Автоматизация учета операций с денежными средствами

Программный комплекс 1С: Предприятие используется в нескольких режимах:

- Конфигуратор - настройка типовой или создание новой конфигурации КСБУ.

- Предприятие - функционирование КСБУ (выполнение учетных функций, расчетов и формирование отчетности).

- Отладчик - отладка программных модулей, написанных на встроенном языке программирования системы 1С: Предприятие.

- Монитор пользователей - оперативный анализ работы пользователей в сетевой версии программы 1С: Предприятие.

Типовая конфигурация Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры конфигурация используется для предприятий (компаний), состоящих из нескольких подразделений - «фирм», находящихся на самостоятельном балансе. Между фирмами существуют хозяйственные связи, для фирм ведется независимый бухгалтерский учет и централизованный управленческий учет. Для разделения учета по фирмам служит реквизит «Разделитель учета», входящий в формы документов, состав полей бухгалтерской проводки.

В типовой конфигурации выделяются функциональные подсистемы управления предприятием:

- Бухгалтерский учет, ведется по участкам: основные средства и нематериальные активы, материалы, денежные средства, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет зарплаты. Контур «Бухгалтерский учет» используется работниками бухгалтерии.

- Кадровый учет, ведется работниками отдела кадров.

- Торговля товарами, ведется в различных формах (оптовая, розничная торговля), на оптовом складе или в магазине.

- Складской учет товарно-материальных ценностей, ведется на складе.

3.2 Операция

Операция является ключевым понятием 1С: Предприятие. Каждая операция связана только с одним бухгалтерским документом, отражается в журнале операций. Операция может «разворачиваться» в бухгалтерские проводки, отражаемые в журнале проводок.

Шапка документа «Операция» содержит реквизиты, описывающие операцию документа:

- ДатаОперации - дата совершения операции;

- НомерДок - номер оправдательного документа для операции;

- СуммаОперации - общая сумма по документу;

- Фирма - принадлежность к учету по определенной фирме;

- Содержание - краткое описание операции.

Табличная часть документа «Операция» включает реквизиты:

- НомерПроводки - системный код проводки (номер корреспонденции);

- ПланСчетов - если в конфигурации существует несколько Планов счетов;

- СчетДебета; СчетКредита; СубконтоДт; СубконтоКт - составляющие бухгалтерской проводки;

- Валюта - выбор вида валюты при установке валютного учета;

- Курс - значение курса валюты для проводки;

- Количество;

- ВалСумма - значение суммы проводки в валюте;

- Сумма - значение суммы проводки;

- НомерСтроки документа, сформировавшего проводку;

- Содержание проводки;

- Номер журнала и др.

- В свойствах метаданных операции задается длина и точность представления суммы операции, варианты расчета суммы операции:

- Не рассчитывать - только ручной ввод суммы;

- По всем проводкам - сумма операции вычисляется путем суммирования всех проводок;

- По первой проводке.

Сумма может иметь валютное представление.

3.3 Отчеты

Отчеты являются средством вывода результирующей информации для задачи. Для отчета разрабатывается выходная форма в виде табличного документа, алгоритм обработки данных, панель инструментов, содержащая кнопки для работы с отчетом.

Форма отчета имеет, как правило, табличное представление. Структурно отчет состоит из «горизонтальных» и «вертикальных» секций, которые содержат строки, столбцы или отдельные ячейки таблицы. В ячейках отчета содержатся константы, поля БД, вычисляемые выражения, итоги для различных секций. Если формированию отчета предшествует ввод значений параметров в режиме диалога, разрабатывается форма ввода параметров - диалог.

Отчеты Ю. Предприятие для типовой конфигурации Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры соответствуют требованиям бухгалтерского учета («Шахматка», «ОборотноСальдоваяВедомость», «ЖурналОрдер» и др.).

3.4 Регистры

Регистры обеспечивают ведение оперативного (управленческого) учета как в стоимостном, так и в натуральном выражении, отражают итоговые данные определенной структуры данных. Структура данных регистра представлена составом реквизитов и их «ролью».

Кадры использует следующие регистры: «ОстаткиТоваров», «РезервыТоваров», «ПартииТоваров», «ВзаиморасчетыПокупателей», «ВзаиморасчетыПоставщиков», «Касса», «НДСПриобретенных товаров».

«ВзаиморасчетыПокупателей»: Регистр поддерживает управленческий и финансовый учет для взаиморасчетов с покупателями. Регистр изменяет состояние на основе документов движения товаров. Регистр является основой для формирования книги продаж.

«ВзаиморасчетыПоставщиков»: Регистр поддерживает управленческий и финансовый учет для взаиморасчетов с поставщиками. Регистр изменяет состояние на основе документов на движение товаров. Регистр используется для формирования книги покупок.

«Касса»: Учет наличных денег по каждой валюте в кассе.

4. Учет операций с денежными средствами

4.1 Касса

4.1.1 Для регистрации поступления наличных денежных средств в кассу организации предназначен документ «Приходный кассовый ордер» (Приложение 1): меню «Касса» - «Приходный кассовый ордер» или меню «Касса» - «Кассовые документы» (рисунок 4.1).

Рисунок 4.1 - Приходный кассовый ордер

Этим документом отражаются следующие виды хозяйственных операций:

- Оплата от покупателя.

- Оплата поставщику. Операция предназначена для отражения денежных расчетов с поставщиком. Договор надо выбрать тот, в котором установлен вид «с поставщиком», «с комитентом» или «с комиссионером». При проведении документа будет определено состояние расчетов по договору и поступившая сумма автоматически разделится на аванс и оплату.

- Возврат денежных средств покупателю. Данная операция используется при регистрации возврата денежных средств покупателю. Договор необходимо выбрать тот, у которого установлен вид «с покупателем», «с комитентом» или «с комиссионером».

- Выдача денежных средств подотчетнику. Используется для регистрации выдачи наличных денежных средств под отчет.

- Выплата заработной платы по ведомостям. Предназначена для отражения расхода денежных средств на выдачу заработной платы. В реквизитах платежа необходимо указать документ вида «Зарплата к выплате организации», по которому выдаются денежные средства.

- Выплата заработной платы работнику. Предназначена для отражения расхода денежных средств на выдачу заработной платы конкретному работнику. При этом в реквизитах платежа также необходимо указать документ вида «Зарплата к выплате организации».

- Взнос наличными в банк. Для регистрации взноса наличных средств па расчетный счет организации в коммерческом банке.

- Расчеты по кредитам и займам с контрагентами. Для отражения расхода наличных денежных средств по кредитам и займам. Выбираемый договор должен иметь вид «прочее».

- Инкассация денежных средств. Для регистрации сдачи розничной выручки торговой точки на инкассацию.

- Выплата депонированной заработной платы. Для отражения выплаты депонированной зарплаты работникам. В реквизитах платежа указывается список работников и платежные ведомости, по которым была задепонирована зарплата.

- Прочий расход денежных средств. В других случаях используется операция «Прочий расход денежных средств».

Документ «Расходный кассовый ордер» можно распечатать в бумажном виде (унифицированная форма КО-2).

Для печати кассового чека на возврат в документе «Расходный кассовый ордер» предназначена кнопка «Чек». При нажатии па кнопку «Чек» программа запросит о проведении документа и при положительном ответе распечатает кассовый чек на ККМ.

Денежные расчеты с подотчетными лицами отражаются описанными выше документами («Расходный кассовый ордер» и «Приходный кассовый ордер») с указанием соответствующего вида операции, подотчетного лица и суммы.

При возврате задолженности (документ «Приходный кассовый ордер») дополнительно указывается документ, по которому были выданы денежные средства подотчетному лицу.

Другой способ погашения задолженности подотчетного лица - с помощью документа «Авансовый отчет» (меню «Касса» - «Авансовый отчет»).

В документе «Авансовый отчет» на закладке «Авансы» указываются документы, по которым выдавались денежные средства и суммы, за которые подотчетное лицо отчитывается. На остальных закладках определяется назначение потраченных подотчетным лицом сумм.

Данные, указанные в разных табличных частях документа, определяют счета дебета, которые будут значиться и проводках в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На закладке «Товары» указывается перечень товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые выбираются из справочника «номенклатура». При подстановке пользователем той или иной номенклатурной позиции из справочника «номенклатура» система автоматически вносит соответствующие счета для бухгалтерского и налогового учета номенклатуры и учета НДС по умолчанию.

Считается, что перечисленные ТМЦ поступают на склад, указанный в поле «склад» в верхней части формы документа.

При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически. Для того чтобы предприятие смогло принять сумму НДС к вычету, подотчетное лицо должно получить от продавца счет-фактуру. Сведения о полученных счетах-фактурах также указываются в записях табличной части закладки «Товары».

Если поступила возвратная тара, то заполняется закладка «Тара». Возвратная тара представляет собой вид ТМЦ, требующий обособленного бухгалтерского учета.

Если подотчетное лицо расплатилось с контрагентом, то в документе «Авансовый отчет» заполняется закладка «Оплата». На этой закладке указывается контрагент (выбирается из справочника «контрагенты») и прочие данные, необходимые для учета взаиморасчетов с контрагентами. После ввода контрагента система подставляет счета учета расчетов и счета учета авансов по умолчанию.

При покупке товаров или оплате услуг подотчетным лицом можно заполнить закладку «прочее» и тем самым отнести стоимость услуг или товаров, например, на затраты предприятия.

В соответствующих полях формы документа «Авансовый отчет» можно указать количество приложенных к авансовому отчету документов и общее число листов в них.

По кнопке «Печать» можно сформировать печатную форму авансового отчета (унифицированную форму АО-1).

Для оформления доверенности подотчетному лицу на получение материальных ценностей удобно использовать документ «Доверенность» (меню «Покупка» - «Доверенность»). Данный документ не отражается в бухгалтерском и налоговом учете.

В «1С: Бухгалтерии 8» кассовая книга является отчетной формой, в которой отражаются все движения наличных денежных средств (меню «Касса» - «Кассовая книга»).

Пользователь может распечатать бумажную отчетную форму, содержащую вкладные листы кассовой книги и отчеты кассира, для выбранной организации и для произвольного периода времени.

Действующий «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» обязывает кассира делать это ежедневно, поэтому кассиру организации правильно действовать следующим образом. В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает из «1С: Бухгалтерии 8» два листа отчетной формы «Кассовая книга» за завершенный рабочий день: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира (эти листы идентичны друг другу). Оба листа с приложением денежных документов кассир отдаст главному (старшему) бухгалтеру, тот подписывает вкладной лист и возвращает его кассиру. Собранные вкладные листы кассовой книги кассир подшивает в кассовую книгу в течение отчетного периода.

Важной особенностью кассовой книги является то, что она строится единой для рублевых и валютных кассовых ордеров. В кассовую книгу также попадают записи о переоценке наличных валютных средств.

Если в организации ведется касса в валюте, то остатки на начало и на конец будут показаны развернуто но каждой валюте.

Отчет «Журнал регистрации кассовых документов» (меню «Касса» - «Журнал регистрации кассовых документов») предназначен для формирования унифицированной формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Данный отчет формируется по организации, выбранной в настройках отчета за указанный период. Отчет формируется на основании всех записанных (кроме помеченных па удаление) кассовых документов (рисунок 4.2).

Для формирования отчета можно воспользоваться кнопкой «Журнал регистрации» в журнале кассовых документов (меню «Касса» «Кассовые документы»).

Рисунок 4.2 - Кассовые документы

Если кассовый документ оформлен в валюте, в графу «Сумма, руб. коп.» выводится сумма документа, пересчитанная в рубли по курсу на дату документа, отдельной строкой выводится валютная сумма, а в графе «Примечание» - валюта документа.

Если установлен флажок «Группировать по датам» то документы в отчете группируются по дням. Дополнительно выводятся итоговые суммы оборотов по документам на каждую дату.

На закладке «Журнал документов» выводится непосредственно сам журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (по форме КО-3).

На закладке «Обложка» выводится обложка журнала регистрации кассовых документов (по форме КО-3).

4.2 Банк

Сведения о банковских счетах организаций хранятся в справочнике «Банковские счета». Для каждой организации определяется свой список банковских счетов. Ввод банковского счета можно произвести из списка организаций (меню «Предприятие» - «Организации») - для этого нужно выделить в списке соответствующую организации), нажать на кнопку «Перейти» формы списка и выбрать пункт меню «Банковские счета».

Откроется список банковских счетов организации, в который можно добавить новый расчетный счет организации.

В информационную базу вводятся следующие сведения о банковском счете:

- Вид счета. Вид счета (расчетный, ссудный, депозитный или иной счет) указывается в соответствии с требованиями составления справок о расчетных счетах.

- Валюта. Валюта, в которой открыт расчетный счет. Может быть выбрана любая валюта, зафиксированная в справочнике «Валюты».

- Номер счета - вводится номер счета в банке. При этом контролируется количество введенных символов: если длина номера счета отличается от 20 знаков, показывается предупреждающая надпись;

- Банк. Из справочника «Банки» (меню «Банк» - «Банки») выбирается наименование банка, в котором открыт банковский счет.

- Банк - корреспондент (для непрямых расчетов) - в случае непрямых расчетов из справочника «Банки» выбирается наименование корреспондирующего банка.

- Наименование. Заполняется наименованием расчетного счета юридического или физического лица, которое будет выдаваться в различных списках и диалогах, когда требуется выбрать расчетный счет. При выборе банка в форме нового расчетного счета программа предложит наименование счета, которое будет содержать вид счета и название банка. Наименование банка может быть изменено пользователем.

- В полях группы «Заполнение печатных форм платежных документов» можно ввести текст полного наименования плательщика и текст назначения платежа, который будет подставляться в соответствующие поля печатных форм платежных документов.

- Всегда указывать КПП плательщика - при установке данного флажка в печатных формах документов, для которых выбран данный банковский счет, всегда будет указываться КПП организации - плательщика.

- В дате документа месяц прописью - при установке данного флажка в печатных формах документов, для которых выбран данный банковский счет, в дате документа месяц будет написан не цифрами, а прописью.

- В полях «Дата открытия» и «Дата закрытия» необходимо указывать соответствующие даты.

- Номер и дата разрешения ЦБ - данная информация доступна для редактирования только и том случае, если валюта счета отлична от рублей. Указывается номер и дата оформления разрешения центрального банка на открытие счета в иностранной валюте.

В справочнике «Банковские счета» хранятся также сведения о банковских счетах контрагентов. Для каждого контрагента определяется свой банковский счет или список банковских счетов. Банковский счет контрагента можно задать непосредственно в форме элемента справочника «Контрагенты» (меню «Предприятие» - «Контрагенты») на закладке «Счета и договоры».

Для регистрации поступления безналичных денежных средств на расчетные счета организации предназначены следующие документы:

- «Платежное поручение входящее» (рисунок 4.3): меню «Банк» - «Платежное поручение входящее».

Рисунок 4.3 - Платежное поручение входящее

- «Платежный ордер на поступление денежных средств» (рисунок 4.4): меню «Банк» - «Платежный ордер на поступление денежных средств».

- «Платежное требование выставленное»: меню «Банк» - «Платежное требование выставленное».

Рисунок 4.4 - Платежные ордера на поступление денежных средств

В документах «Платежное поручение входящее» и «Платежный ордер на поступление денежных средств» могут быть указаны следующие виды хозяйственных операций:

- Оплата от покупателя. Операция предназначена для отражения поступления безналичных денежных средств от покупателя. В реквизите «Договор» документа «Платежное поручение входящее» при этом необходимо будет выбрать тот договор, у которого установлен вид «с покупателем», «с комиссионером» или «с комитентом». При проведении документа будет определено состояние расчетов по договору и поступившая сумма автоматически разделится на аванс и оплату.

- Возврат денежных средств поставщиком. Операция указывается при поступлении безналичных денежных средств, возвращенных поставщиком. Договор необходимо выбрать тот, у которого установлен вид «с поставщиком», «с комиссионером» или «с комитентом».

- Расчеты по кредитам и займам с контрагентами. Операция указывается при поступлении безналичных денежных средств по кредитам и займам. Договор надо выбрать тот, у которого установлен вид «прочес».

- Прочие расчеты с контрагентами. Операция указывается для регистрации прочих расчетов по договорам с контрагентами.

- Приобретение иностранной валюты. Операция используется для регистрации факта зачисления приобретенных средств на валютный счет.

- Поступления от продажи иностранной валюты. Операция используется для регистрации факта зачисление рублевых средств, вырученных от продажи иностранной валюты.

- Поступления от продаж по платежным картам и банковским кредитам. Операция используется для отражения поступления денежных средств па расчетный счет организации из банка в счет оплаты товаров, проданных в кредит или оплаченных платежной картой покупателя.

- Инкассация денежных средств. Операция указывается при зачислении на расчетный счет денежных средств, ранее принятых на инкассацию в торговой точке организации.

- Прочие поступления безналичных денежных средств. В остальных случаях выбирается операция «Прочие поступления безналичных денежных средств».

В документе «Платежный ордер па поступление денежных средств» дополнительно может быть указан вид хозяйственной операции

В документах «Платежное поручение входящее» и «Платежный ордер на поступление денежных средств» печатные формы не предусмотрены.

Документы «Платежное поручение входящее» и «Платежный ордер на поступление денежных средств» удобно вводить в информационную базу с помощью обработки «Выписка банка».

Операция «Оплата поставщику» предназначена для отражения расчетов с поставщиком. Договор необходимо выбрать тот, у которого установлен вид «с поставщиком», «с комитентом» или «с комиссионером».

Операция «Возврат денежных средств покупателю» используется для отражения возврата безналичных денежных средств покупателю. Договор необходимо выбрать тот, у которого установлен вид «с покупателем», «с комитентом» или «с комиссионером».

Операция «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами» предназначена для отражения расхода безналичных денежных средств по кредитам и займам. Договор необходимо выбрать тот, у которого указан вид «прочее».

Операция «Перечисление денежных средств подотчетнику» предназначена для отражения перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника организации (подотчетного лица). Кроме того, в документе «Платежный ордер на списание денежных средств» данная операция используется для отражения оплаты услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета, предназначенного для расчетов с подотчетными лицами через корпоративные банковские карты.

Операция «Прочие расчеты с контрагентами» предназначена для отражения списания денежных средств по договорам с контрагентами в прочих случаях.

Операция «Перевод на другой счет организации» указывается при перечислении денежных средств на другой счет организации, включая расчетные, валютные и специальные счета.

Операция «Перечисление заработной платы» указывается при списании безналичных денежных средств на перечисление заработной платы. В табличной части «Перечисление заработной платы» необходимо указать документы вида «Зарплата к выплате организации», по которым перечисляются денежные средства.

В остальных случаях выбирается операция «Прочее списание безналичных денежных средств».

Если в форме документа «Платежное поручение исходящее» установлен флаг «Платежное поручение оплачено», при нажатии на кнопку «ОК» документ сформирует проводки бухгалтерского учета, если флаг не установлен, документ может быть только записан в информационную базу.

Признак оплаты платежных поручений (флаг «Платежное поручение оплачено») удобно устанавливать с помощью обработки «Выписка банка» (см. раздел «Выписка банка» ниже).

Обработка «Выписка банка» предназначена для регистрации операций поступления денежных средств на расчетный счет организации и перечисления денежных средств с расчетного счета организации при получении из банка выписки за определенный период (день). В форме обработки показывается список всех созданных пользователем выписок банка для конкретной организации (или всех организаций информационной базы), расчетного счета (или всех расчетных счетов) и периода времени.

Для добавления новой выписки необходимо нажать кнопку «Добавить» на командной панели формы обработки. Для каждой выписки указывается организация, расчетный счет и дата выписки.

С помощью обработки «Выписка банка» и информационную базу удобно вводить документы «Платежное поручение входящее» и «Платежный ордер на поступление денежных средств» для отражения операций поступления денежных средств на расчетный счет организации (кнопка «Добавить»).

Также с помощью обработки можно установить признак оплаты всем исходящим платежным документам, введенным ранее в информационную базу, в соответствии с выпиской банка. Для этого предназначена кнопка «Подобрать неоплаченные» - в отдельном окне будет отобран список всех документов «Платежное поручение исходящее» и «Платежный ордер на списание денежных средств», оплата которых не была отражена ранее.

В списке документов нужно отмстить флажками оплаченные платежные документы и нажать кнопку «Провести отмеченные». Отмеченным платежным документам автоматически будет установлен признак оплаты, документы сформируют проводки перечисления денежных средств.

Кнопки (Дт / Кт) в форме списка выписок позволяют просмотреть проводки по бухгалтерскому и налоговому учету, сформированные всеми документами, входящими в выписку.

Такие же кнопки присутствуют в командной панели формы «Выписка банка», с помощью них можно просмотреть проводки, сформированные конкретным документом выписки.

Заключение

В данной курсовой работе была рассмотрена программа 1С: Предприятие как универсальная система автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности данная система может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия:

1. Учета товарных и материальных средств.

2. Взаиморасчетов с контрагентами. Учет операций с денежными средствами в 1С: Бухгалтерии 8 можно вести в разрезе статей движения денежных средств. Обороты по статьям движения денежных средств используются при формировании бухгалтерской отчетности для автоматического заполнения Формы №4 «Отчет о движении денежных средств». Если необходимости в автоматическом заполнении Формы №4 нет, аналитический учет по статьям движения денежных средств можно отключить.

3. Расчета заработной платы.

4. Расчета амортизации основных средств.

5. Расчеты с подотчетными лицами по банковским картам. Организация может перечислять денежные средства подотчетным лицам на банковские карты. При этом могут использоваться как личные банковские карты сотрудников, так и корпоративные банковские карты. В отличие от обычного банковского счета, все операции по расходу денежных средств с карточного счета считаются выдачей под отчет сотруднику - держателю корпоративной банковской карты. Перечисление денежных средств на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты отражается документом «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перевод на другой счет организации». Зачисление кредита на специальный карточный счет оформляется документом «Платежный ордер на поступление денежных средств» с видом операции «Расчеты по кредитам и займам». Для отражения оплаты услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета (денежные средства перечисляются с расчетного счета организации), используются документы «Платежное поручение исходящее» (или «Платежный ордер на списание денежных средств») с видом операции «Прочее списание безналичных денежных средств». Расход денежных средств держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг или на другие цели, оформляется документом «Платежный ордер на списание денежных средств» с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетнику».

6. Бухгалтерского учета по любым разделам и т.д.

Основной особенностью системы 1С Предприятия является ее конфигурируемость. Вместе с конфигурацией система выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Список использованных источников

7. О.П. Ильина Информационные технологии бухгалтерского учета - СПБ.: Питер, 2002. - 688 с.

8. Е.П. Козлова, Н.В. Парашутин, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина Бухгалтерский учет - М.: Финансы и статистика, 1994. - 464 с.

9. Е.В. Филимонова Практическая работа в 1С: Предприятие 7.7. Настройка, конфигурирование, программирование и эксплуатация. Учебное пособие. Изд. 2-е. доп. и перераб. - Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2004 - 416 с.

Страницы: 1, 2