерией (главным бухгалтером) для определения размеров предстоящих расходов.

Кроме того, в соответствии с действующими в организации локальными нормативными актами может быть предусмотрено визирование приказа о направлении в командировку иными должностными лицами.

Приказ подписывает руководитель организации, а распоряжение может подписать уполномоченное руководителем лицо. С приказом под роспись знакомится работник.

Документ представляется на подпись в одном экземпляре. Затем делается столько копий приказов (распоряжений), сколько необходимо по схеме документооборота предприятия.

Постановлением Госкомстата РФ № 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ о направлении работника в командировку. На практике делается столько копий приказа (распоряжения), сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в книге приказов. Крупные организации обычно оформляют первый экземпляр для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый - для подразделения (цеха, отдела, филиала, представительства), где работает командированное лицо.

Оформление служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т-10а).

Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления учета служебного задания при направлении работника в командировку, а так же служит отчетом о его выполнении.

С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем организации, в котором работает командированный работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 (Т-9а). Таким образом, отчет о выполненной работе является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

По возвращении из командировки работник на своем служебном задании (форма Т-10а) должен заполнить раздел 11 “Краткий отчет о выполнении задания”.

В каждом конкретном случае содержание отчета определяется теми целями и задачами, которые стояли перед командируемым. В зависимость от этого в отчет может быть включена информация, начиная от конкретного перечисления вопросов, решенных в ходе командировки, до изложения впечатлений о переговорах - как они прошли, в какой обстановке, какие доводы приводили стороны и т.п. В конкретной организации может быть принята своя форма отчета о командировке с учетом специфики деятельности.

Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным (если в командировке была группа работников).

Если попытаться сформулировать общие требования к отчету о результатах командировки, то в него можно включить графы под ответы на следующие вопросы:

1) цель командировки;

2) сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких населенных пунктов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них);

3) конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки;

4) перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов;

5) реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки с приложением соответствующих документов);

6) оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых в ней аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов);

7) выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта.

8) Другие вопросы, которые работник полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки.

Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, где работник работает, и утверждается руководителем организации. Затем документ поступает в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением ( форма Т-10), если оно выписывалось, и авансовым отчетом (форма № АО-1).

Таким образом, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либо возмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).

Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.

Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания применяется унифицированная форма Т-10а.

Оформление командировочного удостоверения (форма Т-10).

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направления в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытие и убытие в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица.

ОФОРМЛЕНИЕ ЗАГРАНКОМАНДИРОВОК.

В связи с постоянным расширением внешнеэкономических связей российских организаций с партнерами из дальнего и ближнего зарубежья учащаются заграничные командировки.

Командированному работнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов. Денежный аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, исходя из норм, установленных законодательно либо в организации (п. 17 Инструкции № 62).

Выдача аванса в иностранной валюте для командировочных расходов при командировании работника за границу предусмотрена действующим валютным законодательством.

Выезд представителя российской организации в загранкомандировку

Оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу:

- страна (либо страны) пребывания;

- сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания);

- каким транспортом осуществлялся проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом);

А так же иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.

Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте Российской Федерации - в рублях, и в иностранной валюте.

Оплата загранкомандировок производится на основе норм, утвержденных приложением к приказу Минфина РФ от 2 Август а 2004 г. № 64н “Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран.”

Нормы возмещения расходов по загранкомандировкам установлены в свободно конвертируемой валюте, которую организация может приобрести через уполномоченный банк. Обычно аванс на командировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если же нормы установлены в редко используемых неконвертируемых иностранных валютах, то организация может выдать работнику аванс на командировочные расходы в любой свободно конвертируемой валюте.

При этом смета командировочных расходов составляется также в свободно-конвертируемой иностранной валюте, а пересчет редко используемой иностранной валюты в свободно конвертируемую производится через рубли по курсу Банка России на дату выдачи. Если национальная валюта другой страны не конвертируется Банком России, то пересчет расходов, выраженных в этой неконвертируемой валюте, производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или с помощью кросс-курса. Информацию об этих курсах организация может запросить в валютном отделе уполномоченного банка.

В соответствии с действующими нормами валютного законодательства российская организация имеет право без ограничений осуществлять приобретение иностранной валюты у других резидентов, а так же осуществлять отчуждение таковой нерезидентами на законных основаниях, к которым, несомненно, относится и направление представителя организации в служебную командировку за границу (подо. 9 и 14 ст. 9 Федерального закона от 10 Декабря 2003 г. № 173-ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”):

а) операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;

б) операций по оплате и (или) возмещению расходов, связанных со служебными поездками за пределы территории Российской Федерации работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

В том случае, если организация, отправляющая работника за границу, не имеет необходимого количества валютных средств на своем счете, то приобрести валюту она может через уполномоченные банки - такое правило установлено п. 1 ст. 11 Закона о валютном регулировании.

“ Купля-продажа иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в Российской Федерации производится только через уполномоченные банки. ”

При получении иностранной валюты на загранкомандировку, организация должна обратить внимание на следующие моменты:

- снять валюту с валютного счета можно не ранее чем за 10 рабочих дней до убытия работника в командировку за рубеж;

- основанием для выдачи уполномоченным банком наличной иностранной валюты является заявление организации, в котором в обязательном порядке указываются номера и даты приказов о командировании работника за границу.

Заявление, предоставляемое в банк, оформляется организацией, командирующей работника за рубеж, на основании:

-приказа о направлении работника в служебную командировку за пределы Российской Федерации;

- приказа (распоряжения) руководителя организации о норме суточных командируемому лицу.

После предоставления заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия в командировку командируемого лица банк выдает требуемую сумму наличной валютой или дорожными чеками с одновременной выдачей справки (форма 0406007) на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц. Справка является основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами. В организации обязательно ведется журнал учета справок (форма 0404007).

После получения наличной валюты в обслуживающем банке ее необходимо принять к учету в кассу организации. Поступление валюты в кассе оформляется приходным кассовым ордером унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых ордеров или книге расходных кассовых ордеров соответственно. В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день - по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).

Страницы: 1, 2, 3