Автоматизация учета операций с денежными средствами

Автоматизация учета операций с денежными средствами

40

Введение

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

К автоматизированным информационным системам относятся системы, выполняющие функцию сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, защиты и распространения информации в автоматизированном режиме, например, информационно-справочные системы управления, системы автоматизации деятельности предприятия и т.п.

1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С: Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета, заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам, и т.д.

1. Основные направления компьютеризации бухгалтерского учета

Компьютерные системы бухгалтерского учета (КСБУ) прошли большой исторический путь становления и развития. Они изменялись параллельно с изменениями информационных технологий, программных и технических средств обработки информации, методов и средств разработки, концепцией построения ИС.

Анализ различных КСБУ показал, что существуют стандартные подходы к автоматизации учета хозяйственных операций:

- Непосредственный ввод учетных данных в регистр (журнал, книгу) хозяйств венных операций в виде отдельных проводок с использованием машинных справочников.

- Контроль правильности вводимых бухгалтерских проводок с помощью заранее подготовленного списка «корректных проводок».

- Фильтрация списка бухгалтерских проводок в учетном регистре с целью их выборки, редактирования, копирования.

- Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаблоны бухгалтерских проводок, которые открыты для настройки. Ведение регистра (журнала) хозяйственных операций, формируемых на основании типовой операции. Автоматическое заполнение регистра бухгалтерских проводок, расчет сумм проводок.

- Работа с типовыми первичными документами, создание регистра (журнала) документов. В отличие от типовых операций первичные документы на основе типовых форм можно оформлять до совершения хозяйственной операции. После факта ее совершения выполняется «проведение» документа. Используется электронный документооборот для учетных функций системы управления.

В программах КСБУ, использующих типовые операции и шаблоны проводок для этих операций, осуществляется изменение состава типовых операций (добавление, удаление), модификация шаблонов проводок и настройка алгоритмов формирования сумм бухгалтерских проводок, а именно:

- Настройка корреспонденции бухгалтерских проводок на рабочий план счетов.

- Увязка дополнительных реквизитов проводки со справочниками аналитических счетов.

- Формирование стандартных текстов комментариев для бухгалтерских проводок.

Если в КСБУ ведется валютный учет, шаблон проводки содержит реквизиты кода вида валюты, валютного курса, на основании которых выполняется расчет валютной суммы проводки и хозяйственной операции. При этом в КСБУ должен вестись международный справочник видов валют, курсов валют. В некоторых системах обеспечена возможность независимого ведения курсов валют в справочнике курсов валюты и оформляемых документах или хозяйственных операциях. В первом случае автоматизирован пересчет сумм проводок при изменении курса валюты, во втором выполняется ручной режим редактирования.

2. Общая характеристика компьютерных систем бухгалтерского учета

2.1 Учетная политика организации

Компьютерная система бухгалтерского учета (КСБУ) должна обеспечивать выполнение всех функций и требований бухгалтерского учета. Основой бухгалтерского учета является учетная политика организации - совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. В учетной политике организаций утверждаются:

- Рабочий план счетов бухгалтерского учета.

- Формы документов, в том числе для внутренней бухгалтерской отчетности.

- Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

- Методы оценки активов и обязательств.

- Правила документооборота и технология обработки учетной информации.

- Порядок контроля совершения хозяйственных операций и др.

2.2 Модели учета

План счетов бухгалтерского учета - систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета. Стандартный план счетов бухгалтерского учета является основой для формирования рабочего плана счетов предприятия.

Для программной реализации алгоритмов бухгалтерского учета используются следующие признаки счетов:

- Тип сальдо для балансовых счетов.

- Периодичность, алгоритм закрытия счета (ежемесячно, ежеквартально, один раз в год).

- Валютный учет на счете.

- Структура кода счета.

- Принадлежность к группе, подгруппе счетов или разделу плана и т.п.

Компьютерные системы бухгалтерского учета позволяют использовать различные рабочие планы счетов, программным способом устанавливая между счетами различных планов соответствие. В бухгалтерские проводки включается признак «Вид плана счетов», соответствующий определенным моделям учета.

Бухгалтерский учет обеспечивает синтетический и аналитический учет. Синтетический учет - это обобщение данных об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях в стоимостном выражении.

Аналитический учет обеспечивает группировку информации внутри каждого синтетического счета в стоимостном или в натуральном выражении.

В компьютерных системах бухгалтерского учета аналитическим счетам соответствуют справочники, картотеки, реестры документов, учетные регистры. Вся учетная информация о хозяйственных операциях в виде бухгалтерских проводок представлена в базе данных. Для каждого синтетического счета, субсчета, аналитического счета вводится на начало первого учетного периода начальное сальдо.

2.3 Учетные регистры

Для регистрации и группировки учетных данных первичных документов служат регистры бухгалтерского учета. В неавтоматизированном варианте бухгалтерского учета учетные регистры представляют собой бумажные бланки определенной формы и структуры данных.

Для малых предприятий, занятых в материальной сфере производства, рекомендуется применять регистры журнально-ордерной формы счетоводства, а занятым торговлей и иной посреднической деятельностью - регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета, то есть ведомости учета, перечисленные далее:

- Основные средства, начисленных амортизационных отчислений -
форма В-1.

- Производственные запасы и товары, а также НДС, уплаченные по
ценностям - форма В-2.

- Затраты на производство - форма В-3.

- Денежные средства и фонды - форма В-4.

- Расчеты и прочие операции - форма В-5.

- Реализации - форма В-6 (оплата).

- Расчеты и прочие операции - форма В-6 (отгрузка).

- Расчеты с поставщиками - форма В-7.

- Оплата труда - форма В-8.

- Шахматная форма В-9.

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из бухгалтерских счетов. Сумма по операции записывается одновременно в двух ведомостях: по дебету и кредиту счета с указанием номера корреспондирующего счета. Остатки средств в ведомостях сверяются с данными первичных документов. Обобщение месячных итогов производится в шахматной ведомости по форме В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгалтерского баланса.

Регистр «Журнал Главная» Применяется на небольших по объему учетной работы предприятиях, с упрощенным планом счетов. Регистр «Журнал Главная», отражает учет по синтетическим счетам. На начало отчетного периода вводятся сальдо по счетам рабочего плана счетов. Каждый день в журнал вносятся обороты по дебету и кредиту корреспондирующих счетов с указанием документа-основания хозяйственной операции, составляется отчет по кассе («Кассовая книга»).

Аналитический учет ведется во вспомогательных книгах, открываемых для различных синтетических счетов или на карточках, ведомостях, создаваемых на основе следующих первичных документов:

- Ведомости учета зарплаты.

- Ведомости использования материалов.

- Ведомости основных средств (ОС).

- Ведомости операций по кассе и расчетному счету и т.п.

В конце учетного периода выводятся обороты по аналитическим счетам, по каждому синтетическому счету вычисляются обороты по дебету и кредиту, выводится конечное сальдо счета, которое сверяется с сальдо по аналитическим счетам. На основании полученных итогов составляется заключительный бухгалтерский баланс за период.

В отличие от регистра «Журнал Главная», в книге (журнале) хозяйственных операций каждая хозяйственная операция вводится в хронологическом порядке (рисунок 2.1). Операция отражается на бухгалтерских счетах путем ввода корреспонденции по счетам.

Рисунок 2.1 - Форма учетного регистра «Книга хозяйственных операций»

Операции в книге регистрируются на основании первичных документов. Регистр ведется длительное время (несколько учетных периодов - месяцев или лет), позволяет выполнять выборки по дебету / кредиту заданного счета, выводить общую сумму всех проводок за определенный период времени. Отдельно на основании документов формируются ведомости аналитического учета («Кассовая книга», «Ведомость заработной платы»).

Регистр «Журнал ордер / ведомость по счету» наиболее распространен (рисунок 2.2). Данные из первичных документов отражаются в определенных журналах ордерах (ЖО) и накопительных ведомостях. Все журналы составлены по кредитовому принципу, а ведомости - по дебетовому. Эти систематические регистры ведутся в течение одного месяца, после чего подсчитываются итоги оборотов в разрезе корреспондирующих счетов.

Рисунок 2.2 - Форма учетного регистра «Журнал Ордер»

Сводный учетный регистр «Главная книга» (рисунок 2.3) формируется на основе оборотов по счетам за месяц в журналах ордерах и ведомостях: кредитовые обороты счета переносятся одной итоговой суммой за месяц, дебетовые обороты собираются из различных журналов-ордеров и учитываются развернуто. Обороты по дебету каждого счета суммируются, выводится сальдо счета на конец месяца.

Рисунок 2.3 - Форма учетного регистра «Главная книга» (ЖО)

В компьютерном варианте учета данные регистры формируются как отчеты по базе данных бухгалтерских проводок.

Хронологические и систематические записи бухгалтерских учетных данных ведутся раздельно. Бухгалтерская проводка оформляется составлением мемориального ордера (МО) на каждую операцию или группу однотипных операций. По синтетическому счету открывается аналитический учет на карточках, а в МО указывается номер карточки для соответствующего счета проводки по операции. Документы-основания для составления проводки в МО прилагаются к ордеру, в котором указывается их количество, а сами МО регистрируются в специальном журнале с указанием номера МО, даты составления и суммы по операциям ордера. После этого МО регистрируются в «Главной книге». Для каждого синтетического счета выделяется отдельный лист, каждый МО отражается в Главной книге дважды - по дебету и кредиту корреспондирующих счетов (рисунок 2.4).

На основании итоговых данных «Главной книги» составляют оборотные ведомости по простой или шахматной форме.

Рисунок 2.4 - Форма учетного регистра «Главной книги» (МО)

Оборотно-сальдовая ведомость служит для обобщения отраженной на счетах учетной информации, проверки правильности записей бухгалтерских проводок и составления баланса. Оборотно-сальдовые ведомости могут составляться по синтетическим и аналитическим счетам, применяться в сочетании с другими учетными регистрами.

Для каждого счета за учетный период указывается начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту, вычисляется конечное сальдо. На основании оборотно-сальдовой ведомости строится бухгалтерский баланс.

Этот регистр представлен практически во всех компьютерных системах бухгалтерского учета, формируется как отчет по базе данных бухгалтерских проводок (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 - Форма учетного регистра «Оборотно-сальдовая ведомость»

2.4 Компьютерный вариант учетных регистров

Компьютерный учет должен соответствовать единой методологической основе бухгалтерского учета, обеспечивать:

- Ведение бухгалтерского учета на основе принципов двойной записи.

- Взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета.

- Сплошное отражение автоматизированным способом хозяйственных операций на основании первичных учетных документов.

- Сокращение трудозатрат на ведение учета.

- Контроль достоверности вводимых данных, целостности учетной информации.

- Формирование произвольных сводов, бухгалтерских отчетов автоматизированным способом.

В компьютерном варианте бухгалтерского учета может создаваться несколько взаимосвязанных учетных регистров:

- Бухгалтерских проводок.

- Хозяйственных операций.

- Первичных учетных документов.

Каждый такой регистр является базой данных (таблицей реляционной базы данных) определенной логической структуры.

Минимальный состав реквизитов регистра бухгалтерских проводок соответствует структуре данных регистра «Книга хозяйственных операций», но имеет расширение для связи со счетами аналитического учета и регистрами хозяйственных операций и документов-оснований:

- Дата (время) проводки.

- Код (идентификатор) документа (документо-строки) для проводки.

- Код (идентификатор) хозяйственной операции.

- Синтетический счет дебета.

- Синтетический счет кредита.

- Аналитические счета для дебетовой части проводки.

- Аналитические счета для кредитовой части проводки.

- Сумма проводки.

Для соблюдения жесткого хронологического порядка используется регистрация не только даты, но времени отражения в учете бухгалтерской проводки, поскольку это более точно отражает порядок их следования. В различных КСБУ может использоваться и более развитая структура данных учетного регистра бухгалтерских проводок. В частности, для аналитических счетов возможно отражение количественно-суммового учета (материальные ценности, ОС).

Регистр хозяйственных операций используется для автоматизации ввода первичных учетных данных, когда с хозяйственной операцией связан набор бухгалтерских проводок определенной корреспонденции счетов. При регистрации операции автоматически формируются бухгалтерские проводки, сумма проводки рассчитывается автоматически на основании суммы операции. Минимальный набор реквизитов учетного регистра хозяйственных операций:

- Дата (время) операции.

- Код вида операции.

- Код (идентификатор) хозяйственной операции.

- Код (идентификатор) документа операции.

- Сумма операции.

- Содержание операции.

Для первичных документов может быть создан отдельный учетный регистр бухгалтерских документов, содержащий минимальный набор реквизитов:

- Код вида типового документа.

- Номер документа.

- Дата (время) регистрации документа.

- Сумма по документу.

Если документ связан с формированием бухгалтерских проводок, одновременно с вводом сведений по документу создается набор проводок в регистре бухгалтерских проводок. Эти проводки имеют ссылку на код (идентификатор) документа. Суммы проводок рассчитываются автоматически на основании суммы документа. Возможна также связь документа с типовой хозяйственной операцией, которая, в свою очередь, формирует набор бухгалтерских проводок.

Связь учетных регистров (рисунок 2.6) предназначена для автоматизации формирования бухгалтерских проводок при вводе сведений об операции или документе. Эта связь дает возможность многократно редактировать операцию или документ и корректно изменять связанные с ними бухгалтерские проводки.

40

Рисунок 2.6 - Связь учетных регистров

Обработка информации учетных регистров выполняется при решении задач бухгалтерского учета, формировании отчетов. Результаты обработки представляются на машинном носителе в виде выборки данных, а также в виде машинограмм и видеограмм. Так, программным способом, на основании первичных учетных регистров могут быть сформированы все ранее рассмотренные формы учетных регистров в виде выходных отчетов.

2.5 Система документов

Система документов бухгалтерского учета включает первичные учетные и выходные отчетные документы. Согласно закону о бухгалтерском учете, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами. На основании первичных учетных документов и ведется бухгалтерский учет. Формы первичных учетных документов должны соответствовать альбомным формам унифицированных систем документации по учету:

- сельскохозяйственной продукции и сырья;

- труда и его оплаты;

- основных средств и нематериальных активов;

- материалов;

- малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

- работ в капитальном строительстве;

- работы строительных машин и механизмов;

- работ в автомобильном транспорте;

- результатов инвентаризации;

- кассовых операций;

- торговых операций.

В унифицированные форме по учету кассовых операций невозможно вносить дополнительные реквизиты при сохранении всех реквизитов унифицированных форм.

В бухгалтерском учете придается большое значение юридической силе документа. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы на оформление хозяйственных операций с денежными средствами подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

По возможности, первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции либо непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Все организации составляют на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую отчетность, которая состоит из следующих форм:

- Бухгалтерский баланс - форма 1.

- Отчет о прибылях и убытках - форма 2.

- Отчет об изменениях капитала - форма 3.

- Отчет о движении денежных средств - форма 4.

- Приложение к бухгалтерскому балансу - форма 5.

- Отчет о целевом использовании полученных средств - форма 6.

- Аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту).

- Пояснительная записка.

Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Министерством финансов Российской Федерации. Отчетным годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно. Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года. Годовая бухгалтерская отчетность предоставляется учредителям, участникам организации или собственникам имущества, территориальным органам государственной статистики по месту регистрации1. Квартальная бухгалтерская отчетность предоставляется в течение 30 дней по окончании квартала, годовая - в течение 90 дней по окончании года. Бухгалтерская отчетность должна быть публичной (в СМИ, брошюры, буклеты и другие издания).

На формах бухгалтерской отчетности обязательно наличие следующих реквизитов:

- Наименование составляющей части.

- Указание отчетной даты или отчетного периода, за который составлена бухгалтерская отчетность («на 200 г.», «за 200 г.»).

- Полное наименование организации.

- Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

- Государственные и муниципальные унитарные предприятия представляют бухгалтерскую отчетность органам, уполномоченным управлять государственным имуществом.

- Вид деятельности по ОКДП.

- Организационно-правовая форма / форма собственности по ОКОПФ и код собственности по ОКФС.

- Единица измерения числовых показателей по ОКЕИ (тыс. руб., млн. руб.).

- Полный почтовый адрес организации.

- Дата утверждения для годовой бухгалтерской отчетности.

- Дата отправки / принятия почтового отправления бухгалтерской отчетности или дата ее фактической передачи по принадлежности.

В условиях компьютерной системы бухгалтерского учета вышеназванные регламентированные требования к документам реализуются с соблюдением следующих требований:

- Информации первичных учетных документов с использованием Ввод электронных форм документов.

- Максимально возможное использование нормативно-справочной информации базы данных для сокращения затрат на ввод данных.

- Программный контроль достоверности и полноты ввода данных.

- Санкционированный доступ для ввода и редактирования первичных учетных данных.

- Формирование реестра первичных учетных данных и протокола внесения изменений.

Вся первичная учетная информация вводится в базу данных и обеспечивает решение учетных задач. В условиях компьютерных сетей удается существенно сократить время передачи документов на обработку. Отчетные документы являются результатом решения задач, при постановке которых определены требования к формам отчетных документов.

3. Компьютерные системы бухгалтерского учета на базе
1С: Предприятие

3.1 Типовые конфигурации программы 1С: Предприятие

История создания и развития программы 1С: Предприятие служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета: от простейшего АРМ, функционирующего в операционной системе MS-DOS, до создания развитой КСБУ масштаба среднего предприятия, соответствующей требованиям российских стандартов в области бухгалтерского учета и аудита Фирма «1С» ежегодно предоставляет на освидетельствование в ГНИВЦ МНС РФ свои программные средства, предназначенные для подготовки и передачи данных в налоговые органы. Программный продукт «1С: Предприятие» версии 7.7 получил сертификат РОСС RU.ME20.H00286 на соответствие требованиям к бухгалтерской и налоговой отчетности..

Для каждого режима существует свой круг пользователей. Так, в режиме конфигуратора работают проектировщики КСБУ, осуществляющие настройку и внедрение программы. Режим отладчика используется программистами, которые модифицируют существующие или создают новые программные модули. Режим предприятия обеспечивает эксплуатацию программы бухгалтерами, менеджерами склада, работниками отдела кадров. Режим монитора используется администратором системы.

Развитие 1С: Предприятие шло в двух направлениях:

- совершенствование инструментальных средств и создание новой оболочки системы;

- разработка типовых конфигураций предметных областей.

Сложилось сообщество «пользователей 1С: Предприятие», насчитывающее сотни тысяч человек, с одной стороны. С другой стороны, к сообществу фирм, связанных с созданием типовых конфигураций, внедрением, сопровождением, обучением пользователей программы, а также с продажей программы 1С: Предприятие принадлежат сотни фирм. Примеры «наполнения» метаданными оболочки 1С: Предприятие приведены в таблице 1.

По классификации компьютерных бухгалтерских систем эта программа традиционно относится к категории бухгалтерских конструкторов, а также комплексных бухгалтерских систем. По составу функций системы управления ее можно отнести к классу информационных систем предприятия.

Таблица 1 - Примеры конфигурации «1С: Предприятие»

Страницы: 1, 2