Техническое документирование

На каждом листе чертежа вычерчивается рамка, отстоящая от краев бумаги с трех сторон на 5 мм, а с левой стороны, если чертежи подлежат брошюров-ке, -- на 20 мм. Чертежи большого формата склады-ваются до размера формата А4. При этом листы скла-дывают изображением наружу так, чтобы основная надпись (угловой штамп) оказывалась на верхней ли-цевой стороне сложенного листа в его правом нижнем углу.

Все надписи на чертежах сосредоточены в одном месте в специально разграфленных трафаретках или угловых штампах, расположенных в правом нижнем углу листа. В угловом штампе указываются все ос-новные сведения о чертеже, что позволяет найти нуж-ный документ среди массы других, установить техни-ческие данные, необходимые для изготовления изо-браженного на чертеже изделия (материал, масштаб, режим термообработки и др.). С помощью углового штампа можно определить разновидность чертежа (об-щий вид, чертеж сборочной единицы, детальный чер-теж) , узнать, к какому изделию относится этот чертеж, какие чертежи в свою очередь с ним связаны. Из содержания углового штампа выясняют, кто является автором данной конструкций, дату утверждения чер-тежа, некоторые элементы технической характеристи-ки изделия. В угловом штампе помещаются также подписи лиц, ответственных за правильность разра-ботки и оформления технических документов, дата вы-пуска.

Основная надпись сборочных, детальных, габарит-ных, монтажных и других чертежей имеет одни и те же графы и постоянный порядок их расположения.

Стандарт устанавливает также дополни-тельные графы к основной надписи, которые должны быть на всех чертежах, схемах и текстовых докумен-тах. Дополнительные графы содержат сведения об ин-вентарных номерах подлинника (или дубликата) дан-ного документа, полученных в архиве конструкторской организации, об обозначении документа, взамен или на основании которого выпущен данный документ, и подписи лиц, принявших подлинники в архив. До-полнительные графы располагаются вдоль левого по-ля чертежа.

Выше основной надписи или на отдельном листе в виде приложения к чертежу, если это чертеж общего вида или сборочный, вычерчивается спецификация, в которой определяется состав сборочных единиц, комплекса и комплекта. В спецификации указываются: формат чертежа, зона, порядковый номер позиции сбо-рочной единицы и деталей, производственный номер сборочной единицы и деталей, их наименования, ко-личество сборочных единиц и деталей, необходимых для изготовления одного -экземпляра изделия, приме-чание, в котором указываются замены сборочных еди-ниц и деталей, наличие вариантов, заимствования из других проектов, аннулирование чертежей и пр.

Имеются некоторые особенности в содержании и оформлении основных надписей и чертежей, приме-няемых в области строительства, в электротехнике и радиопромышленности, дорожном строительстве, горном деле.

Основные сведения, которые обычно указываются в угловых штампах строительных чертежей: на-именования проектной организации и вышестоящего органа, название комплекса, объекта, чертежа, произ-водственный номер комплекса, стадия проектирова-ния, часть проекта, номер листа, формат чертежа.

Текстовые технические документы могут быть вы-полнены машинописным, рукописным и типографским способами. Схема получения текстового технического документа выглядит следующим образом: составление проекта документа автором, перепечатка его на пишу-щей машине или компьютере, согласование и корректирование, подпи-сание руководящими лицами.

Для размещения утверждающих и согласовываю-щих подписей к текстовым документам составляется титульный лист. На нем указываются: наименова-ние министерства или ведомства, в ведении которого находится организация, разработавшая данный доку-мент; название самой организации; наименование из-делия или его составной части; должности и подписи исполнителей и ответственных лиц; дата разработки документа.

В научно-исследовательских, конструкторско-технологических, проектных организациях, научно-иссле-довательских лабораториях вузов, промышленных предприятий составляются технические документы научно-исследовательского характера. Основным из них, в котором излагаются исчерпывающие сведения о выполненных экспериментах и этапах научного исследования, является отчет о теме. Структуру от-чета о НИР: титульный лист, список исполнителей, ре-ферат, содержание (оглавление), перечень сокраще-ний, символов и специальных терминов с их определе-ниями, условных обозначений; введение, основная часть, заключение, список использованных источников и литературы, приложения.

На титульном листе отчета о НИР указывается:

1) официальное название организации-исполнителя, Министерства (ведомства), которому подчиняется ор-ганизация;

2) номер государственной ре-гистрации, инвентарный номер отчета о НИР; над-писи о согласовании и утверждении отчета, в которых, кроме должностей, фамилий и инициалов, указываются ученые степени и звания лиц, утвердивших и подписав-ших документ;

3) наименование темы, отчета (если последнее не совпадает с наименованием темы) и -- в скобках -- тип отчета (промежуточный, заключи-тельный, этапный отчет и т. п.);

4) номер (шифр) те-мы, присвоенный ей в организации (ведомстве);

5) должности, ученые степени и звания, фамилии и инициалы руководителей подразделений организа-ции, руководителей НИР и ответственных исполните-лей;

6) место и год выпуска отчета.

В списке исполнителей в алфавитном порядке пе-речисляются фамилии с указанием занимаемой долж-ности, ученой степени и ученого звания, в скобках ука-зывается выполненная ими часть работы.

В реферате излагаются краткие сведения об основ-ном содержании проведенной работы, отражающие сущность и методы исследования, приводятся кон-кретные данные, определяющие техническую харак-теристику, параметры изделии, процессы и пр., крат-кие выводы относительно применения полученных ре-зультатов. В реферате указывается объем отчета в машинописных страницах, количество томов, иллю-страций, таблиц и т. п. Сведения об иллюстрациях сопровождаются указанием об их характере: схемы, графики, чертежи, фотографии и др. Основная часть отчета о научно-исследовательской работе состоит из введения, разделов и глав, в которых изложены методика, содержание и результаты выпол-ненной работы. В заключении даются выводы и пред-ложения, рекомендации в отношении возможности внедрения в производство.

Отчет по теме должен иметь оглавление, в котором указываются разделы (части) со ссылками на соответ-ствующие страницы текста. На обложке полностью скомплектованного и оформленного отчета по теме со-общаются те же сведения, что и на титульном листе, кроме фамилий руководителей и ответственных испол-нителей НИР.

Имеются некоторые особенности оформления стан-дартов и технической документации по изобретатель-ству, выполнение которых строго регламентировано со-ответствующими ведомственными нормативами.

Для организации промышленного производства, ка-питального строительства и удовлетворения других нужд требуется большое количе-ство экземпляров одного и того же технического документа. Для этого с подлинника изготовляется опреде-ленное или необходимое количество копий.

Глава 7. Организация хранения и использования технической документации в ведомственных технических архивах

В процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических органи-заций, научно-производственных объединений, а так-же промышленных предприятий образуется большое количестве научно-исследовательской и технической документации (НТД).

В зависимости от состава и количества докумен-тов и государственных обязанностей по осуществлению ведомственного хранения НТД в учреждениях, органи-зациях и на предприятиях могут создаваться следую-щего вида службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы технической документации, технические архивы. СНТД организу-ется на правах самостоятельного структурного под-разделения учреждения, организации и предприятия и подчиняется непосредственно их руководителю или заместителю руководителя, главному инженеру. С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое со-гласовывается с архивными органами и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия. Численность сотрудников СНТД определяется адми-нистрацией исходя из количества поступающей от про-изводственных отделов документации, с учетом ха-рактера и специфики проводимых с нею операций и объема документации, находящейся на хранении. СНТД возглавляется начальником, назначаемым приказом руководителя организации.

В круг деятельности СНТД входит:

1) прием тех-нической документации на хранение;

2) контроль за правильностью оформления принимаемых на хранение технических документов;

3) размножение и рассылка технических документов;

4) систематизация, описание и учет технических документов;

5) обеспечение режи-ма хранения;

6) создание научно-справочного аппарата (каталогов, указателей и других архивных справоч-ников);

7) организации использования технических документов архива (выдачи документов для использования и прием их обратно, выдачи копий и справок, подборка документов по запросам и др.);

8) сбор и пе-редача научно-технической информации;

9) внесение изменений в подлинники;

10) экспертиза научной и. практической ценности технических документов;

11) подготовка документов к сдаче и государственный архив.

Согласно существующим правилам, все имеющиеся в учреждениях, организациях и на предприятиях по-длинники, дубликаты и копии научно-исследователь-ских и технических документов подлежат передаче на хранение в СНТД. Структурные подразделения учреж-дений, организаций и предприятий передают НТД в СНТД после окончания разработки НТД по проб-лемам (темам), изделиям, технологическим процессам, объектам планировки и капитального строитель-ства в целом либо по мере завершения их самостоя-тельных этапов, стадии или частей. При приеме документации на хранение сотрудники СНТД проверяют: комплектность документов в соответствии с ведомос-тями, спецификациями, содержанием томов, альбомов и других документов, в которых перечисляется вся передаваемая документация; наличие установленных подписей и дат; правильность выполнения основных надписей и титульных листов; физическое состояние документов -- пригодность их для хранения, много-кратного снятия (отсут-ствие надрывов, подклеек, потертых мест, перегибов и др.). НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она выполнена, -- бумажных, электронных и др..

На хранении в СНТД находятся самые разнооб-разные документы: научно-исследовательские, конст-рукторские, технологические, проектные для строи-тельства; фотодокументы, документы на раз-ных типах носителей, фиксирующие процесс НИР, конструирования изделий, проектирование объектов ка-питального строительства; документы по изобретени-ям и открытиям, рационализаторским предложениям, а также картографические, инженерно-геологические и другие виды технических документов.

Температурно-влажностный режим хранения доку-ментов в архивохранилище должен соответствовать следующим параметрам:. Помещения для хранения НТД оборудуют метал-лическими стационарными или передвижными стелла-жами, а также специальными металлическими шкафа-ми с выдвижными ящиками и сейфами для хранения подлинников. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки -- боксы с металлическими перегородками и полками. Допус-кается оборудование хранилищ деревянными стелла-жами и шкафами, обработанными огнезащитным со-ставом.

В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хра-нящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при на-личии), перечни проектов, проблем (тем), НТД по ко-торым подлежит передаче на государственное хранение, а также описи документов постоянного хра-нения.

Единицей учета архивной документации в СНТД являются: для научной документации -- отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том (папку); для конструкторской, технологической и проектной документации -- лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии. Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.

Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах, которые запол-няются на основании данных основной надписи черте-жей и титульных листов переплетенных учтенных еди-ниц хранения. Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-иссле-довательскую, конструкторскую, технологическую, проектную. В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, прислан-ные в порядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы: ин-вентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответ-ственного исполнителя темы, количество листов, эк-земпляров, примечание.

Принятые подлинники конструкторской и технологической доку-ментации регистрируются полистно. На каждый кон-структорский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляется карточка учета. На документацию вспомога-тельного и индивидуального производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и техноло-гических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, при-своенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентар-ной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

Инвентарная книга для регистрации проектной до-кументации для строительства аналогична инвентар-ной книге на конструкторскую документацию. Регист-рация подлинников проектной документации в инвен-тарной книге производится по мере поступления технических документов проекта по отдельным само-стоятельным частям. Допускается вести отдельные ин-вентарные книги на каждое сооружение, объект. В пре-делах каждой части на каждом чертеже или тексто-вом документе проставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве данной части. Регистрация копийной проектной документации производится по от-дельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.

Глава 8. Экспертиза ценности научно-технических документов

Научно-техническая документация, образующаяся в результате деятельности учреждения, организации или предприятия, имеет различную научно-историче-скую ценность и практическое значение. С целью опре-деления значения конкретных категорий технических документов проводится экспертиза их ценности. Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на основе критериев исходя из общих методологических прин-ципов отбора документации, дли определения научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления сроков ве-домственного хранения и отбора ее в оптимальном объеме для передачи на государственное хранение. Основными методологическими принципами экс-пертизы ценности и отбора ИТД на государственное хранение являются историзм и всесторонняя, комп-лексная оценка. Принцип историзма предполагает отбор научно-технической документации, отражающей объективные закономерности развития науки и техни-ки в различные периоды истории общества. При все-сторонней и комплексной оценке архивной НТД учи-тывается значение и место каждого научного исследо-вания, технической разработки в системах всех научных исследований и разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого докумен-та в составе имеющегося документного комплекса вообще и в данном учреждении, организации или на предприятии в частности.

Экспертиза ценности НТД осуществляется в два этапа: первый этап -- выбор проблем, проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД которых подлежит передаче на государственное хранение; второй этап -- экспертиза ценности НД, отобранных проектов по проблемам и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное хранение. На каждом эта-пе экспертизы ценности НТД применяется в комплек-се система общих и специфических критериев.

К общим критериям, применяемым в процессе экс-пертизы ценности НТД, относятся:

1) происхождение (роль и место учреждения, органи-зации и предприятия в системе учреждений, организа-ций и предприятий в хозяйстве страны в це-лом или в конкретной отрасли, значимость выполняе-мых им функций, время и место образования, авторство документов);

2) содержание (значимость события, явления, пред-мета, отраженного в документах);

3) значение содержащейся в документе информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа;

4) внешние особенности (юридическая достоверность документа -- наличие подписей, дат, печатей);

5) наличие резолюций, пометок;

6) особенности передачи текста;

7) подлинность;

8) особенности материальной основы документа;

9) особенности физического состояния, полнота, со-хранность документа.

Специфическими критериями для первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разра-боткам являются:

1) степень отражения уровня состояния науки и тех-ники, производства в определенный период развития общества;

2) значимость проблем (тем), проектов, моделей, кон-струкции, технологии на момент внедрения для разви-тия отраслей и народного хозяйства в целом;

3) принципиальная новизна, уникальность, оригиналь-ность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

4) экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;

5) социальная эффективность исследований и научно-технических разработок.

Специфическими критериями для второго этапа яв-ляются:

1) этапность научных исследований (стадийность тех-нических разработок);

2) степень информативности видов и разновидностей документов на определенных этапах исследований и стадиях разработок;

3) степень отражения в научно-техническом докумен-те реально существующего явления или объект.

Для организации и проведения экспертизы ценно-сти всех групп документов и отбора их для передачи на государственное хранение создаётся единая экс-пертная комиссия (ЭК). В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями деятельности организации. В экспертную комиссию в обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников СНТД, являющийся секретарем ЭК, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, представитель государственной архивной службы. Директором ЭК назначается один из руководите-лей организации (зам. директора по научной работе, главный инженер или его заместитель, главный кон-структор или его заместитель). ЭК является совеща-тельным органом, работает в непосредственном кон-такте с ЭПК соответствующего архивного учрежде-ния, получает от него организационно-методическую помощь и указания.

Основными функциями ЭК организации являются: организация и проведение совместно с сотрудниками СНТД непосредственной работы по экспертизе ценно-сти НТД, отбору ее на постоянное и временное хране-ние и выделение к уничтожению НТД, утратившей практическое значение и не имеющей научно-истори-ческого значения.

Организации и предприятия по ис-течении сроков хранения документов организуют пе-редачу их на государственное хранение в установлен-ном комплекте и в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Документация принимается по описям, утвержденным ЭПК архивного органа, в хорошем физическом состоя-нии (отреставрированная, переплетённая, прошедшая дезинфекцию дезинсекцию). Все расходы, связанные с подготовкой документов к передаче на госхранение и транспортировкой, производятся за счет органи-зации.

НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но сохранившая практическое значение, хранится в СНТД в течение сроков, предусмотренных отрасле-выми и ведомственными перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваются ЭК и утвержда-ются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.

Научно-техническая документация, хранящаяся в архивах, используется с соблюдением соответствую-щих правил работы с архивными документами. Для учета лиц, пользующихся научно-технической докумен-тацией, в архиве ведется книга учета посещаемости, в которой при каждом посещении архива исследова-тель расписывается. Книга учета посещений заводит-ся ежегодно и имеет следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество исследователя, наименование организации, отдела, направивших его в архив, тема исследования, дата, примечание.

На всех сотрудников, пользующихся архивными техническими документами, заводятся формуляры библиотечного образца, которые располагаются в кар-тотеке по алфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный технический документ, помимо формуляра, составляется контрольная карточка, которая служит для учета используемых в практической работе доку-ментов и располагается в порядке возрастания их обо-значений. После возвращения технического документа в архив запись о выдаче в карточке погашается, а кар-точка остается в контрольной картотеке.

Научно-техническая документация, хранящаяся в технических архивах, используется в государственных, научно-исследовательских целях, публику-ется в печати, для наведения справок, изготовления копий и выписок.

Заключение.

Научно-техническая информация -- неотъемлемая часть любого научного исследования, проектной или конструкторско-технологической работы. В современ-ных условиях специалист физически не в состоянии са-мостоятельно следить за всем новым, что появляется в мире по интересующей его отрасли знания. Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрация всей создающейся технической до-кументации имеет огромное значение для развития экономики страны.

Большое значение имеет использование технической документации ведомственных архивов для стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное количество чертежей, тех-нических описании, расчетов, технологических карт на изготовление стандартизируемого изделия. Затем про-водится их подробный анализ, устанавливается сход-ство, различие и т.д., и в конце концов создается про-ект стандарта.

Технические документы необходимы при написании диссертаций, монографических исследований, дипломных работ, а также используются профес-сорско-преподавательским составом высших и сред-них специальных учебных заведений для постановки новых и совершенствования старых учебных курсов.

Некоторые специализированные проектные организации и архитектурные мастерские выпускают катало-ги своих работ, в которые включены сведения о типо-вых проектах зданий, стандартных узлах машин, об имеющемся оборудовании.

Список использованной литературы.

1. Борушек Л.С. Единая система конструкторской документации. - М.: Издательство стандартов, 1989.

2. Васильев А.Л. Стандартизация для всех. - М.: Издательство стандартов, 1992.

3. Гончаров А.А. Метрология, стандартизация и сертификация. - М.: Академия, 2005.

4. Гуторова И.А. Стандартизация, метрология и сертификация. - М.: Приор, 2001.

5. Единая система технологической документации. - Мн.: Издательство стандартов, 1992.

6. Зиньковская Н.В. Сертификация: теория и практика. - М.: Приор, 2002.

7. Крылов Г.Д. Основы стандартизации, сертификации и метрологии. - М.: Юнити, 2003.

8. Лифиц Н.М. Основы стандартизации, метрологии, сертификации. - М.: Юрайт, 2001.

9. Общетехнический справочник под общей редакцией Скороходова Е.А. - М.: Машиностроение, 1990.

10. Сергеев А.Г. Метрология, стандартизация, сертификация. - М.: Логос, 2001.

11. Сертификация сложных технических систем под общей редакцией Круглова В.И. - М.: Логос, 2001.

12. Соломахо В.Л. Основы стандартизации, допуски, посадки и технические измерения. - Мн.: ДизайнПро, 2004.

13. Фомин В.Н. Сертификация продукции. - М.: Центр экономики и маркетинга, 2001.

Страницы: 1, 2