Пути совершенствования учета и управления товарно-материальных запасов на предприятии в Казахстане

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик). Его принимают на работу по согласованию с бухгалтером предприятия. По установленной форме с кладовщиком заключают типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. При отсутствии должности, заведующего склада его обязанности могут быть возложены на любого работника с его согласия с обязательным заключением договора о материальной ответственности.

Учет движения и остатков материалов кладовщик ведет на карточках учета товарно-материальных запасов типовой формы №ТМЗ-5. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершении операции. После каждой записи выводят остаток материальных ценностей. В результате склад предприятия располагает оперативными сведениями о состоянии запасов.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами (приложение 6). Лимитно-заборная карта используется для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов для производственных потребностей предприятия (цеха, на объекты, участки) в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем исходя из объемов производственных зданий цехов и с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на месяц, а при небольших объемах списания - на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается цеху-потребителю материальных ценностей, второй - складу. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах карты дату и количество отпущенных запасов и выводит остаток лимита по каждому их номенклатурному номеру. В лимитно-заборной карте подразделения расписывается кладовщик, а в карте склада - представитель подразделения-получателя. Все выданные лимитно-заборные карты регистрируются отделом снабжения (маркетинга) в специальном реестре, копия которого направляется в бухгалтерию для контроля за своевременной сдачей карт после использования лимита. При автоматизации учета отпуска запасов лимит рассчитывается одновременно с выпиской лимитно-заборных карт с учетом использования лимитов.

Бухгалтерия предприятия в установленные сроки осуществляет проверку правильности записи и вывода остатков в карточках на складах. О проведенной сверке бухгалтер ставит свою подпись в графе 9 карточки учета товарно-материальных ценностей.

Все первичные документы со склада сдают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. Приемку документов, оформляющих движение товарно-материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании реестра приемки-сдачи документов типовой формы № ТМЗ-6, составленного материально-ответственными лицами в одном экземпляре.

В конце месяца на склад из бухгалтерии передают ведомость учета остатков товарно-материальных запасов на складе типовой формы № ТМЗ-7, в которую заведующий складом переносит остатки из карточек учета товарно-материальных запасов. После этого ведомость возвращают в бухгалтерию для таксировки и подсчета итогов по учетным группам товарно-материальных запасов и в целом по ведомости. Данные ведомостей сверяют с итоговыми записями в регистрах синтетического учета.

Таким образом, функции заведующего складом сводятся к выписке приходных складских документов, ведению карточек учета товарно-материальных запасов, участию в составлении реестров приемки-сдачи документов и записи остатков в ведомость учета остатков.

По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах.

Бухгалтерия хозяйствующего субъекта осуществляет учет приобретения, наличия и расходования материалов не только в натуральном, но и в денежном выражении. [7]

Приобретение и заготовление материалов отражается в бухгалтерском учете на основании приходных документов и платежных требований поставщиков по кредиту счета 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на котором осуществляются синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками.

Со склада в бухгалтерию поступают все приходные и расходные документы. После всесторонней их проверки, прежде всего, производят оценку принятых и отпущенных материалов по учетной цене (таксировка документов). Проверенные документы подвергают раздельной группировке в трех направлениях, отраженных на рисунке 2.

Рисунок 2 - Группировка приходных и расходных документов бухгалтерией предприятия

Группировка приходных документов по поставщикам в бухгалтерии совмещается с учетом приобретения материалов и расчетов с поставщиками в журнале-ордере № 6 или в заменяющих его компьютерных распечатках.

Группировка документов по складам и материально-ответственным лицам, а также группам или видам материалов осуществляется составлением накопительных ведомостей, которые ведутся раздельно по приходу и расходу, отдельно для каждого склада. В конце месяца в накопительных ведомостях по приходу и расходу выводят итоги по группам материалов, синтетическим счетам и складу в целом, а в накопительных ведомостях по приходу, кроме того, остаток материалов, переходящий на следующий месяц.

Накопительные ведомости по приходу и расходу материалов содержат необходимые данные для заполнения ведомости № 20 «Движение материальных ценностей (в денежном выражении)», содержащей два раздела. Данные первого раздела позволяют получать информацию о поступлении материалов на предприятие по фактической себестоимости и учетным ценам, на основе которой определяется сумма и средний процент транспортно-заготовительных расходов (ТЗР) или отклонений (+, -), а также сумма транспортно-заготовительных расходов (отклонений) на остаток материалов, подлежащая списанию.

Во втором разделе, на основании данных накопительных ведомостей или отчетов об остатках и движении материальных ценностей, осуществляется свод данных об остатках и движении ценностей за месяц по учетным ценам и фактической себестоимости. Данные этого раздела сверяются с главной книгой по счетам подраздела 20 «Материалы».

Средний процент транспортно-заготовительных расходов или средний процент отклонений фактической себестоимости материалов от учетной стоимости по каждому синтетическому счету определяется по следующей формуле:

Группировку израсходованных материальных ценностей по объектам калькуляции выполняет производственный отдел бухгалтерии на основе первичных документов или путем распределения пропорционально нормативному расходу материалов на фактический выпуск продукции. На основе полученной группировки производится списание материальных ценностей по учетной стоимости и доле транспортно-заготовительных расходов или отклонений (+, -) на соответствующие счета и объекты калькуляции. [11]

В таблице 3 приведены корреспонденции счетов по учету движения материалов.

Таблица 3 - Корреспонденции счетов по учету движения материалов

Источник: Самоучитель по бухучету и налогообложению. Выпуск 3 - Алматы: Бухгалтер, 2004.

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия товаров, тары и других видов ценностей в натуре данным бухгалтерского учета. Она проводится с целью обеспечения достоверности показателей бухгалтерского учета и сохранности имеющихся на складе ценностей. Инвентаризации подлежат как принадлежащие, так и не принадлежащие данному предприятию ценности.

Инвентаризации проводятся в установленные сроки, а также при смене материально ответственных лиц, при проведении аудиторских проверок, после стихийных бедствий, по требованию контрольных и следственных органов и т.д.

В зависимости от полноты охвата инвентаризации могут быть полными и частичными.

При полной инвентаризации проверке подлежат все средства. Проводиться она должна обязательно в конце года перед составлением годового отчета.

При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов средств в определенных местах хранения.

В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Плановые проводятся в установленные сроки, а внеплановые - по мере необходимости, как правило, внезапно.[15]

Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации возлагается на руководителя и главного бухгалтера предприятия. В приказе на проведение инвентаризации кроме состава комиссии указывается объем и причины инвентаризации, сроки начала и окончания работ.

Перед инвентаризацией необходимо опломбировать все подсобные помещения и другие места хранения товаров, имеющие отдельные выходы и входы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение сроков их проверки и клеймения. У материально ответственного лица берется расписка о том, что все документы по приходу и расходу ценностей сданы в бухгалтерию и, что никаких не оприходованных и не списанных в расход ценностей у него нет. Материально ответственное лицо составляет товарный отчет, в котором выводит остаток товаров и тары на момент проведения инвентаризации.

Председатель комиссии должен завизировать все приходные и расходные документы и по остаткам товаров и тары. Это является важным моментом для бухгалтерии при определении учетных остатков товаров и тары на момент инвентаризации.

К моменту окончания инвентаризации должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей и сделаны соответствующие записи в аналитическом учете на день инвентаризации.

После проверки ценностей в помещении его закрывают и пломбируют, Ключ от замка остается у материально ответственного лица, а пломбир - у председателя комиссии. Открытие помещения производится вместе.

Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Затаренные товары не распаковывают, если это может вызвать понижение их качества, а проверяют на выборку (не менее 10%). В остальных случаях всё нераспакованные товары должны быть распакованы и проверены по количеству и качеству.

Фактическое наличие ценностей по каждому их виду записывается в инвентаризационные описи, заполняемые в двух-трех экземплярах. Один экземпляр описи составляет материально ответственное лицо, остальные - представитель инвентаризационной комиссии. При передаче ценностей от одного материально ответственного лица другому по одному экземпляру заполняют принимающий и сдающий. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях независимо от единиц измерения, записанных на странице. Каждую страницу описи подписывают материально ответственное лицо и все члены комиссии.

В конце инвентаризационной описи материально ответственное лицо дает расписку о том, что проверка ценностей произведена в его присутствии правильно, претензий к работе комиссии он не имеет и указанные ценности он принимает на дальнейшее ответственное хранение.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9