Должностные обязанности секретаря-машинистки

Должностные обязанности секретаря-машинистки

Должностные обязанности секретаря – машинистки.

Должностная инструкция – главный организационно –правовой документ,

регламентирующий деятельность секретаря.

Должностная инструкция – документ длительного пользования и

применяется до замены новой должностной инструкции. Поэтому к её

составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной

инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те Вы и

имеете.

Секретарь должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные

документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации

делопроизводства;

- государственную систему документационного обеспечения управления;

- стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

- структуру организации;

- организацию делопроизводства в организации;

- схемы документооборота;

- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и

временного хранения, установленной отчетности;

- сроки и порядок сдачи дел в архив;

- системы организации контроля за исполнением документов;

- оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;

- основные экономики, организации производства, труда и управления;

- законодательства о труде и охране труда РФ;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственной

санитарии, противопожарной защиты.

Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и

секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением

машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и

стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно

воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

- выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя

организации или её подразделений;

- получает для руководителя сведения от работников подразделений,

вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры

руководителя;

- принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие

руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;

- следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями,

средствами организационной техники, создает условия, способствующие

эффективной работе руководителя;

- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

- печатает по указанию руководителя различные материалы;

- ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя

корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с

принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения

руководителям подразделения или конкретным исполнителям для

использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следит за

сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

- принимает документы на подпись руководителю;

- организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнению

просьб и предложений работников;

- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,

обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив.

Должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные

документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации

делопроизводства;

- руководящий состав организации и её подразделений;

- машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения

материала при печати различных документов;

- правила печатания деловых писем и использования типовых форм;

- правила эксплуатации организационной техники;

- стандарты, унифицированные системы организационно-распорядительной

документации;

- основы организации труда;

- законодательство о труде и охрана труда РФ;

- правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной

санитарии и противопожарной защиты.