3. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ И ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ БЮДЖЕТНЫХ СРЕДСТВ НА МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЗАПАСЫ

3.1. Анализ использования материальных запасов

Необходимые для анализа сведения о материальных запасах содержатся в регистрах текущего учета в периодической бухгалтерской отчетности.

Табл. 3.1.3

Оценка материальных запасов за 2006 год.

По данным таблицы определяем тенденцию изменения оборачиваемости всех средств имущества и его производственного капитала. При определении тенденции изменения оборачиваемости имущества, помимо оценки изменения показателя общей оборачиваемости имущества, организации изучают соотношение динамики необоротных и оборотных активов, а так же используют показатели мобильности всего имущества организации и оборотных средств.

Табл. 3.2.4.

Оценка материальных запасов за 2005 год.

В организации материальные запасы по сравнению с 2005 годом увеличились на 40,32% за счет увеличения вызовов в отчетном году. Если в 2005 году вызовов было зарегистрировано 32600, то в 2006 году вызовов было 33580. То есть на 980 вызовов больше, к тому же выросли цены на медикаменты, ГСМ. За счет этого увеличились расходы медикаментов, перевязочного материала и т.д.

Для сравнительного анализа и оценки затрат, возьмем рассматриваемый период 2003 - 2005 года. В 2005 году было повышение тарифных ставок, и для экономически грамотного сопоставления нам необходимо убрать процент увеличения.

Учет в учреждениях здравоохранения осуществляется на основании инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях состоящих на бюджете. Данный документ содержит план счетов, состоящий из 15 разделов, 32 счетов, 140 субсчетов и 13 забалансовых счетов. Счета нумеруются двузначными цифрами, субсчета трехзначными.

Бухгалтерский учет исполнения смет расходов осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета.

Министерства и ведомства Российской Федерации в отдельных случаях могут разрешать учреждениям вести бухгалтерский учет по журнально-ордерной форме при наличии разработанных и согласованных с Министерством финансов Российской Федерации указаний.[13. с. 6].

Представление первичных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. Если учет ведется централизованной бухгалтерией, этот график утверждается руководителем учреждения, при котором создана бухгалтерия. Выписки из графика документооборота о сроках представления документов в бухгалтерию, вручаются материально ответственным и другим должностным лицам.

Все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, подписываются руководителем учреждения или его заместителем и главным бухгалтером или заменяющим его лицом. Право первой подписи может быть также предоставлено начальникам управлений и самостоятельных отделом министерств и ведомств, по письменному распоряжению руководителя.

В централизованных бухгалтериях банковские документы, расходные кассовые документы и платежные ведомости на выдачу заработной платы и другим выплатам подписываются руководителями учреждения, или другим заменяющим его лицом, и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, строительных материалов, изделий медицинского назначения, медикаментов и других ценностей, а также документы по расчетным и кредитным операциям учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, подписываются соответствующими руководителями учреждений и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями.

Документы считаются недействительными и не принимаются к исполнению, если на них нет подписи главного бухгалтера или заменяющего его лица. Если на приходных кассовых ордерах нет подписи главного бухгалтера или его заместителя и кассира, они также считаются недействительными.

Первичные документы должны быть надлежащее оформлены, они являются основанием для отражение записей в учетных регистрах, и оформления бухгалтерских проводок. Первичные документы могут быть разовые, то есть для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми, предназначенными для оформления ряда однородных хозяйственных операций за определенный период. Первичные документы составляются в момент совершения операции, если это невозможно, то сразу после ее окончания, и должны содержать достоверные данные.

Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты:

1. наименование документа,

2. код формы,

3. дату составления,

4. содержание хозяйственной операции,

5. измерители в количественном и стоимостном выражении,

6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,

7. личные подписи и их расшифровки.

В некоторых случаях, в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, другие дополнительные реквизиты. Записи в первичных документах производятся чернилами, пастой шариковой ручкой, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркивают.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно проверяются как по форме, так и по содержанию. Эти документы должны быть полностью и правильно оформления, должны иметь все необходимые реквизиты, должна быть логическая увязка отдельных показателей.

Лица, создавшие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных, за своевременное и доброкачественное составление.

Обязательному гашению штампом или надписью от руки: “Поручено” или “Оплачено”, подлежат все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, с указанием даты.

Принятые к учету документы, после проверки, систематизируются по датам совершения операций, в хронологическом порядке и оформляются мемориальными ордерами - накопительными ведомостями, которым присваиваются следующие номера:

мемориальный ордер 1 - накопительная ведомость по кассовым операциям ф. 381;

мемориальный ордер 2 - накопительная ведомость по движению средств на бюджетных текущих счетах ф.381;

мемориальный ордер 3 - накопительная ведомость по движению средств на текущих счетах по внебюджетным средствам ф.381;

мемориальный ордер 4 - накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек ф.323;

мемориальный ордер 5 - свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям ф.405;

мемориальный ордер 6 - накопительная ведомость по расчетам с разными учреждениями и организациями ф.408;

мемориальный ордер 7 - накопительная ведомость по расчетам в порядке плановых платежей ф.408;

мемориальный ордер 8 - накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами ф.386;

мемориальный ордер 9 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств ф.438;

мемориальный ордер 10 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных и быстроизнашивающихся предметов ф.438;

мемориальный ордер 11 - свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания ф.398;

мемориальный ордер 12 - свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания ф.411;

мемориальный ордер 13 - накопительная ведомость по расходу материалов ф.396;

мемориальный ордер 14 - накопительная ведомость начисления доходов по специальным средствам ф.409;

мемориальный ордер 15 - свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей ф. 406;

По остальным операциям и по операциям “Сторно” составляются отдельные мемориальные ордера ф. 274, которые нумеруются, начиная с 16 за каждый месяц в отдельности. Эти ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня, по получении первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета или нескольких субсчетов, или по кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов.

Основные виды бухгалтерских проводок представлены в Инструкции по бухгалтерскому учету.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или заменяющим его лицом и исполнителем, при централизации учета - кроме этого и руководителем группы учета.

В книге “Журнал-главная” ф. 308 регистрируются все мемориальные ордера. Учет ведется по субсчетам, а по решению главного бухгалтера может вестись по счетам.

В соответствии с заключительным балансом за истекший год открывается книга “Журнал-главная” с записями сумм остатков на начало года. Записи в ней производятся по мере составления мемориальных ордеров. Суммы мемориального ордера записывается сначала в графу “Сумма по ордеру”, а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам, как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы “Сумма по ордеру”. Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.

Исправление ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского учета за текущий год, производится в следующем порядке: обнаруженная ошибка за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста ток, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписывается над зачеркнутым исправленный текст и сумма, одновременно здесь же на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка “Исправлено”; если ошибка обнаружена до момента представления бухгалтерского баланса, и вызвана ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу “Красное сторно”; точно так же исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях, за тот отчетный период, за который баланс уже представлен. Дополнительные мемориальные ордера, помимо обычных реквизитов, должны иметь ссылку на номер и дату мемориального ордера, исправляемого данным ордером.

По истечении отчетного месяца все мемориальные ордера вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. На обложке должна быть надпись: наименование учреждения или централизованной бухгалтерии, название и порядковый номер папки, дела, отчетный год и месяц, начальный и последний номера мемориальных ордеров, количество листов в деле.

Автоматизированная система бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса в соответствии с межотраслевыми типовыми проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Проекты должны предусматривать следующие разделы учета: труда и заработной платы; расчетов по специальным видам платежей; продуктов питания; материальных ценностей, расчетных операций, кассовых и фактических расходов и сводный синтетический учет.

Бухгалтерский учет ведется на основе единого классификатора учетных номенклатур по всем синтетическим и аналитическим счетам. Первичные документы кодируются в строгом соответствии со структурой и значимостью кодов, приведенных в классификаторах учетных номенклатур.

Данные синтетического и аналитического учета отражаются в машинограммах, предусмотренных межотраслевыми типовыми проектными решениями с применением электронных вычислительных машин, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

Машинограммы являются регистрами синтетического и аналитического учета.

Обязанность по кодированию и оформлению документов для передачи их вычислительной установке, возлагается на бухгалтерские службы. Машинограммы должны быть оформлены надлежащим образом, подписаны лицами, ответственными за их выпуск, и скреплены печатью. Они хранятся отдельно по каждому номеру машинограммы соответствующего субсчета.

Итоги работы станции за 2005-2006 годы Табл. 3.1.5.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5