Система учета и аудита движения денежных средств

На ОАО «Росмобиопром» учет денежных средств организован в соответствии с “Положением ведения бухгалтерского учета на предприятиях”. Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация имеет специальное помещение в бухгалтерии - кассу. Помещение кассы оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств. Кассу возглавляет кассир материально-ответственное лицо, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (от 04.10.93 г. № 48), предприятие хранит свободные денежные средства в учреждении банка, но в соответствии с п.5 того же порядка имеет в своей кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита. Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности. Ежегодно ФКБ (ОАО) “СЕВЕРГАЗБАНК” устанавливается предприятию лимит остатка кассы на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу. В кассу ежедневно поступают платежи наличными за продукцию. На 2002 год лимит кассы ОАО “Росмолбиопром” составил 29 тыс. руб. Наличные деньги не всегда сдаются предприятием в банк, так как лимит позволяет оставлять денежные средства в кассе и полученную выручку использовать на выдачу зарплаты, командировочные и хозяйственные расходы. Если предприятием получена выручка сверх лимита кассир

сдает ее в банк на расчетный счет предприятия.

При сдаче выручки в банк кассир заполняет “Объявление на взнос наличными”, которое состоит из трех частей: “Объявление”, “Квитанция”, “Ордер”. В “Объявлении” и “Квитанции” кассир указывает наименование своего предприятия банк получателя, сумму взноса прописью, цифрами. Источник взноса - выручка от продукции, услуг, подпись вносителя. Эти документы подписывает главный бухгалтер. В “Ордере” указываются также реквизиты предприятия, банк получателя, получатель, сумма цифрами, источник взноса, подписи бухгалтера и кассира.

При сдаче выручки в банк “Объявление” остается в банке, “Квитанция”-предприятию, “Ордер” предприятие подшивает к расходному кассовому ордеру в котором указывается сумма выручки сданной в банк.

Снятие денежных средств, с расчетного счета осуществляется посредством выписки денежного чека. На обратной стороне, которого содержится информация о целевом назначении получаемых денежных средств, подпись получателя, информация о документе, удостоверяющем личность получателя, и банковские свидетельства об оплате чека.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру на выдачу средств. По мере выполнения кассовых операций кассир подписывает их и погашает штампом "ОПЛАЧЕНО" и “ПОЛУЧЕНО”, а также проставляет число, месяц, год. Все приходные и расходные кассовые ордера как и положено регистрируются в кассовой книге с указанием причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры кассир отрывает и подшивает их вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами как отчет. На ОАО “Росмолбиопром” приходные и расходные ордера записываются (заносятся ) в автоматизированный журнал- ордер № , учет наличных денежных средств, в котором ведется на активном счете 50 “Касса”. Ежемесячно журнал- ордер № по кассе распечатывается по дебету и кредиту 50 счета и подшивается также к ежемесячно подобранным документам по кассе. (см. приложение № ж-о за апрель 2002 г.)

В использовании в бухгалтерском учете программы СбиС++ в журналах- ордерах не предусмотрено названия и номера, поэтому ежемесячно распечатывая журнал-ордер по кассе и другие ж-о бухгалтер сама подписывает название журнала-ордера и проставляет №.

Как у любой организации у ОАО «Росмолбиопром» открыт расчетный счет в банке. Валютных, специальных транзитных, депозитных счетов предприятие не имеет, ввиду отсутствия достаточных денежных средств. Как уже отмечалось выше, прием и выдача денег с расчетного счета или безналичные расчеты производятся банком на основании документов, утвержденных ЦБ РФ. Наиболее распространенными из них являются: объявление на взнос наличными, денежный чек, платежное требование- поручение. На ОАО « Росмолбиопром» платежные поручения, платежные требования-поручения выписываются с использованием технических средств - компьютера и называются «электронное платежное поручение» в количестве экземпляров, необходимом для всех участвующих в расчетах сторон. Чеки выписываются от руки чернилами или шариковыми ручками. Списание средств со счета плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа. Такие электронные выписки затем формирует обороты по дебету и кредиту счета 51 «Расчетный счет», и аналогично 50 счету «Касса» распечатывают как журнал - ордер.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств, в кассе предприятия производится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций. Комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, бланки строгой отчетности, ценные бумаги. Денежные средства, не принадлежащие предприятию в кассе не хранятся, иначе они будут изъяты в пользу предприятия и оформлены как излишки. Результаты инвентаризации оформляются актом. (форма № инв.15).

При проверке представитель банка выясняет правильность ведения кассовой книги, ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно - платежными ведомостями, их оформление: полноту оприходование денежной наличности, полученной в банке, соответствие записей в кассовой книге данным банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк).

Проверяется также целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели указанные в чеке), и расходование наличных денег из выручки. Одним из важных элементов контроля является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами и соблюдения установленного банком лимита кассы.

Учетная политика предприятия такова, что реализация продукции основного производства производится по отгрузке товара и учитывается во 2 м разделе актива баланса на 45 счете «Товары отгруженные», отсюда и дебиторская задолженность, которую предприятие отражает на 76, 62 счетах во 2 разделе актива бухгалтерского баланса как дебиторскую задолженность покупателей и заказчиков хотя дебиторская задолженность как прозвучало выше, возникает ни только из-за отгруженной, но не оплаченной основной продукции, но и из-за задолженности администрации предприятию, за отопительные услуги прилегающему к предприятию жилому фонду.

Поскольку предприятие переживает дебиторскую задолженность, соответственно вынуждено оформлять банковские кредиты.

2.2.2. Отражение движения денежных средств в отчетности.

Отчет о движении денежных средств является относительно новой формой отчетности. Он был введен в состав финансовой отчетности Международным стандартом финансовой отчетности № 7 «Отчеты о движении денежных средств», действующим с 1994 г. в редакции, одобренной Международной организацией комиссией по ценным бумагам.

В отчете о движении денежных средств обобщаются все потоки денежных средств, предприятия за отчетный период, что дает важную информацию для оценки финансовой деятельности предприятия.

Отчет о движении денежных средств состоит из четырех разделов. В нем приводится весь оборот денежных средств предприятия:

1 раздела с их остатков на начало года,

2 раздел - поступление от основных источников выручка от

реализации продукции, работ, услуг, выручка от реализации основных средств и другого имущества, полученные авансы, бюджетные ассигнования и иное целевое финансирование, безвозмездное поступление, кредиты, займы (основные и привлеченные средства), проценты, дивиденды и др.,

3 раздел - использование по всем основным направлениям на оплату поступающих материальных ценностей и услуг, на оплату труда и социальные выплаты, на выдачу подотчетных сумм, авансов, на оплату долевого участия в строительстве, на оплату машин, оборудования и транспортных средств, на выплату дивидендов, процентов, на финансовые вложения, на расчеты с бюджетом, на оплату процентов по полученным кредитам, займам и прочие выплаты и перечисления и т.д.

4 раздел - остаток денежных средств на конец отчетного периода всего, в том числе: по расчетам, с юридическими лицами, с физическими лицами, из них с применением: контрольно-кассовых аппаратов, бланков строгой отчетности.

Сведения о движении денежных средств, представляются в валюте РФ-рублях по данным счетов:

50 «Касса»,

51 «Расчетный счет»,

52 «Валютный счет»,

55 «Специальные счета в банках».

Движение денежных средств показывается по видам деятельности текущей,

Инвестиционной, финансовой.

Под текущей деятельностью понимается деятельность организации по производству продукции, торговле, общественному питанию и т.п.

Инвестиционная деятельность связана с капитальными вложениями и долгосрочными финансовыми вложениями, а финансовая деятельность-с осуществлением краткосрочных финансовых вложений.

Отчет о движении денежных средств имеет важное - значение для контроля финансовой деятельностью организации. Справочные сведения отчета по наличному расчету, из них с применением контрольно-кассовых аппаратов, позволяют контролировать наличный поток денежных средств.

2.2.3 Отражение операций по движению денежных средств на счете 50 Касса за апрель 2002г.

Как и все организации ОАО «Росмолбиопром» имеет кассу, которая связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные расходы и хозяйственные операции которые отражаются с помощью следующих проводок:

Как на любом предприятии на ОАО “Росмолбиопром” ежемесячно формируется информацию о всех операциях, в т.ч. по денежным средствам в первичных документах, в журналах-ордерах, в главной книге, а затем составляется ежеквартальная бухгалтерская отчетность нарастающим итогом: на 01.01.2001 г., на 01.04.2001 г., на 01.07.2001 г., на 01.10.2001 г., на 01.01.2002 г.

При этом используются только типовые формы первичных документов. Из первичных документов (Приходных и Расходных кассовых ордеров) данные заносят в компьютер и сводная информация распечатывается в виде журналов-ордеров, предусмотренных бухгалтерской программой СбиС++. Итоги оборотов по корреспондирующим счетам из журналов-ордеров вручную переносятся в Главную книгу.

Электронные платежные поручения и платежные поручения вносятся, в лицевой счет каждый день и итог по поступлению и выбытию по расчетному счету распечатывается, в виде лицевого счета, в котором отражаются обороты по дебету и по кредиту, а также выводится остаток, либо по дебету, либо по кредиту расчетного счета. В течение месяца лицевые счета с приложенными к ним первичными документами копятся в специальной папке, а затем вся информация по приходу и расходу формируется в журнале- ордере и выводится остаток по дебету или кредиту расчетного счета за месяц. Ежемесячные обороты по расчетному счету заносятся в Главную книгу, аналогично оборотов по 50 счету «Касса».

2.2.4. Отражение операций по движению денежных средств на 51 расчетном счете

Для хранения свободных денежных средств и организации безналичных расчетов предприятие имеет расчетный счет в ФАКБ «Севергазбанк», с которым заключен Договор банковского счета. При недостатке денежных средств, предприятие вынуждено пользоваться кредитами банка, для этого в банке открывается счет ссуды.

51 «Расчетный счет»

2.3.Анализ системы аудита на предприятии

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств, в кассе производится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций, утвержденному Банком России 04.10.93 № 18 (не менее одного раза в месяц). Комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полностью проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками.

Результаты инвентаризации оформляются актом (форма № инв.15.).

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации следующей бухгалтерской проводкой:

Д-т сч. 50 « Касса»,

К-т сч. 99 «Прибыли и убытки». К-т сч. 50 «Касса»,

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

К т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Банк России возложил на коммерческие банки обязательства по контролю, за соблюдением организации работ с денежной наличностью. В приложении № 7 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденному приказом Банка России от 05.01.98 № 14-п, представлены Рекомендации по осуществлению кредитными организациями проверок соблюдения организациями порядка работ с денежной наличностью.

Одним из важных элементов контроля является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (в настоящее время до 10000 руб.) и соблюдения установленного банком лимита кассы. Кроме того, при необходимости в ходе проверки могут быть рассмотрены и другие вопросы, относящиеся к порядку ведения кассовых операций.

В случаях установления нарушений результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются руководителем банка или его заместителем. После этого банк направляет первый экземпляр справки в налоговые органы, где по месту учета налогоплательщиков с приложением копий справок по указанным проверкам для принятия мер финансовой и административной

ответственности. Третий экземпляр передается предприятию, второй остается в учреждении банка.

2.3.1. Аудит учета кассовых операций

При аудите кассовых операций были использованы:

Главная книга;

Журнал-ордер №1;

Первичные кассовые документы.

В результате проверки было установлено:

Например,

Необходимо первичные кассовые документы оформлять полностью, встречаются недооформленные документы.

а) отсутствуют подписи:

главного бухгалтера- ПКО №62 от 26.01.01.

РКО №601 от 23.04.01

директора - РКО № 602, 603 от 23.04.01.

б) не указана корреспонденция счетов:

РКО №11 от 09.01.01

ПКО №176/1 от 06.02.01.

в) недопустимая нумерация:

ПКО №62/1 от 29.01.01

РКО №176/1 от 06.01.01.

В приложенных к расходным кассовым ордерам доверенностях не указана дата выдачи доверенности, срок действия доверенности.

Например, РКО №8 от 09.01.01

РКО №65 от 19.01.01

Следует иметь в виду, что в соответствии с п.9 Инструкции от 14.1.67 №17 «О порядке выдачи доверенностей..» отпуск ТМЦ не производится в случае предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами.

Несоответствие:

а) в отчете кассира от 10.01.01 корреспонденция Д 50 К 51/2,а в ПКО №9от 10.01.01. Д 50 К 62/1;

б) в отчете кассира от 18.01.01 и первичных документах корреспонденции Д 50 К 62/2 на сумму 138 руб., а в ж/о №1 - Д 50К 62/4 на сумму 138 руб.;

в) РКО №170 от 05.02.01, дата получения денежных средств - 06.02.01;

г) РКО №176/1 от 06.02.01, дата получения денежных средств - 07.02.01. Такие случаи неединичны;

д) в журнале-ордере №1 (08.02.01): Д 50 К 62/1 - 18824,80

Д 50 К 62/2 - 7099,26

А в первичных документах (от 08.02.01): Д 50 К 62/1 - 23424,06

Д 50 К 62/2 - 2500,00

е) РКО №373 от 13.03.01 приложен к отчету кассира от 15.03.01;

ж) РКО №895 от 14.06.01 - дата получения денежных средств 13.06.01.

В соответствии с п. 15, 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ при выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир отбирает расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно с указанием полученной суммы. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере в оправдании остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира

К расходным кассовым ордерам прилагаются доверенности, дата выдачи которых более поздняя, чем дата составления расходного кассового ордера.

2.3.2. Аудит банковских операций

При проверке банковских операций были использованы:

Главная книга

Журнал-ордер №2;

Выписки банка с приложенными первичными документами.

В результате проверки установлено:

Отсутствуют платежные поручения, что исключает возможность проверить обоснованность сделанных проводок.

Выборочно:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7