Разработка автоматизированного рабочего места бухгалтера

Разработка автоматизированного рабочего места бухгалтера

106

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Аналитическая часть…………………………………………………………...7

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области….....7

1.2. Особенности использования электронно-вычислительной техники в учете……………………………………………………………………………...9

1.3. Назначение комплексов автоматизации учета……………………..11

1.4. Краткая характеристика исследуемого предприятия ООО «Эскейп»………………..………………………………………………………...20

2. Организация учета труда и заработной платы персонала предприятия……22

2.1 Экономическая сущность труда и его оплаты………………………22

2.2. Задачи учета труда и заработной платы…………………………….22

2.3 Организация оплаты труда на предприятии, формы и системы оплаты труда……………………………………………………………………..23

2.4. Обоснование проектных решений…………………………………..26

2.5. Требования к бухгалтерской системе……………………………….27

2.6. Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи

информации………………………………………………………………………34

3. Обоснование экономической эффективности проекта.………………….....53

3.1 Программное обеспечение АРМ бухгалтера-аналитика…………...53

3.2. Практическая технология эффективной автоматизации бухучета..70

3.3. Расчет показателей экономической эффективности проекта……..90

3.4. Использование индивидуального комплекса по автоматизации учета труда и заработной платы………………………………………………...97

Заключение…………………………………………………………………...…102

Список использованной литературы………………………………………….105

Введение

Рабочие места бухгалтеров могут быть оснащены персональными компьютерами и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтера (АРМ). Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в ВЦ, чтобы составить сводные регистры бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение поможет решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Таблично-автоматизированная

форма бухгалтерского учета

Условные обозначения:

- ручная передача информации

- автоматическая передача и обработка информации

- диалог с ЭВМ

По мере оснащения предприятия средствами вычислительной техники более высокого класса становится вопрос об использовании безбумажной формы бухгалтерского учета. Переход к ней возможен лишь в условиях массового применения ВТ, которое потребует соответствующей подготовки кадров бухгалтеров.

Использование на практике ориентированных форм бухгалтерского учета имеет целый ряд преимуществ, к ним относятся:

· применение вычислительной техники не только для обработки информации, но и для ее сбора и регистрации;

· возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

· возможность выдачи информации по запросу;

· освобождение времени учетного персонала для усиления контрольно-аналитических функций;

Широкое внедрение в практику персональных компьютеров привело к возможности создания АРМ бухгалтеров. С их помощью выполняются значительно быстрее и надежнее расчетные и другие технические операции, автоматизировано получение бухгалтерских регистров оборотного (оборотно-сальдового) баланса.

С помощью компьютера в бухгалтерии значительно облегчается решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ.

В настоящее время используются, как комплексные программы по учет, так и программы по учету отдельных объектов, например, такие как 1С.

Широкое использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Разработаны машиноориентированные формы бухгалтерского учета. Отличительной их особенностью является возможность составления в автоматическом режиме машинограмм, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления бухгалтерской отчетности.

В настоящее время происходит быстрое оснащение организаций компьютерами. Они позволяют накапливать данные как непосредственно в учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.), так и на машинных носителях информации (например, на жестком диске, дискетах).

Относительная простота освоения и эксплуатации позволяют использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. Одним из обязательных условий автоматизации и учета является наличие программы регистрации и обработки бухгалтерских данных. Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации, в их числе:

Первичные документы, приспособленные к их автоматизированной обработке;

Документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах;

Коды;

Отчетные разработки, получаемые автоматически;

Программы работ вычислительной техники;

Технологические и инструментальные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса обработки информации, включая использование полученных машинограмм.

При этом программы обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета. Это относится к представлению бухгалтерских регистров в удобном для чтения виде, невозможность несанкционированных исправлений в записях и др.

Организации самостоятельно выбирают формы и методы бухгалтерского учета исходя из объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Они могут не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать свои, включая формы бухгалтерских регистров, программа регистрации и обработки информации. Вместе с тем они должны соблюдать общие методологические принципы, установленные в централизованном порядке, а также технологию обработки учетных данных.

С переходом к прогрессивным формам учета кардинально меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации.

В данной дипломной работе мы рассмотрим автоматизацию учета заработной платы на малом предприятии с помощью индивидуально разработанного комплекса 1С по автоматизации учета заработанной платы.

1. Аналитическая часть.

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области.

Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской и банковской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений (а они принимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Руководителю российского предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

1.2. Особенности использования электронно-вычислительной техники в учете.

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки ( или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах ) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

1.3. Назначение комплексов автоматизации учета

На текущий момент существует довольно большое количество универсальных комплексов ведения бухгалтерского учета, которые предназначены не только для автоматизации учета труда и ЗП на МП, но и для ведения всего бухгалтерского учета, как на малых так и на крупных предприятиях.

Вот лишь несколько из них :

-- Фолио ; АО "Центр экономических компьютерных программ ФОЛИО"

-- ИНФО-Бухгалтер ; ТОО "Информатик"

-- Инфин-бухгалтерия ; Аудиторская компания "Инфин"

-- Суперменджер" ; Фирма "Ланкс"

-- AUBI ; Фирма "О'стрим"

-- ABACUS ; АО "ОМЕГА"

-- 1С Бухгалтерия

и т.д.

Мы постараемся кратко рассмотреть почти все продукты.

Подробно будут рассмотрены лишь два из них. Это такие системы, как AUBI и 1С (для Windows).

1С - Как наиболее распространенный программный продукт.

AUBI - Как наиболее удобная система бухучета и возможности анализа.

СуперМенджер

Многовалютная система, предназначенная для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях сложной структуры различных форм собственности.

Работа в различных компьютерных сетях и на компьютерах IBM и Macintosh.

Система бухгалтерского учета позволяет оперировать следующими операциями:

аналитический и синтетический учет

автоматический учет курсовой разницы

приведение учетных данных к любой национальной валюте

ведение журналов-ордеров, главной книги и баланса в любой валюте и сводно по эквиваленту

гибкий план счетов, учитывающий все индивидуальные особенности

формирование сложных проводок

консолидация данных различных организаций и филиалов

ИНФО - Бухгалтер

В любой момент для Вас готовы :

баланс со всеми приложениями

оборотная ведомость

главная книга

ведомости аналитического учета по счетам

журналы ордера и ведомости к ним, шахматка

разнообразные ведомости и справки

анализ финансовой деятельности с построением графиков и диаграмм

ФОЛИО

ведение бухгалтерского учета любого числа предприятий на одном компьютере с возможностью получения сводного бланка нескольких предприятий.

подробный финансовый анализ деятельности организаций по которым ведется бухгалтерия

учет движения денежных средств в динамике

финансовый баланс для руководителя и отчет о прибыли и убытках по месяцам и годам

аналитические показатели

валюта

зарплата

склад

система прогнозирования оптимальной цены продажи партии товара

возможность генерации новых форм отчетности

встроенные многоуровневые таблицы

Инфин - Бухгалтерия

продуманная структура программы и привычный бухгалтеру дизайн

полная автоматизация учета

до пяти уровней аналитического учета

минимальные изменения в настройке программы под специфику именно Вашего предприятия

бухучет для нескольких предприятий на одном рабочем месте

возможность настройки на любое изменение законодательства

возможность ведения двойной бухгалтерии

возможность работы с любыми валютами

парольная защита

сохранение данных за любое количество лет

ABACUS

ABACUS professional - Полный комплекс бухгалтерского учета.

Отличительные особенности комплекса - функциональная полнота и комплексное решение всех задач учета.

А также :

обработка проводок с детальной аналитической информацией

учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции с формированием соответствующих записей в Главной книге

элементы финансового анализа

автоматическое начисление процентов и отчисление налогов

мульти-валютные операции генератор отчетных форм

система аппаратной и программной защиты информации

удобный интерфейс

1C бухгалтерия

Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их

можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

сводные проводки;

оборотно-сальдовую ведомость;

оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

карточка счета;

карточка счета по одному объекту аналитического учета;

анализ счета (аналог главной книги);

анализ счета по датам;

анализ счета по объектам аналитического учета;

анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Главное назначение архивной копии - подстраховка от потери информации из-за поломки компьютера, перепадов напряжения в электросети, вирусов. Архивную копию рекомендуется сохранять ежедневно (если Вы работали в этот день с программой) или после ввода данных в больших объемах. Имеет смысл держать два варианта архивной копии: последний и предпоследний. Например, сегодня Вы сохраните копию на дискете 1, завтра - на дискете 2, а послезавтра - снова на дискете 1 и т.д. Это защитит Вас от потери информации из-за некачественных дискет. Дискеты рекомендуется подписывать: номер дискеты, дата создания копии.

Программа может быть полностью настроена бухгалтером на текущее законодательство и конкретные формы учета.

Система бухгалтерского учета « Аubi »

“АУБИ” - это зарегистрированное название интегрированной программной системы "Автоматизации Бухгалтерского Учета' малых, средних и больших предприятий. Аббревиатура названия комплекса “АУБИ” построена из ряда букв, входящих в приведенную выше фразу, заключенную в апострофы. Таким образом сделана попытка отразить истинное предназначение программы.

“АУБИ” может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать “АУ-БИ” на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов; информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д. В зависимости от специфики деятельности предприятия “АУБИ” позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

учет материалов (склад);

учет малоценных и быстроизнашивающихся материалов (МБП) на складе и в эксплуатации;

основные средства;

учет кассовых операций - формирование приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги;

учет банковских операций - платежных поручений, требований и реестров;

учет счетов;

ведение журнала хозяйственных операций;

ведение главной бухгалтерской книги;

формирование шахматной и оборотной ведомостей;

формирование различных ведомостей аналитического учета

... и т.д.

Журнал хозяйственных операций является для “АУБИ” поистине основной информационной базой, используя которую, программа способна формировать множество отчетных документов по синтетическому и аналитическому учету. Все сформированные “АУБИ” отчеты могут быть сохранены на жестком диске в виде ASKII файлов или выведены непосредственно на принтер. В случае сохранения выходных форм на жестком диске пользователь имеет возможность просматривать, корректировать и выводить на печать все документы, используя для этого имеющиеся у него стандартные программные средства (утилиты DOS, текстовые редакторы и т.д.).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7