Автоматизированные системы контроля за исполнением

В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.

1.10.2. Модули системы

Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

С помощью модуля «Дизайнер форм» администратор может настроить поля регистрационной карточки. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документы с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.

Модуль «Дизайнер маршрутов». Здесь прописываются типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.

Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.

Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль «Архивариус».

1.11 PayDox, разработчик - компания Interface Ltd.

PayDox [8, 32] - система управления корпоративными документами. Система имеет расширенные возмож-ности в части работы с финансовыми, платежными документами, что делает ее особенно удобной в орга-низациях банковской, торговой сферы, для промыш-ленных предприятий и аналогичных организаций.

Разработчик программы, компания Interface Ltd. выделяет ее основные возможности и преимущества:

- согласование, утверждение и контроль ис-полнения документов, создание резолюций;

- ознакомление с документами сотрудников, ав-томатические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел;

- ведение всей истории работы с документами;

- интеграция с MS Office, интеграция с сущест-вующими на предприятии приложениями, соз-дание произвольной отчетности, использова-ние простых стандартных средств настройки и программирования;

- безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-бра-узер, по электронной почте и SMS;

- средства групповой работы с документами и проектами;

- работа с платежными документами, ведение ба-лансов по договорам и платежам, ведение пла-тежного статуса документов, ведение счетов;

- календарное планирование;

- простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота наст-ройки системы на новые виды документов.

Разработчики системы подчеркивают, что кро-ме собственно функциональности Управления До-кументами (Document Management, DM, электрон-ный документооборот) и Управления Бизнес-Про-цессами (Business Process Management, BPM) важ-нейшим современным требованием к таким систе-мам является наличие в них функциональности Уп-равления Записями (Records Management, RM). Данная функциональность позволяет любому кор-поративному документу или (в более широком смысле) любому требующему учета факту либо со-бытию поставить в соответствие запись (набор ин-формационных реквизитов) в корпоративной базе данных и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчет-ности. Система PayDox позволяет сочетать функци-ональность системы автоматизации делопроизво-дства и системы управления информацией.

Программа построена полностью на Интернет-технологиях. Развитые встроенные средства за-щиты данных обеспечивают безопасность рабо-ты. Работа с программой осуществляется через web-браузер, например Internet Explorer, который имеется на каждом компьютере. Практически поль-зователям не надо осваивать новую программу, новый интерфейс - они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.

Особенностью системы является развитая ин-теграция с документами MS Office - MS Word и MS Excel. Работа программы строится на исполь-зовании шаблонов документов, в которые авто-матически вставляются необходимые сведения из баз данных. Так, например, регистрационная карточка документа может как просматриваться в стандартном для программы окне Web-браузе-ра, так и быть получена в привычном пользовате-лю виде в формате файла MS Word или MS Excel, при этом реквизиты из карточки документа могут «на лету» подставляться в вызываемый файл MS Word или Excel.

Документы и данные хранятся централизован-но на сервере, где, собственно, и устанавливает-ся сама программа. А поскольку установки прог-раммы непосредственно на рабочие места сот-рудников не требуется, это существенно упро-щает настройку и дальнейшее администрирова-ние системы.

В программе активно используются всплываю-щие подсказки, что ускоряет знакомство с программой и ее использование. Web-интерфейс значительно упроща-ет настройку, которая обязательно потребуется. Так, в типовой версии стандартно отсутствует на первой странице кнопка регистрации нового документа, что несколько затрудняет процесс регистрации. Пользователю необходимо зайти в подраздел в соответствии с видом документа и нажать кнопку «Создать», находящуюся на правом поле. В то же время регистрационная карточка построена достаточно логично, снабжена подсказками. Многие поля снабжены кнопками, позволяющими вызвать дополнительное окно справочников. Правда, не все в программе оче-видно для специалистов, привыкших к традицион-ной делопроизводственной терминологии, напри-мер, виды документов попали у разработчиков в справочник «Категории».

Интересно реализовано присвоение документу регистрационного номера. Система не присваива-ет номер документу автоматически, а при нажатии кнопки «Получить номер» открывается окно, в кото-ром указываются последние по времени введен-ные номера документов, и на основании этой ин-формации сотрудник сам присваивает документу очередной номер. Правда, следует отметить, что в больших организациях при параллельной регист-рации документов несколькими сотрудниками это может вызывать проблемы и необходимость исп-равления регистрационного номера. Поддержива-ется автоматическая генерация буквенно-цифро-вых индексов, которые могут отражать вид доку-мента, индекс структурного подразделения и т.п.

В целом работа с системой организована дос-таточно просто. Слева в основном меню (списке) находятся основные группы документов и опера-ции с ними: «Виды деятельности», «Документы», «Отчеты», «Регистрация», «Бизнес-процессы», «Справочники». Раскрыв меню «Документы», мож-но выбрать конкретный вид документа. В верхней части окна постоянно находится система поиска, позволяющая быстро отобрать необходимые документы по хронологическому признаку (за месяц или квартал, на конкретную дату, произвольный временной интервал, в соответствии со статусом документа в системе (исполненные, не-исполненные, просроченные)). Ниже основ-ную часть экрана занимает собственно список отобранных документов.

Для организации движения документов (уве-домления о поступлении документа на согласова-ние (утверждение) может использоваться элект-ронная почта.

В целом программа, безусловно, интересная и заслуживает внимания при решении вопроса ав-томатизации делопроизводства и работы с доку-ментами в организации в целом. Особенно полез-ной она может оказаться для организаций, терри-ториально разделенных, имеющих филиалы или потребность в организации удаленного доступа сотрудников к документам. Кроме того, расши-ренная функциональность системы позволит ав-томатизировать не только чисто делопроизвод-ственные функции, процессы информационно-документационного обслуживания сферы управ-ления, но и многие другие сферы работы.

1.12. ESCOM.DOC v.1.5, разработчик - ЗАО «Евроменеджмент»

Автоматизированная система электронного документооборота и процессного управления ESCOM.DOC v.1.5 [24] - готовое и высокоэффективное решение для автоматизации потоков документов и контроля исполнения документов, заданий и поручений.

Система обладает универсальными и простыми в использовании средствами настройки и конфигурирования, которые позволяют специалистам IT служб и служб делопроизводства предприятия самостоятельной осуществлять адаптацию и масштабирование системы.

Система ESCOM.DOC обеспечивает:

- автоматизацию документооборота и делопроизводства;

- маршрутизацию документов и управление маршрутами;

- универсальное разграничение прав доступа пользователей (ролей);

- онлайновый мониторинг контроля исполнения документов и поручений;

- совместную работу с документами в единой базе данных всех подразделений компании;

- универсальную настройку объектов документооборота и создание новых объектов (типов документов, форм, маршрутов, прав доступа, типов справочников, ролей, отчетов, бланков, журналов);

- своевременное информирование участников документооборота о событиях;

- обмен мгновенными сообщениями между пользователями системы;

- интеграцию с электронной почтой и учетными системами;

- интеграцию с электронно-цифровой подписью и электронными ключами;

- интеграцию с мультимедийным и сканирующим оборудованием;

- полнофункциональную работу с системой через сеть Интернет по низкоскоростным каналам;

- неограниченное подключение удаленных пользователей и подразделений;

- единый интерфейс при работе в офисе, дома и в командировке;

- оперативное отслеживание статусов и исполнения документов и поручений, в том числе и в удаленных подразделениях;

- автоматическое ведение истории работы с документами, заданиями;

- контекстный и полнотекстовый поиск информации и документов;

- поддержка штатного расписания и всех необходимых справочников;

- штрихкодирование документов.

Система предназначена для использования руководителями предприятия, менеджерами, секретарями, делопроизводителями, рядовыми сотрудниками - всеми, кто так или иначе вовлечен в процессы документооборота предприятия.

Система обеспечивает работу через Интернет и особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющих удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом.

С помощью ESCOM.DOC можно в несколько раз повысить управляемость компанией, сделать процессы документооборота прозрачными и управляемыми.

Система позволяет сократить сроки внедрения и быстро приступить к работе с документами:

- поставка с набором готовых документов и маршрутов (приказы, служебные записки, письма);

- простота в использовании, универсальный, удобный и легкий в освоении интерфейс;

- подробная документация, инструкции;

- простая и удобная инсталляция;

- автоматическое обновление версий.

Система ESCOM.DOC обладает низкой совокупной стоимостью владения:

1. Простое администрирование и настройка, возможность самостоятельной адаптации.

2. Легкость в освоении персоналом.

3. Автоматическое обновление версий.

Система ESCOM.DOC может поставляться в коробочном варианте или в адаптированном к специфике заказчика виде.

2. Сравнительная характеристика основных автоматизированных

систем контроля за исполнением

Активная компьютеризация предприятий создает возможности для ведения делопроизводства в самых различных областях. Масса новых программных продуктов, локальные сети в совокупности с возможностями сети Internet позволяют значительно повысить эффективность процессов делопроизводства.

На сегодня в нашей стране представлен широкий спектр систем, сравним несколько наиболее популярных:

- CompanyMedia;

- LanDocs;

- Optima Workflow;

- БОСС-Референт;

- ДЕЛО.

Сравнительные характеристики системГлик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73 , приведенные в таблице 1 (прил.2), определялись на основе статей открытой печати по компьютерной тематике, материалов конференций, выставок и семинаров, рекламных документов фирм-производителей. Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства.

Таким образом, из исследуемых систем можно выделить автоматизированную систему CompanyMedia, как наиболее оптимальную для организации учета, контроля за исполнением документов. Наименее подходящей для этих целей можно выделить систему Documentum, поскольку по сути данную систему надо было бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, но мощная рекламная политика компании-разработчика поставила эту систему в один ряд с другими исследуемыми системами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного нами исследования по теме «Автоматизированные системы контроля за исполнением» были получены следующие выводы:

1. Актуальность темы данного исследования очевидна: на сегодняшний день отмечен рост интереса к автоматизированным системам контроля.

3. Рынок программного обеспечения для автоматизации процессов делопроизводства представлен как отечественными, так и зарубежными продуктами.

4. Автоматизированные системы отвечают основным требованиям, предъявляемым к программам для ведения делопроизводства.

5. Программное обеспечение, предназначенное для контроля за исполнением документов, разработанное в России, удовлетворяет специфике российского делопроизводства.

6. Гипотезы курсовой работы подтвердились в результате исследования темы «Автоматизированные системы контроля за исполнением».

ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

1. Большакова Н.И., Пинигина Т.М. Секретарское дело. -- Ростов н/Д: «Феникс», 2001. -- 352 с.

2. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Лариса Михайловна Вялова. -- М.: Издательский центр «Академия», 2003.- 176 с.

3. Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. 2006. №10. С. 17-22.

4. Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73.

5. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. по-собие для сред. проф. образования / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Ака-демия», 2005. - 176 с.

6. Желтова Н.Э. Регистрация и контроль исполнения документов в ЗАО «ЗРЭПС» (опыт работы). Делопроизводство. 2005. №2.

7. Кочеткова Полина. CompanyMedia - система электронного документооборота. Делопроизводство. 2006. №1.

8. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.

9. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 1996. №4. С. 58-65.

10. Кузнецова Т. В., Степанов Е, А., Филиппов Н, Г. Делопроизводство и техническая документа-ция: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. -- М: Высш. шк, 1991. --159 с.

11. Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Секретарское дело. 2006. №11. С. 41-45.

12. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2005. № 2. С.23-27.

13. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. 2005. №4. С. 58-60

14. Секретарское дело /Авт.-сост. И. Н. Кузнецов.-- М.: ACT; Мн.: Харвест, 2005.-- 480 с.

15. Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами // Секретарское дело. 2006. №7. С. 29-37.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Автоматизированная система контроля исполнения

документов и поручений

Рисунок 1. Схема работы АСКИД

Рисунок 2. Жизненный цикл поручения

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Сравнительные характеристики систем

автоматизации делопроизводства

Таблица 1

Таблица сравнительных характеристик систем автоматизации делопроизводства

Страницы: 1, 2, 3