Автоматизированные системы контроля за исполнением

Автоматизированные системы контроля за исполнением

2

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВНИЮ

ФИЛИАЛ ГОУ ВПО «ИГУ» В Г. БРАТСКЕ

Кафедра общегуманитарных дисциплин

Курсовая работа

По дисциплине: Организация и технология ДОУ

Тема: АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ

ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

Братск 2007

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1 Автоматизированные системы

1.1 АСКИД

1.2 CompanyMedia

1.3 БОСС-Референт

1.4 Optima Workflow

1.5 Documentum

1.6 LanDocs

1.7 ДЕЛО

1.8 АС-Архив

1.9 Гран-Док

1.9.1 Гран-Док - Lite

1.9.2 Гран-Док - сетевая версия

1.9.3 Гран-Док - корпоративная версия

1.10 ЕВФРАТ-Документооборот v.12

1.10.1 Организация работы в системе

1.10.2 Модули системы

1.11 PayDox

1.12 ESCOM.DOC v.1.5

2 Сравнительная характеристика основных автоматизированных систем контроля за исполнением

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЛИТЕРАТУРА

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение уп-равления совершенно не развито или используется в луч-шем случае только наполовину.

Между тем, работа с документацией была и остаётся одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И орга-низация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых ре-шений. Как повысить эффективность работы с документами? Как уско-рить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по до-кументам, процедуры согласования документов, процессы информиро-вания и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить еди-ное информационное пространство для организаций, имеющих филиа-лы, дочерние предприятия, представительства

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных техноло-гий традиционная схема управления документооборотом уже не справля-ется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.

В любой, даже самой дис-циплинированной, организации при ведении классического бу-мажного делопроизводства, как правило, через некоторое вре-мя начинают возникать пробле-мы. В качестве примера можно привести всем известные и оче-видные ситуации: потеря посту-пивших документов, неотправ-ленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отп-равленные документы, отсут-ствие на договоре, подписан-ным руководителем и привед-шего к значительным убыткам, виз ответственного исполните-ля, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и не-разберихе, как следствие - к невозможности решения управ-ленческих задач.

Существенный путь решения - автоматизация делопроизво-дства и документооборота ком-пании путем внедрения полно-ценной информационной систе-мы документационного обеспе-чения управления.

Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для авто-матизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и сни-жают вероятность всевозможных ошибок.

Цель данного исследования - изучить программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов делопроизводства.

Объект исследования - автоматизированные системы, осуществляющие контроль за исполнением документов, а также системы, включающие в себя эту функцию.

Приступая к работе над курсовым проектом, мы полагали, что:

- предлагаемые программные продукты соответствуют современным требованиям к ведению делопроизводства;

- отечественные разработки более удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства, чем зарубежные аналоги программного обеспечения.

Задачи исследования: анализ учебной литературы, периодических изданий по проблеме автоматизации делопроизводства.

В выборочную совокупность вошли журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело», а также были изучены учебники для высших учебных заведений и учреждений начального и профессионального образования.

Курсовая работа по теме «Автоматизированные системы контроля за исполнением» общим количеством страниц 46, приложений - 2 на шести страницах, рисунков - 2, таблиц -1, объем списка источников и литературы - 31.

1. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

Рынок систем уп-равления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителя-ми. Отечественный софт луч-шим образом учитывает специ-фику российского документо-оборота, нежели программное обеспечение иностранных про-изводителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько дру-гих принципах построения за-падного документооборота, а так же в многообразии сущест-вующих стандартов в различных странах [4].

Автоматизация документо-оборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дис-циплину, что осуществляется за счет улучшения контроля испол-нения поручений по документам. Эффективная система уведом-лений и напоминаний заранее предупреждает всех должност-ных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко соста-вить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.

Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сот-рудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автома-тическая генерация номера, подстановка текущей даты, ис-пользование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнени-ем реквизитов документов. Средствами системы осущес-твляется мгновенный поиск до-кументов, вместе со всеми вло-жениями и связками, и поруче-ний по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с зада-нием списка или диапазона зна-чений, логических условий. Воз-можно формирование индиви-дуальных маршрутов прохожде-ния документов.

Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьюте-ра, подключенного к сети Internet. Архивное хранение доку-ментов позволяет организовать Единое информационное прост-ранство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информа-цию по всем запрашиваемым данным.

Документационное обес-печение управления охватывает три основ-ные задачи применительно к системам автоматизации:

- документирование (т.е. под-готовка, оформление, согла-сование и изготовление до-кументов);

- организация документообо-рота (обеспечение движе-ния, поиска, хранения и ис-пользования документов);

- систематизация архивного хранения (определение пра-вил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия ре-шений, секретность).

Автоматизированная система элект-ронного документооборота обя-зана, в частности, иметь следу-ющие характеристики:

- после регистрации инфор-мационного материала в ка-честве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или унич-тожить документ;

- документу устанавливает-ся срок хранения, соответ-ствующий требованиям за-конодательства и контро-лирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограмми-ровать» все встречающие-ся в отечественных норма-тивных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение задан-ного отрезка времени, до определенного наступле-ния события, комбиниро-ванные, и т.д.);

- система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные до-кументы могут только специ-ально уполномоченными ли-ца - сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе цен-ности и уничтожению доку-ментов с истекшими срока-ми хранения.

Рассмотрим подробно некоторые автоматизированные системы, разработанные для решения задач делопроизводства.

1.1. АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов и поручений) 1.0, разработчик - компания БИНИКОМ

Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД [16] организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:

Руководителям:

- создавать (регистрировать) новые карточки документов,

- создавать (регистрировать) новые поручения,

- отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,

- контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,

- контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,

- осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений,

- фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),

- осуществлять поиск поручений по различным критериям,

- просматривать архив выполненных и закрытых поручений,

- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение,

- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям,

- просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

Исполнителям:

- получать новые поручения от руководства,

- контролировать сводное состояние своих текущих поручений,

- осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,

- фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя),

- осуществлять поиск своих поручений по различным критериям,

- просматривать архив выполненных поручений,

- выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,

- выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.

Преимущества АСКИД:

1. Многоуровневая вертикальная система сквозного контроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства (рис.1 прил.1).

2. Легкость внедрения: система проста в освоении и не требует специального обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer.

3. Гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или менеджера могут быть определены свои виды документов и категории поручений

4. Обмен информацией: система позволяет вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения, как между руководителем и исполнителями, так и исполнителям между собой с помощью встроенных инструментов (рис.2 прил.1).

1.2. CompanyMedia, разработчик - компания АйТи

Система CompanyMedia [7, 15] состоит из нескольких программных продуктов, которые можно использо-вать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронно-го документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производ-ственно-хозяйственной деятельности. Она обеспечи-вает решение таких ключевых задач, как:

- подготовка документов по личным и общим шаблонам, созданным пользователем, согла-сование и передача документов на регистра-цию;

- регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспон-денции, внутренних служебных документов, договоров, организационно-распорядитель-ных документов и документов произвольной формы, необходимой клиенту;

- планирование, подготовка и проведение засе-даний, а также контроль исполнения принятых решений;

- создание по всем видам документов поруче-ний, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

- автоматическая доставка электронных доку-ментов исполнителям;

- постоянный контроль исполнения документов и резолюций, осуществление обратной связи между инициатором задания и исполнителем;

- подготовка договоров, согласование, визиро-вание, хранение их актуального реестра;

- создание списка штатных сотрудников, анкет и личных дел, комплексное управление персо-налом;

- сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов до-кументов.

Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в органи-зации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства[1, 5].

CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекатель-ными и для небольших организаций.

Необходимо отметить, что CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандар-тами в области делопроизводства [11, 15, 31]. При ее разработ-ке проводились консультации со специалистами Все-российского НИИ документоведения и архивного де-ла (ВНИИДАД).

CompanyMedia имеет четыре сертификата качест-ва Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».

Преимущества организации электронного доку-ментооборота на основе CompanyMedia по сравне-нию с традиционным документооборотом очевидны:

- сотрудники пользуются едиными базами дан-ных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;

- с помощью системы электронного документо-оборота удобно контролировать исполнение документа;

- руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;

- система вовремя сообщает о сроках исполне-ния документа/поручения, автоматически соз-давая документ-напоминание.

1.3. БОСС-Референт, разработчик - компания АйТи

Система БОСС-Референт [22] разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства [21]. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…» [4, С. 55]

Главными результатами внедрения системы являются:

- повышение управляемости организации;

- новый уровень исполнительской дисциплины;

- поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия;

- повышение скорости принятия решений;

- создание условий для обмена знаниями и информацией;

- совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт [15]:

Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду достоинств, в числе которых:

- средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;

- поддержка сложных маршрутов согласования документов;

- развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика;

- надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ;

- наличие средств защиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;

- простота освоения пользователями;

- успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

1.4. Optima Workflow, разработчик - компания Оптима

Система Optima Workflow [15] предназначена для управления процессами создания, обработки, ти-ражирования и хранения документов или иных ин-формационных объектов, а также для автоматиза-ции основных процедур современного делопроиз-водства и организации документооборота. В сос-тав системы Optima Workflow входят пять програм-мных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос-ти от методов организации процессов документо-оборота и создания рабочих мест пользователей.

Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

- централизованное хранение документов в электронном виде;

- формализацию процедур создания и обработ-ки документов;

- наличие case-подобного графического редак-тора для описания процессов движения доку-ментов и технологических операций на этапе работы с ними;

- единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

Конт-роль за исполнением документа [1, 10, 14] реализован следующим образом: созда-ется специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только оз-накомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рас-сылается в адрес всех упомянутых в докумен-те контролеров, исполнителей и соисполните-лей. Уведомления рассылаются по электрон-ной почте MS Outlook/Exchange.

Система Optima Workflow содержит инструмен-ты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обра-ботки, настраиваемые на специфику организа-ции, и не предлагает каких-либо стандартных про-цедур.

Информации о наличии сертификата соответ-ствия ГСДОУ нет.

1.5. Documentum, разработчик - компания Documentum Servicies

Система Documentum [15] по функционалу и стоимости можно сравнить с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти систе-мы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота.

Documentum обладает следующими возмож-ностями:

- масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возмож-ность подключения мобильных пользователей;

- уведомления и поручения рассылаются с по-мощью механизма электронной почты;

- поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавли-вает одну версию программного обеспечения, но может применять раз-личные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позво-ляет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реа-лизована совместно с компанией ПРОМТ;

- сервисы генерации аудиторского следа (т.е. наблюдения за действиями пользователей);

- управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических ре-дакторов;

- управление мультимедиа-данными - извлече-ние информации из неструктурированных дан-ных, например, текста из изображения;

- печать с поддержкой цифровых водяных зна-ков и временных меток;

- потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

Система разработана за рубежом, на российском рынке представлена с 2000 года и российских клиентов пока немного. Система Documentum является системой управления, а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. Фактически из систем электронного документо-оборота Documentum является самой дорогой ориентирована на очень крупные внедрения.

1.6. LanDocs, разработчик - компания Ланит

Система LanDocs [15, 29] предназначена для автома-тизации процессов управления документами, до-кументооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного про-филя и масштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (прог-раммное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию ва-риант (базовый набор CASE-моделей, специали-зированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обуче-ние пользователей, разработчиков и специалис-тов группы поддержки).

Основные параметры системы:

1) ввод, регистрация, рассылка, отправка зада-ний, контроль;

2) настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.

Программный комплекс LanDocs позволяет реа-лизовать в автоматизированном режиме следую-щее множество операций по работе с документами:

1. Регистрацию входящих, внутренних и исходя-щих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраня-ет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука.

2. Рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с по-мощью механизма электронной почты;

3. Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука).

4. Контроль за прохождением и исполнением до-кументов и поручений. Система LanDocs обес-печивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет воз-можность отслеживать движение каждого до-кумента по исполнителям. Контроль версий до-кумента осуществляется с помощью механиз-ма контрольных карточек. Все данные о заре-гистрированных документах и ходе их исполне-ния могут быть отпечатаны в виде отчетов.

5. Поиск документов с возможностью сохране-ния поисковых запросов, просмотр и редакти-рование документов.

Страницы: 1, 2, 3