Учет денежных средств

2) правильность оформления документов;

3) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну часть (с горизонтальной линовкой) заполняет кассир как первый экземпляр, другую часть (без горизонтальных линеек) заполняет кассир как второй экземпляр, с лицевой и оборотной стороны, через копировальную бумагу, ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 «Касса».

К счету 50 могут быть открыты субсчета:

1 «Касса организации»;

2 «Операционная касса»;

3 «Денежные документы»

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

По дебету счета 50-1 учитывают поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, а по кредиту - выплату денежных средств и выдачу денежных документов из кассы организации. Расчеты по кассе ведут в журнале ордере 1 и ведомости 1.

Журнал-ордер №1

за__________2002 г.

с кредита счета №50 «Касса» в дебет счетов:

Ведомость №1

за__________2002 г.

В дебет счета №50 «Касса» с кредита счетов:

Сальдо на начало месяца_________руб.

Сальдо на конец месяца_________руб.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовым ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов .Один раз в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам.

Когда организация проводит кассовые операции с иностранной валютой ( в разрешенных законодательством случаях), то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты .Субсчет «Валютная касса» вводится организацией при осуществлении внешнеэкономической деятельности и направлении работников в загранкомандировку( наличная валюта снимается с текущего валютного счета только для оплаты командировочных расходов). Поступление и выдача валюты производится в обычном порядке, при этом учет движения иностранной валюты ведется по видам валют и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату совершения операции.

Кассирам устанавливаются лимиты в иностранной валюте.

В соответствии с Положением Банка России от 15 августа 1997 г. № 503 «О прекращении на территории Российской Федерации расчетов в иностранной валюте за реализуемые физическим лицам товары (работы, услуги)» все расчеты между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и физическими лицами (резидентами и нерезидентами) за реализуемые последним на территории Российской Федерации товары (работы, услуги) осуществляются исключительно в рублях.

Расчеты в иностранной валюте за реализуемые физическим лицам товары (работы, услуги) на территории Российской Федерации запрещаются. В соответствии с этим наличная иностранная валюта используется организациями только для оплаты командировочных расходов.

В случае изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за время, пока валюта находится в кассе, возникают курсовые разницы. Согласно п.7 ПБУ 3/2000 стоимость иностранных денежных знаков в кассе в рубли должна пересчитываться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» отражается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и пр. Организации (в частности, организации транспорта и связи) открывают этот субсчет при необходимости. Операционные кассы обслуживаются кассирами -операционистами, которые получают наличные средства за проданные ценности. Оформляются данные расчеты с применением кассовых аппаратов.

Осуществление операций с использованием

контрольно-кассовых машин

Согласно Закону РФ от 18 июня 1993 г. № 5215 - I «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» денежные расчеты с населением при совершении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации проводятся всеми организациями с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

Положение по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением утверждено Постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745.

Контрольно-кассовые машины, используемые для денежных расчетов с населением, подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения организации и находятся на техническом обслуживании в региональных центрах технического обслуживания ККМ. Допускаемые к использованию на территории Российской Федерации модели ККМ определяются Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам и вносятся в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации. Информация о моделях машин, допускаемых к использованию, публикуется в печати. Порядок эксплуатации ККМ определен в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.

Постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 утвержден Перечень отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ. Данный Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит.

В случае отключения электроэнергии все хозяйствующие субъекты освобождаются от использования ККМ при условии выдачи ими квитанций по установленной форме и регистрации такого случая в энергоснабжающей организации.

Если используется несколько ККМ, на каждую из них ведется отдельная книга кассира -операциониста. По окончании рабочего дня представитель администрации совместно с кассиром -операционистом снимает показания счетчиков ККМ. Кроме того, кассир обязан составить кассовый отчет, оформить приходно-кассовый ордер и сдать наличные деньги, полученные через ККМ, вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру в главную кассу. В кассовой книге организации запись о фактической сумме выручки делается в целом по организации. На всех ККМ в обязательном порядке применяется контрольная лента. Контрольная лента, книга кассира -операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет.

Глава 3. Учет подотчетных сумм

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Организации при выдаче работникам наличных денежных средств и ведении учета своих расчетов с ними руководствуются:

Кодексом законов о труде Российской Федерации;

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден письмом Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 № 40);

Правилами расчетов организации с работниками, направленными в командировки, установленными в инструкции о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Министерством финансов СССР (совместно с Госкомтрудом СССР и ВЦСПС) приказом от 07.04.88 № 62 , - в части командировок внутри страны;

постановлением Совета Министров-Правительства России от 01.12.93 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (в ред. от 21.03.98), а также Правилами об условиях труда советских работников за границей, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 № 365 (в ред. постановлений Госкомтруда СССР от 25.05.81 № 144, 02.06.82 № 121, 24.02.89 № 71, постановления Минтруда РФ от 20.08.92 № 12), - в части командировок за пределы России;

указаниями Центрального банка Российской Федерации от 20.10.98 № 383-у «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» (в ред. от 18.06.99), определяющими порядок покупки иностранной валюты за рубли, в том числе на командировочные расходы;

Положением Центрального банка Российской Федерации от 25.06.97 № 62 о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, определяющим порядок использования иностранной валюты для командировок.

При выдаче денежных средств организация обязана:

определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

определить перечень лиц, которые могут получать денежные средства под отчет.

Список работников, которым могут выдаваться деньги под отчет, а также порядок предоставления отчетов об использовании этих сумм утверждаются внутренними распорядительными документами организации (приказ, распоряжение руководителя предприятия и т.п.). Выдача наличных денег под отчет на расходы связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели .На основании приказа о направлении в командировку, или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу. Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды.

Выдача наличных денег под отчет или в порядке возмещения перерасхода по авансовому отчету из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам. Организация может выдать подотчет любую сумму ( В Порядке ведения кассовых операций нет ограничения размеров выдаваемых сумм). После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех первичных документов, подтверждающих произведенные расходы. После проверки бухгалтером и определения суммы отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляет на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

После этого бухгалтерия погашает аванс ( списывает с работника числящиеся за ним подотчетные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными суммами и суммой аванса (перерасход). Выданные, но неизрасходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу предприятия.

В случае не предоставления авансового отчета и невозвращения в кассу остатка неиспользованного аванса в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной зарплаты данную задолженность в предусмотренном действующим законодательством порядке.

Эти суммы включаются в облагаемый подоходным налогом доход работника. По средствам выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по Дт 71, налог не удерживается.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются: расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет и возврате их в кассу, авансовые отчеты - при списание израсходованных сумм.

При наличии внешнеэкономических связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам (счет 71-2 ”Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам”). Пересчет выданной суммы (аванс на командировочные расходы) иностранной валюты в рубли производится по курсу БР на дату выдачи. Валюта может выдаваться из кассы и в том случае, когда вернувшийся из командировки работник имеет перерасход по авансу, признанный организацией. Не разрешается в иностранной валюте возмещать работнику командировочные расходы, не входящие в утвержденный перечень. Запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов на иные цели, в том числе для платежей по внешнеэкономическим сделкам. Покупка материальных ценностей за рубежом с использованием для расчетов валютных средств организации представляет собой внешнеэкономическую сделку, не оформленную контрактом и выведенную из-под валютного контроля.

Неиспользованный на командировочные расходы аванс должен быть внесен работником в кассу организации в иностранной валюте ( не обязательно в той, в которой был выдан). Полученная таким образом с работником наличная иностранная валюта подлежит сдаче в банк в течении 10 дней с момента ее возвращения в кассу организации. В случае несостоявшейся командировки наличная валюта должна быть возвращена в уполномоченный банк в течении 5 рабочих дней с даты предполагаемой командировки. Сданная в банк наличная валюта зачисляется им на текущий валютный счет организации.

Записи на счетах производятся как по видам валют, так и в рублевом эквиваленте. Остатки валют в подотчете подлежат переоценке по курсу ЦБ РФ, действующему на последний календарный день в отчетном периоде. Может возникнуть курсовая разница курсовая разница, которая отражается в первую очередь на том счете, где возникает, т.е. по счету 71.

Основные проводки по счету 50 « Касса »

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5