Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования

Стабильное увеличение объема исходящих и внутренних документов связано, прежде всего, с расширением организационной структуры хозяйства за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов.

3.2 Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве

Документы, поступившие, в УО СПК «Путришки» начинают свой путь к исполнению с секретаря. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов.

Движение входящих документов происходит в следующей последовательности: прием и первоначальная обработка, регистрация, рассмотрение руководством, доставка документов, непосредственное исполнение или использование документов, распределение документов по тематическим комплексам. Регистрация входящей корреспонденции ведется секретарем в журнале регистрации (приложение Ж). В форме журнала записывается входящий номер, номер и дата поступившего документа, наименование организации, краткое содержание документа.

Если на конвертах есть пометка «лично», то конверты не вскрываются и отметка о поступлении ставится на конверте. В регистрационном штампе указывается дата поступления и порядковый номер документа.

При первоначальной обработке документы рассортировываются на регистрируемые и нерегистрируемые. Документы могут, помимо секретаря, регистрироваться и другими подразделениями хозяйства. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, разнарядки - в технических отделах и службах материально-технического обеспечения.

Некоторые виды входящей корреспонденции не регистрируются. В эту группу входят: документы не требующие ответа (поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения и т.п.). Например, письмо Института повышения квалификации и переподготовки кадров информирующее о программе занятий по программе «Повышение квалификации ответственных за безопасную эксплуатацию потребительских электроустановок» было направлено в отдел кадров хозяйства без предварительного проставления входящего номера (приложение З).

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.

Недостатком в работе с документами является то, что секретарь УО СПК «Путришки» не производит предварительное рассмотрение поступивших документов, с целью их распределения, отсеивания документов не требующих обязательного рассмотрения руководством, установления подразделения или лица, которым может быть направлен документ без резолюции председателя хозяйства. Все документы отправляются в адрес председателя УО СПК «Путришки» на рассмотрение, что вызывает «залеживание» документов, их скопление, особенно в периоды, когда председатель находитсяв командировке или не имеет времени для их рассмотрения. Документы передаются председателю в день поступления в УО СПК «Путришки».

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются председателю УО СПК «Путришки». После наложения резолюции, документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Подготовка исходящих и внутренних документов начинается с составления его проекта, который затем передается секретарю для печатания.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри хозяйства (приложение И). Из приложения И, например, видно, что письмо начальнику инспекции Министерства по налогам и сборам по Гродненскому району с просьбой произвести зачет предоплаты по налогу на добавочную стоимость в уплату Единого налога для производства сельскохозяйственной продукции исполнитель согласовывает с и.о. главного бухгалтера и подписывает у председателя хозяйства. На письме проставляется номер исходящего документа и дата его регистрации в хозяйстве.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Председатель УО СПК «Путришки» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

Много времени в УО СПК «Путришки» отнимает операция согласования проекта. Процесс затягивается еще больше при наличии исправлений. Нередко отправление подготовленных документов откладывается из-за задержки их подписания. Это происходит потому, что все исходящие документы подписывает только председатель.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается секретарю на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов" (приложение К). В форме журнала записывается исходящий номер и дата отправляемого документа, наименование организации в которую отправляется письмо, краткое содержание документа и ФИО исполнителя.

После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера номер фиксируется рукописным способом на обоих экземплярах.

Например: 24 февраля 2009 г. №1-6/134

Отправка исходящих документов осуществляется секретарем УО СПК «Путришки». Секретарь сортирует отправляемую корреспонденцию по адресам и видам почтовых отправлений, проставляет адреса на конвертах, складывает документы и кладет в конверты, заклеивает и определяет стоимость отправления. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Порядок прохождения исходящих документов в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 3.2.

Из таблицы 3.2 видно, что перемещение документов, исходящих из хозяйства, осуществляется не по самому короткому пути, есть возвратные петли и перемещения, что замедляет их движение и нарушает принцип прямоточности.

Таблица 3.2. - Оперограмма движения исходящих документов

- движение документов, подписываемых председателем УО СПК «Путришки»

- движение документов, подписываемых руководителями подразделений

Таблица 3.3. - Динамика количества исходящей корреспонденции УО СПК «Путришки»

Так, в 2008 г. в хозяйстве зарегистрировано 1080 исходящих документов, что на 21,5 % больше, чем в 2006 г.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах УО СПК «Путришки».

Внутренние документы хозяйства по формам и назначению можно разделить на три группы:

- организационные документы, которые регламентируют деятельность хозяйства (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- распорядительные документы, издаваемые председателем, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются председателем хозяйства и регистрируются в отделе кадров или в юридической службе, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения хозяйства, а в необходимых случаях -- за его пределы.

Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям хозяйства, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола (приложение Л).

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части: констатирующею и предлагающею.

В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Оформление этого вида документа зависит от адресата.

Докладные записки могут быть двух видов: внешние и внутренние.

Внешняя докладная записка, подписываемая руководством, печатается на общем бланке с заполнением следующих реквизитов: дата; индекс; место составления или издания; заголовок к тексту; адресат; текст; подпись.

Внутренняя докладная записка, адресуемая руководству, подписываемая ее составителем или руководителем структурного подразделения, печатается на стандартном листе бумаги. Машинописным способом воспроизводится реквизиты бланка: наименование структурного подразделения; вид документа (докладная записка); дата. [20, с. 22]

Например, в адрес председателя УО СПК «Путришки» поступила докладная записка от механика отделения Путришки Хотима В.И. В докладной записке до сведения председателя доводится информация об отсутствии механизатора отделения Путришки Семашко В.А. на рабочем месте без уважительных причин. Председатель, рассмотрев докладную записку, наложил резолюцию «На правление». По результатам рассмотрения докладной записки на правлении механизатору Семашко В.А. объявлен выговор (приложение М).

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

1) с информацией о фактах и событиях служебного характера;

2) учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.

Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности и т.п.

Например, справка, выданная Трекало В.М. (таб. № 2711) о заработке за период с января по июль 2009 г. в которой указана начисленная среднемесячная заработная плата работника УО СПК «Путришки» (приложение Н).

Распоряжение по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы УО СПК «Путришки» и т.п.

Проекты распоряжений подготавливаются специалистами хозяйства, согласовываются с главным, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются председателем.

Подписанное председателем распоряжение регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Распоряжения по основной деятельности оформляются на бланке предприятия.

Текст распоряжения состоит из двух частей:

констатирующей;

распорядительной.

Распоряжение издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе распоряжение может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Распоряжение является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления УО СПК «Путришки». Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации хозяйства или его структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни хозяйства, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством распоряжения председатель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Распоряжение обязательно для всех работников УО СПК «Путришки». Все распорядительные документы строго соответствуют закону, ни один из них не содержит положений, противоречащих закону.

Проект распоряжения, визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультантом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми службами.

Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям. Распоряжения подписываются руководителем или его заместителем.

Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе. Например, распоряжением УО СПК «Путришки» в связи с болезнью председателя обязанности и право подписи на документах возложено на заместителя председателя по производству. В распоряжении указан конкретный срок, когда оно вступает в силу (приложение О).

В организации документооборота УО СПК «Путришки» имеется ряд нерешенных вопросов, препятствующих совершенствованию управленческого труда. Вследствие того, что порядок движения дел в хозяйстве продуман недостаточно, многие документы проходят далеко не самый прямой и короткий путь, некоторые операции с ними дублируются, а некоторые из них при более тщательном рассмотрении вообще оказываются ненужными. О несовершенстве организации документооборота говорит хотя бы тот факт, что время ожидания документом своего рассмотрения нередко во много раз превышает время работы с ним, занимая большую часть от общего срока исполнения. Например, запрос Ленинского отдела Департамента охраны г. Гродно послан 14 августа, а ответ на него хозяйством только 21 августа (приложение Е), т.е. 6 дней письмо, ответ на которое состоит из четырех строк, находилось на рассмотрении и исполнении.

3.3 Контроль исполнения документов. Составление номенклатуры дел

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в

УО СПК «Путришки» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 3.1).

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют председатель УО СПК «Путришки», руководители подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается секретаря хозяйства.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования председателя УО СПК «Путришки».

Рисунок 3.1. Контроль исполнения документов в УО СПК «Путришки» [12, с. 4]

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Например, бухгалтерский баланс за год предоставляется хозяйством в Управление по сельскому хозяйству Гродненского райисполкома по истечению одного месяца после отчетного периода (приложение П).

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом хозяйства или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело").

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Номенклатура дел -- систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в хозяйстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.

При составлении номенклатуры дел учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о подразделениях хозяйства, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел включены такие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование подразделения;

- название вида документа;

- место составления;

- на какой год;

- название разделов;

- гриф утверждения;

- гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная в УО СПК «Путришки», представлена в приложении Р.

На основании вышеизложенного можно заключить, что хозяйственное управление УО СПК «Путришки» нуждается в постоянном совершенствовании. Этот процесс закономерный. Он обусловлен динамизмом самого сельскохозяйственного производства. Чрезвычайно сложную и тонкую сеть новых организационных отношений нужно не только наладить, но и планомерно развивать в соответствии с меняющимися условиями и задачами.

Сегодня, когда совершенствование системы управления становится важнейшим фактором ускоренного развития народного хозяйства, труд работников этой сферы должен быть на высоте поставленных задач. Следовательно, необходима тщательная работа по совершенствованию всей документации.

Эффективная работа аппарата управления УО СПК «Путришки» неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками не обходится без документирования.

3.4 Мероприятия по совершенствованию делопроизводства

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, можно выделить две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в хозяйстве: создание моделей хозяйственного документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. [5, с. 98]

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6