Автоматизацированное управления предприятием.

Автоматизацированное управления предприятием.

Автоматизация управления предприятием.

Содержание

* Содержание

* Введение

* Анализ проблемы (основная часть)

* Пути совершенствования (рационализации или развития) исследуемой

проблемы

* Библиография

Введение

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой

улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение

бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности

получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов.

Единственным способом реализации подобных задач является внедрение

автоматизированной системы, выполняющие вышеуказанные функции. Однако в

настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы

наталкивается на существенные сложности, связанные с отсутствием на рынке

адекватного предложения.

В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью

решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди

основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить

следующие:

* Большое количество процессов, в которых задействован руководитель,

исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного

исполнителя, контролера.

* Огромное количество документов, которые требуют согласования,

уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.

* Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и

отслеживание взятых на себя обязательств.

* Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для

принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии

решений, контроль исполнения решений, рациональное использование

накопленной информации и предыдущего опыта.

Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время

все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого

уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес процессов

и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему

моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных

систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач

подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем

сталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе

программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства

для реализации задач данного класса.

В отличии от традиционного программного обеспечения - систем

ориентированных на автоматизацию конкретных участков бизнеса (бухгалтерия,

складской учет, кадры и пр.) системы автоматизации документооборота

предлагают решение задач менее очевидных и более комплексных. По сути дела

внедрение системы автоматизации документооборота затрагивает все уровни

управления компании и призвано изменить способы управления. Сложность

данной задачи, как правило, недооценивается руководством компании. На

рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики программного

обеспечения пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на

практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным

сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость

проекта. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню

сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену. Однако

опыт практических внедрений показывает, что подобное половинчатое

внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному охлаждению

руководства компании к этой теме.

Объем рынка документооборота оценить в настоящее время достаточно сложно,

но очевидно, что в ближайшее время с потребностью в автоматизации

документооборота столкнутся практически все более или менее крупные

предприятия и госучреждения, задумывающиеся над повышением эффективности.

В последнее время наблюдается очевидный всплеск интереса к данной

тематике, причем в отличие от ситуации трех-четырех летней давности

интерес в основном вызывает не автоматизация канцелярии и архива

документов, а именно автоматизация процессов документооборота и других

смежных задач, таких как автоматизация систем управления менеджментом

качества. При этом рост спроса в регионах явно опережает рост спроса в

Москве и Петербурге. В последнее время очень большую активность проявляют

крупные региональные производственные предприятия.

Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится в

стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий список производителей

систем, в той или иной степени решающие задачи такого класса, на рынке

отсутствуют однозначные лидеры. Более того, на сегодня спрос не

сформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей не всегда

имеется четкое представление о том, что они хотят получить в результате.

Подобная ситуация несколько упрощает появление на рынке новых игроков и

поиск новых способов позиционирования.

Сейчас можно выделить несколько наиболее активных сегментов потребления

систем документооборота: крупные госучреждения, головные организации

холдинговых компаний, успешно развивающиеся промышленные предприятия,

предприятия с большой долей конструкторского и технологического цикла, а

также средние предприятия, внедряющие современные технологии управления,

такие как управление качеством, процессное и горизонтальное управление.

Внедренная система документооборота может приносить экономический эффект в

нескольких аспектах. Наиболее легко определяется эффект связанный с

сокращением количества бумаги, снижения стоимости оборудования для

хранения документов и сокращение издержек на передачу документов. В случае

достаточно развитого документооборота, например в конструкторских бюро или

в бюрократических организациях такой эффект может быть очень значительным.

Вторая составляющая, связана с сокращением времени поиска документов и

времени простоя при обработке документов, а также улучшением надежности

процессов обработки документов (например снижением вероятности потери

документов). Точно рассчитать экономическую эффективность подобных

улучшений достаточно трудно, но на качественном уровне она очевидна, так

как иногда потеря или несвоевременная обработка даже одного документа

может привести к огромным потерям. И, наконец, третья составляющая эффекта

от внедрения системы документооборота заключается в создании возможностей

для внедрения новых практик управления в организации, невозможных без

подобной автоматизации. Например, внедрение эффективной системы

менеджмента качества без ее автоматизации оказывается невозможным.

Подобные улучшения позволяют перейти на новый качественный уровень

управляемости компании и оперативности ее реакции на изменения во внешней

среде, что позволяет ей получить существенные конкурентные преимущества,

наличие которых в современной конкурентной среде трудно переоценить.

Анализ проблемы

Зачем нужна система автоматизации административных процессов и в чем ее

специфика

В настоящее время на рынке информационных систем наблюдается потребность в

решении проблемы автоматизации бизнес-процессов обработки документов.

Прежде всего, это связано с изменением стиля управления в новых условиях

для отечественного бизнеса. Традиционное директивное управление,

опирающееся на контроль отдельных фактов управленческого процесса и не

содержащего механизмов детального контроля за его ходом, сменяются на

более современные методики процессного управления, при котором

деятельность организации воспринимается как композиция взаимосвязанных

процессов. Подобный подход, помимо большей формализации и соответственно

более детализированного контроля, позволяет поддержать возможность

непрерывного выявления слабых мест в структуре организационных процессов,

и соответственно обеспечивает механизмы их непрерывного улучшения.

Подобный подход (получивший на западе название Total Quality Management

тотальное управление качеством) закреплен в стандарте ISO 9000,

приобретающем в последнее время все большую популярность в отечественных

компаниях.

Однако для реализации на практике подобного подхода к управлению,

требуется наличие инструментов моделирования бизнес-процессов, протекающих

в организации, а также инструментов их реализации. При этом крайне важна

возможность непрерывного улучшения и внесения изменений в их структуру.

С другой стороны, информационные системы достигли необходимой степени

зрелости, что позволило задуматься об автоматизации не только очевидных

участков деятельности (например, расчетные операции в бухгалтерии), но и

процессов, связанных с общим управлением организацией. Но данный класс

задач выдвигает специфические требования, такие, как высокая степень

гибкости приложений, возможность внесения изменений в уже внедренные в

компании приложения без остановки их работы, накопление консолидированной

статистики по различным процессам, интеграция функций большого количества

приложений в рамках единого рабочего пространства.

Современная информационная система более или менее крупной организации

может быть весьма условно разделена на три базовые функциональные

компоненты:

* Подсистема управления ресурсами. Эта подсистема обеспечивает

автоматизацию сопровождения основного процесса производства и

оптимизацию ресурсов, используемых в этом процессе. С автоматизации

такого участка деятельности, как правило, и начинается внедрение

информационной системы предприятия. В минимальном варианте это может

быть набор изолированных модулей, таких как бухгалтерия, склад,

управление персоналом, в идеальном случае это комплексное внедрения

интегрированной ERP-системы.

* Подсистема управления взаимодействиями. Подсистема включает в себя

задачи информационного обмена с контрагентами (SCM (Supply Chain

Management) системы) и покупателями (CRM (Customer Relationship

Management) системы), а также разного рода порталы, обеспечивающие

непосредственное взаимодействие организации с внешним миром.

* Подсистема управления административными процессами. В функциональность

этой подсистемы входит автоматизация общего контура управления

организацией. Обычно такая подсистема представлена приложениями,

автоматизирующими канцелярский документооборот и разного рода

системами контроля исполнительской дисциплины (АСКИД).

Вот краткий перечень задачи, автоматизация которых может быть реализована

с помощью подсистемы управления административными процессами:

* Традиционное делопроизводство

* Контроль исполнения распоряжений

* Автоматизация реализации управленческих регламентов

* Автоматизация бюджетного процесса

* Автоматизация договорного процесса

* Автоматизация менеджмент качества

* Процедуры современных управленческих практик (Management by Objective,

Balanced Score Cards и т.д.)

* Средства создания интегрированного архива документов компании

* И пр.

Все вышеперечисленные задачи имеют определенную технологическую специфику,

а именно:

* Документоцентричность - основным объектом обработки в них является

документ в различных формах представления (бумажный, образ документа,

электронный документ), и, как следствие:

* Большое количество работы с неструктурированными данными

* «Полубумажные» технологии, то есть находящиеся на стыке работы с

бумагой и компьютерными данными

* Необходимость процессного подхода к автоматизации и технологической

гибкости, в силу высокой изменчивости автоматизируемых процессов

* Активность приложений. Пользователи подсистемы могут участвовать в

большом количестве процессов и играть в них разные роли, в связи с

чем, приложение само должно информировать пользователя о необходимости

выполнения работы и предоставить пользователю данные в необходимом

контексте.

* Процессы данной группы могут включать необходимость интеграции

обработки данных из других подсистем (например, финансовых модулях).

* Отсутствие стандартов организации подобного рода процессов

Таким образом, система для автоматизации подобных задач должна

соответствовать следующим требованиям:

* Поддерживать высокоуровневый инструментарий для автоматизации

различных бизнес процессов,

* Содержать компоненты необходимые для работы со слабоструктурированной

информацией,

* Обеспечивать возможность быстрой модификации процессов без остановки

системы,

* Реализовывать принцип единой очереди заданий для различных процессов

обработки информации,

* Обеспечивать возможность интеграции для обработки данных из подсистем

информационной системы,

* Содержать стандартные блоки для автоматизации типовых бизнес процессов

Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации

документооборота, является попытка автоматизировать отдельные задачи, не

учитывая возможной перспективы развития системы. Давайте кратко

остановимся на задачах, которые должна решать система автоматизации

документооборота компании.

Точка зрения на функции системы может существенно отличаться в зависимости

от того, какой специалист будет формулировать требования к системе.

Так например, руководитель воспитанный в рамках советской системы

директивного управления будет требовать реализации таких функций как,

регистрация корреспонденции, контроль исполнения резолюций и распоряжений,

получения отчетов об исполнении документов, то есть задач автоматизации

традиционного делопроизводства.

Руководитель проектов захочет видеть в системе функции управления

проектной документацией и созданию ее архивов, маршрутизацию проектных

заданий и документов и средства отслеживания их состояния, интеграцию

процесса обработки документов с системой управления проектами.

Начальник конструкторско-технологического подразделения потребует от

системы средств ведения конструкторских и технологических документов,

интегрированный с CAD системой, средств управления иерархиями документов и

их версий, средства поддержки жизненного цикла документации на изделия и

пр.

Юрист захочет видеть в системе функции поддержки архива нормативных

документов, средства согласования и ведения архива договоров, средства

управления доверенностями и пр.

Сотрудник отдела качества наверняка вспомнит о таких задачах как ведения

библиотеки регламента управленческих процедур, наличие средств

автоматизации подобных регламентов, средства автоматизированного сбора

метрик качества исполнения процессов, автоматической генерации отчетов

поля аудита и пр.

И это далеко не все специалист по маркетингу предложит внедрить в

организации средств автоматизации публикации информации на WEB сайте

компании, продавец - средства ведения истории переписки с компанией

покупателем, сотрудник отдела кадров попросит автоматизировать кадровый

документооборот, а финансист - средства утверждения бюджетных документов и

заданий на платеж и так далее и тому подобное.

Более того, в каждой конкретной компании каждый отдельный контур

автоматизации документооборота будет иметь ярко выраженную специфику.

При этом, очень часто функции обработки документов являются частью бизнес

процессов, уже автоматизированных с помощью различных программных

технологий. Вот несколько примеров подобных задач:

* отслеживание процесса обработки накладной за границами системы

складского учета

* архив документов и система контроля и уведомления о своевременности

взаимодействий в приложении управления контактами

* подсистема утверждения платежных документов, порождаемых в системе

управления поставками

В принципе можно внедрять перечисленные приложения по отдельности «с

нуля», не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако

подобный подход, вполне применимый при автоматизации традиционных

приложений, не позволяет достичь основного эффекта от внедрения комплекса

приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы

приложений, а именно:

Множество приложений на одном рабочем месте

В обычных приложениях (бухгалтерская программа, систем складского учета и

пр.) пользователь работает с информацией в рамках одного

автоматизированного рабочего места, и редко выходит за его пределы.

Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, в

организации, которые охватывают большинство сотрудников. В связи с этим

каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь

комплекс приложений и соответственно осваивать интерфейс каждого

приложения.

Не регулярное использование приложений

Пользователь взаимодействует с функциями приложений апериодически по мере

необходимости выполнения определенной функции в бизнес процессе. Он может

выполнять определенную функцию крайне редко, например, участвовать в

согласовании текста годового отчета. Все это требует во-первых,

определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение

должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых,

обеспечивать унифицированный интерфейс для различных функций в различных

процессах обработки документов.

Необходимость организации общего информационного пространства

Положения данного класса накапливают информацию об основных аспектах

деятельности сотрудников организации. В связи с эти, необходимо уделять

особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления

статистической информации и анализа процессов. При этом важно иметь доступ

к информации о занятости сотрудников в различных бизнес процессах. Наличие

подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую

информацию о работе организации.

Необходимость гибких инструментов модификации приложений

Основной задачей автоматизации документооборота является перенос в область

автоматизации формализованной части управленческого процесса. Но сам

процесс формализации является периодическим и итеративным. По мере

внедрения определенного процесса выявляются его недостатки и необходимость

внесения изменений в его структуру. Таким образом, приложения в области

автоматизации документооборота принципиально не могут быть реализованы в

виде жестких автоматизированных рабочих мест, и требуют возможности

модификации в процессе их эксплуатации.

Необходимость последовательной автоматизации

Принципиальная невозможность автоматизации всех управленческих процедур в

компании единовременно, требует возможности постепенного наращивания ее

мощности и поэтапной автоматизации отдельных контуров документооборота без

изменений базовой инфраструктуры системы и, в особенности, клиентских

приложений.

Сложность управления комплексом приложений

При последовательном внедрении большого количества приложений,

автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных

в единую систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение.

Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации и требует

внедрения приложений в рамках единой системы администрирования и

сопровождения.

Все это, делает невозможным эффективное внедрение комплекса приложений

автоматизации документооборота при отсутствии их тесной интеграции и

создания единой инфраструктуры для реализации данных задач.

Таким образом, мы понимаем, что внедрение инфраструктуры для комплексной

автоматизации процессов документооборота, необходимое условие успешной

реализации системы.

При подобном подходе задача разрабатывается на два этапа, а именно -

внедрение инфраструктуры для автоматизации задач данного класса и

реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений.

Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:

* Удешевление разработки и внедрения конечных приложений

* Обеспечение удобства пользователя и унификацию интерфейса всех

приложений

* Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений

* Обеспечение общего информационного пространства, возможности

интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных

приложениях

* Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля

исполнения

* Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической

информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес

процессов

К сожалению сегодня не существует четкого разделения между задачами

внедрения платформы автоматизации документооборота и собственно

автоматизации отдельных задач обработки документов. При покупке системы

может быть приобретено либо то либо другое, например покупая систему Lotus

Notes или Documentum организация покупает именно платформу для реализации

приложений, но не конечное приложения, а приобретая например систему

«Дело» она приобретает именно законченное приложение для автоматизации

делопроизводства, но не решает задачи внедрения инфраструктуры для

внедрения комплекса приложений.

И именно по этому мы наблюдаем достаточно много случаев, когда компании,

покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и

понимания ее функциональных возможностей, не добиваются планируемого

результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности

комплексного решения задачи автоматизации документооборота.

Однако не всегда внедрение подобной платформы оказывается целесообразным.

График иллюстрирует целесообразность внедрения платформы автоматизации

документооборота. При реализации набора не интегрированных приложений

первые внедрения обходятся относительно не дорого, однако при внедрении

большого количества приложений с одной стороны существенно удорожается

Страницы: 1, 2