Основи обліку в бюджетних організаціях

Надвірні будівлі, загорожі та інші надвірні споруди, які обслуговують будинок (сарай, огорожа, колодязь та ін.), становлять разом з ним один інвентарний об'єкт. Якщо ж ці споруди обслуговують два чи більше будинків, то вони вважаються самостійними інвентарними об'єктами.

Для організації обліку та забезпечення контролю за збереженням основних засобів на кожний об'єкт (предмет), з а винятком бібліотечних фондів, відкривається інвентарна картка і кожному з них присвоюється інвентарний номер, який складається з восьми знаків. Перші два знаки номера позначають синтетичний рахунок, третій номер субрахунки, четвертий -- підгрупу, останні чотири -- порядковий номер предмета у групі. На субрахунках, з яких не виділено підгрупи, четвертим знаком є нуль.

Поділ основних засобів на підгрупи передбачено «Порядком застосування плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ», затвердженим наказом ГУДКУ від 10 грудня 1999 р. № 114. Згідно з цим Порядком на субрахунку 103 «Будинки та споруди» обліковують три підгрупи об'єктів:

1) будинки виробничо-господарського призначення, зайняті органами управління, соціально-культурними (будівлі навчальних закладів, лікарень, поліклінік і амбулаторій, будинків-інтернатів для престарілих та інвалідів, дитячих закладів, бібліотек, клубів, музеїв, науково-дослідних інститутів, лабораторій та ін. та іншими установами;

будинки, що повністю чи переважно призначені для проживання;

споруди -- водокачки, стадіони, басейни, дороги, мости, пам'ятники, огорожі парків, скверів і загальних садів та ін.

На субрахунку 104 «Машини та обладнання» обліковують засоби з поділом на дев'ять підгруп:

силові машини та обладнання;

робочі машини та обладнання;

вимірювальні прилади;

регулювальні прилади та пристрої;

лабораторне обладнання;

обчислювальна техніка;

медичне обладнання;

комп'ютерна техніка та комплектуючі;

інші машини та обладнання.

Аналогічний поділ основних засобів та інших необоротних матеріальних активів на піддрупи передбачено і за деякими іншими субрахунками. Відповідно до цього інвентарний номер, наприклад будинку лікарні, може мати значення 103! 0001, дозатора або барометра -- 10430006, мотоцикла -- 10540010, електровібратора -10620003 тощо.

Коли інвентарний об'єкт стає складним, тобто включає ті чи інші відокремлені елементи, які становлять з ним одне ціле, на кожному такому елементі повинен бути зазначений інвентарний номер об'єднуючого їх основного об'єкта. Інвентарний номер позначається на металевому жетоні, який прикріплюється до об'єкта, наноситься на об'єкт олійною фарбою або іншим способом, що забезпечує Його тривале зберігання без пошкодження і втрати.

Присвоєний об'єкту основних засобів інвентарний номер зберігається за тім на весь період його знаходження в даній установі. Номери інвентарних об'єктів, які вибули або ліквідовані, протягом трьох років не повинні присвоюватися об'єктам основних засобів, що надходять заново.

Орендовані основні засоби обліковуються в орендарів на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» під тими ж інвентарними номерами, які присвоїв їм орендодавець

Інвентарний номер є одночасно кодом інвентарного об'єкта при веденні обліку з використанням обчислювальної техніки.

Аналітичний облік основних засобів ведеться на інвентарних картках типових форм № 03-6 (бюджет), № 03-8 (бюджет) і № 03-9 (бюджет).

«Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах» т. ф. № 03-6 (бюджет) заводиться на кожний інвентарний об'єкт (предмет) основних засобів. Інвентарна картка т. ф. № 03- 8 (бюджет) використовується для обліку тварин і багаторічних насаджень. У цих картках наводяться дані, що характеризують індивідуальні особливості об'єкта обліку, а також бухгалтерські записи щодо дати оприбуткування, усіх внутрішньогосподарських переміщень, дати і причини вибуття. Звичайно у картках наводиться інвентарний номер об'єкта, синтетичний рахунок і субрахунок, на якому цей об'єкт враховується, його первинна вартість, річна сума та останній рік нарахування зносу. Складає і підписує інвентарну картку бухгалтер на підставі відповідних первинних документів.

Інвентарна картка т. ф. № 03-9 (бюджет) застосовується для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, які мають одне й те ж призначення, однакову технічну характеристику і вартість. Такі картки заводять па матеріально відповідальних осіб. У них враховують однотипні інструменти, столовий і кухонний інвентар, бібліотечні фонди, сценічно-постановочні засоби, малоцінні необоротні матеріальні активи тощо. Записи в картках здійснюють окремо на кожний предмет із зазначенням його інвентарного номера та суми вартості.

Масовий інвентар (парти, столи, інструменти й інші предмети) можна записувати загальними сумами, вказуючи кількість одиниць та їхні інвентарні номери.

Для обліку бібліотечних фондів відкривається одна картка. Облік провадиться тільки у вартісному вираженні загальною сумою. Для сценічно-постановочних засобів картки відкриваються на матеріально відповідальних осіб і ведуться з предметів одного найменування, близьких за розмірами, якістю матеріалу і ціною. Записи в картках здійснюють у кількісному і вартісному обчисленні.

Інвентарні картки зберігаються в спеціально обладнаних ящиках--картотеках в бухгалтерії, де вони розподіляються за відповідними субрахунками та підгрупами з внутрішнім підрозподілом за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях -- за обслуговуваними установами.

Картотеки повинні мати ряд пристосувань, які полегшують роботу бухгалтеру: опорні пластинки --- для підтримання карток у вертикальному положенні, розподілювачі ***- для групування карток за подібними ознаками, індикатори -- для позначення шифру, букви, або іншої умовної ознаки групи об'єктів обліку, відокремлених розподілювачем. Індикатори часто закріплюють безпосередньо па розподілювачах. Останні можуть виконувати одночасно і роль опорних пластинок.

Для контролю за збереженням інвентарних карток їх реєструють у спеціальному «Описі інвентарних карток з обліку основних засобів» т. ф. № 03-10 (бюджет), який ведеться в бухгалтерії в одному примірнику.

Інвентарні картки реалізованих основних засобів додаються до документів (актів, накладних), якими було оформлено реалізацію. Після внесення відміток про списання основних засобів інвентарні картки додають до документів, якими було оформлено списання, і разом з останніми здають в архів. Опис інвентарних карток з обліку основних засобів здається в архів тоді, коли в останню інвентарну картку вноситься відмітка про списання об'єкта основних засобів. Строк зберігання інвентарних карток та журналів обліку основних засобів в установах становить 3 роки після їх ліквідації.

Для контролю за правильністю бухгалтерських записів на рахунках синтетичного й аналітичного обліку щоквартально складають оборотні відомості з кожної групи аналітичних рахунків, які об'єднані відповідними субрахунками та синтетичними рахунками. Підсумки оборотів і залишків, визначені в оборотних відомостях, звіряють з підсумком оборотів та залишком на відповідному субрахунку в книзі Журнал-головна. Цим забезпечується тотожність даних синтетичного й аналітичного обліку.

5.5. Облік зносу основних засобів

У процесі експлуатації основні засоби бюджетних установ поступово фізично і морально зношуються. Знос -- це втрата об'єктом основних засобів фізичних якостей або технік о-економічних властивостей, а внаслідок цього -- і вартості. Але, на відміну від виробничих підприємств, у бюджетних установах амортизаційні відрахування на основні засоби не проводять, а нараховують лише їх знос.

Знос нараховують на будинки та споруди, передавальні пристрої, машини та обладнання, робочу худобу, транспортні засоби, виробничий (включаючи пристрої) та господарський інвентар, багаторічні насадження, які досягли експлуатаційного віку.

Знос не нараховується па такі основні засоби:

земельні ділянки;

природні ресурси;

будинки і споруди, що с унікальними пам'ятками архітектури та мистецтва;

обладнання, експонати, зразки, діючі і недіючі моделі, макети та інші наочні посібники, що знаходяться в кабінетах та лабораторіях і використовуються для навчальних та наукових цілей;

продуктивну і племінну худобу, буйволів, волів, оленів, експонати тваринного світу (в зоопарках та інших аналогічних установах);

багаторічні насадження, що не досягли експлуатаційного віку;

бібліотечні фонди, фільмофонди, сценічно-постановочні засоби;

музейні і художні цінності;

малоцінні необоротні матеріальні активи;

основні засоби установ, що знаходяться за кордоном;

білизну, постільні речі, одяг, взуття;

орендовані основні засоби, які обліковують на забалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи».

Знос предметів (об'єктів) основних засобів нараховується один раз на рік (за повний календарний рік), незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані чи побудовані. Процес нарахування зносу здійснюється таким чином. При відкритті інвентарних карток обліку основних засобів т. ф. № 03-6 (бюджет) та № 03-8 (бюджет) записується річна норма зносу в процентах до балансової вартості. Згідно з діючим порядком нарахування зносу основних засобів у бюджетних установах проводять за ставками в процентах до первісної вартості основних засобів на кінець року. При цьому використовують такі норми нарахування зносу за групами основних засобів: група 1--5%, група 2--25 і група 3-15%.

Групу і становлять основні засоби, що обліковуються на субрахунку 103 «Будинки та споруди»: це -- будинки, їхні структурні компоненти, в тому числі житлові будинки та їх частини (квартири і місця загального користування), а також на субрахунку 106 підгрупа 1 «Передавальні пристрої»: лінії електропередач, трансмісії та трубопроводи з усіма пристроями.

Групу 2 становлять основні засоби, що обліковуються па субрахунках 104 «Машини і обладнання» (крім підгруп 1 і 2), 106 «Інструменти, прилади та інвентар» (крім підгрупи 1), 105 «Транспортні засоби» (тільки в частині автотранспорту та запасних частин до нього). Це можуть бути вимірювальні прилади, регулювальні прилади та пристрої, лабораторне обладнання, обчислювальна техніка, медичне обладнання (крім робочих та силових машин і обладнання), інструменти, виробничий інвентар та приладдя, господарський інвентар.

Групу 3 становлять основні засоби, що обліковуються на субрахунках 104 (підгрупи 1 і 2), 105 (крім автомобільного транспорту і частіш до нього), 107 «Робочі і продуктивні тварини» (підгрупа 1), 108 «Багаторічні насадження» (крім молодих, які не досягли експлуатаційного віку), 109 «Інші основні засоби» (підгрупа 2). Це в першу чергу силові та роб очі машини і обладнання, усі транспортні засоби (крім автомобільного транспорту), робоча худоба, багаторічні насадження тощо.

В останній робочий день. грудня бухгалтер переносить з інвентарних карток у т. ф. № 03-12 (бюджет) «Відомість нарахування зносу на основні засоби» первісну вартість об'єкта, річну норму нарахування зносу, суму нарахованого зносу з початку експлуатації об'єкта до звітного періоду. На підставі цих даних визначають суму зносу за рік і на кінець року. На загальну суму нарахованого зносу у меморіальному ордері т. ф. № 274 оформляють бухгалтерське проведення:

Дт субрах. 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами»,

Кт субрах. 131 «Знос основних засобів»,

132 «Знос інших необоротних матеріальних активів».

З меморіального ордера сума зносу переноситься у книгу Журна л-головна.

Сума нарахованого зносу з кожного об'єкта зокрема не може перевищувати 100% його первісної вартості. У той же час нарахування зносу в розмірі 100% первісної вартості об'єкта не с підставою для його списання з балансу.

Списання нарахованого зносу проводять при вибутті основних засобів бухгалтерським проведенням:

Дт субрах. 401 (на залишкову вартість об'єктів),

Дт субрах. 131, 132 (на суму зносу вибуваючих засобів),

Кт субрах. 103--119 (на первісну вартість об'єктів).

Треба мати на увазі, що загальна сума первісної вартості необоротних активів (дебетове сальдо рахунків 10, II, 12) дорівнює сумі фонду в необоротних активах і зносу необоротних активів (кредитове сальдо рахунків 13 і 40).

5.6. Облік ремонту і модернізації'основних тсобів

Особи, відповідальні за експлуатацію та збереження основних -засобів, повинні забезпечити своєчасне, повне і якісне вико-налня усіх правил їх технічного обслуговування і ремонту, необхідних для підтримання (відновлення) експлуатаційних властивостей цих засобів.

За обсягомі характером виконуваних ремонтних робіт ремонти поділяють на поточні і капітальні. Вони відрізняються складністю, обсягом, терміном виконання та періодичністю проведення. Поточні ремонти можуть проводитися декілька разів на рік, а капітальні -- як правило не частіте одного разу ш рік (або й рідше). При поточному ремонті замінюють окремі деталі без розбирання усього об'єкта, тоді як при капітальному ремонті розбирають об'єкт і замінюють несправні вузли та агрегати. Ремонти основних засобів можуть здійснюватись господарськім способом, тобто силами самої установи, або ж підрядним способом (силами сторонніх організацій на підставі укладеної угоди, договору, контракту).

На кожен об'єкт, що підлягас поточному чи капітальному ремонту, складають відомість дефектів, у якій вказують деталі, що потребують заміни, необхідні ремонтні роботи, норми часу на виконання робіт, виготовлення та заміну деталей, кошторисну вартість ремонту, строки початку і закінчення ремонту. Якщо ремонт виконується господарським способом, то на підставі відомості дефектів виписують наряд-замовлення, документи на одержання зі складу необхідних запасних частин І ремонтних матеріалів, наряди на виконання робіт з виготовлення, монтажу, реставрації окремих вузлів і деталей та їх ззміпи.

Якщо ремонт виконує підрядна організація, то відомість дефектів складають у присутності представника замовника. Один примірник відомості дефектів передають замовник}' для контролю повноти і якості ремонту. Приймання виконаних підрядною організацією ремонтних робіт оформляється «Актом приймання-Ідаван-ня відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів» т, ф. № 03-2 (бюджет). Акт складають у двох примірниках - по одному для підрядника і замовника. Акт передають у бухгалтерію, де на Його підставі в інвентарній картці обліку основних засобів виконують відповідні записи про виконаний ремонт. Крім того, акт т. ф. № 03-2 г підставою для списання витрат на ремонт основних засобів.

Вартість поточного і капітального ремонт}' основних засобів не зараховується на збільшення їх балансової вартості, а списується на поточні витрати установи за рахунок відповідних джерел фінансування. При цьому виконуюгь такі бухгалтерські проведення (табл. 5.2).

Таблиця 5.2

Відображення в обліку господарських операцій з ремонту і модернізації основних засобів

Роботи з реконструкції та модернізації основних засобів виконуються, як правіше, спеціалізованими підрядними організаціями. Оформляються вони аналогічно капітальному ремонту основних засобів, але роботи ч модернізації, добудови, дообладнання, реконструкції об'єктів основних засобів суттєво змінюють їх технічні та експлуатаційні характеристики, а відтак їхтпо вартість. Тому витрати на ці роботи зараховують на збільшення первісної вартості основних засобів.

Результати реконструкції, модернізації, дообладнання, добудови основних засобів обов'язково заносяться до інвентарної картки відповідного об'єкга. Якщо ж вказані роботи суттєво -змінюють характеристику і призначення об'єкта, то на нього оформляють нову інвентарну картку, а попередня вилучається і зберігається для довідки.

5.7. Облік вибуття і списання основних засобів

Вибуття основних засобів та інших необоротних матеріальних активів бюджетних установ може бути наслідком; їх повного фізичного зносу і непридатності для подальшого використання; реалізації (відчуження) надлишкового, непотрібного, невикористовуваного обладнання, транспортних засобів та інших об'єктів; поломки, знищення, псування з вини осіб, відповідальних за збереження та використання засобів; знищення або псування засобів унаслідок пожежі, стихійного лиха; недостачі, виявленої при проведенні інвентаризації; безоплатної передачі іншим бюджетним установам за розпорядженням вищих керівних органів; переведення до складу оборотних активів (малоцінних та швидкозношуваних предметів, тварин на відгодівлі).

Основні засоби, які стали непридатними для використання, підлягають списанню відповідно до «Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ», затвердженої ДКУ та МЕУ 10.08.2001 р. № 142/181. Для оформлення списання основних засобів, які стали непридатними, використовують: «Акт про списання основних засобів» (т. ф. № 03-3 (бюджет), «Акт про списання автотранспортних засобів» (т, ф. № 03-4 (бюджет), «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури» (т, ф. № 03-5 (бюджет). Зазначені акти складаються постійно діючою комісією, яка призначається наказом по установі.

Постійно діюча комісія для визначення непридатності основних засобів і встановлення неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту, а також для оформлення необхідної документації на списання цих засобів створюється наказом керівника установи щорічно у такому складі:

керівник або його заступник (голова комісії;

головний бухгалтер або його заступник (в установах і організаціях, в яких штатним розкладом посаду головного бухгалтера не передбачено - - особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку);

керівники груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інші працівники бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності;

особа, на яку покладено відповідальність за збереження основних засобів;

інші посадові особи (на розсуд керівника установи).

Для участі в роботі комісії зі встановлення непридатності автомобілів, нагрівальних котлів, підйомників та інших основних .засобів, які перебувають під наглядом державних інспекцій, запрошується представник відповідної інспекції, який підписує акт про списання об'єкта або передає комісії свій письмовий висновок, що додається до акта.

Постійно діюча комісія виконує такі процедури:

проводить огляд основних засобів для складання акта на їх списання, використовуючи при цьому необхідну технічну документацію (технічні паспорти, проектне-кошторисну документацію, відомості дефектів тощо), а також дані бухгалтерського обліку;

встановлює неможливість відновлення і подальшого використання об'єкта в даній установі та вносить пропозиції про його Продаж, передачу або списання;

встановлює конкретні причини списання об'єкта: фізичний
або моральний знос, реконструкція, порушення нормальних умов експлуатації, аварія та інше;

встановлює осіб, з вини яких сталося передчасне вибуття основних засобів з експлуатації;

встановлює можливість використання окремих вузлів, деталей, матеріалів списаного об'єкта і проводить їх оцінку;

здійснює контроль за вилученням із списаних основних засобів придатних вузлів, деталей та матеріалів з кольорових і дорогоцінних, металів, визначає їхню кількість, вагу, вартість, контролює здавання їх на відповідний склад.

За результатами обстеження комісією складаються акти на списання основних засобів за встановленими формами, які затверджуються керівником установи. Розбирання та демонтаж основних засобів до затвердження актів на їх списання не допускається.

Списання з балансів бюджетних установ основних засобів проводиться в такому порядку:

а) з балансів установ, які утримуються за рахунок коштів державного бюджету:

- вартістю до 5000 грн. за одиницю -- з дозволу керівника установи;

- вартістю від 5000 до 10000 грн. за одиницю --* з дозволу вищої організації;

--вартістю понад 10000 грн. за одиницю - з дозволу міністерства чи іншого центрального органу виконавчої влади за підпорядкуванням;

б) з балансів установ, які утримуються за рахунок місцевих бюджетів:

вартістю до 2500 гри за одиницю -- керівниками установи, які є розпорядниками коштів;

вартістю від 2500 до 5000 грн за одиницю -- з дозволу вищої установи;

вартістю понад 5000 грн за одиницю -- з дозволу місцевої державної адміністрації.

Списання основних засобів з балансів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій незалежно від їхньої вартості проводиться з дозволу керівника установи.

Усі деталі, вузли і агрегати розібраного та демонтованого обладнання, які придатні дія ремонту іншого обладнання, а також матеріали, отримані від ліквідації основних засобів, оприбутковуються як вторинна сировина і обов'язково здаються установі, на яку покладено збір такої сиропний. Вилучені після демонтажу основних засобів деталі і вузли, що містять дорогоцінні. метали і дорогоцінне каміння, підлягають здаванню на спеціалізовані підприємства України, що здійснюють приймання та переробку відходів і брухту дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння.

Посадові особи, винні у порушенні порядку збереження основних засобів та в безгосподарному ставленні до них (знищення, підпалювання та ін.), притягаються до відповідальності у встановленому законодавством порядку. При цьому визначення сум збитків здійснюється відповідно до «Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей», затвердженого КМУ 22.01,1996 р.№ 116, та Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» від 06.06.1995 р. № 217/95-ВР.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18