Організація і методика проведення аудиту касових операцій

Останнім сьомим етапом перевірки є зіставлення даних первинних, аналітичних і синтетичних облікових документів з даними, відображеними у звітності підприємства, з метою встановлення їх відповідності. В разі виявлення аудитором порушень законодавства і інших документів, регламентуючим господарсько-фінансову діяльність і стан бухгалтерського обліку аудитор складає відомість.

3.3 Збір аудиторських доказів і оформлення робочих документів

Основною найбільш важливою, відповідальною і трудомісткою частиною роботи аудитора являється збір аудиторських доказів по всім об'єктам контролю. На основі аналізу і узагальнення даних аудиторських доказів аудитор робить висновок щодо правильності ведення бухгалтерського обліку на аудируємому підприємстві.

Висновки світового досвіду підготовки аудиторських доказів відображені в розробленому Комітетом міжнародної аудиторської практики міжнародному нормативі аудиту “Аудиторські докази”. В відповідності з цим нормативом під аудиторськими доказами слід розуміти інформацію, яка підтверджує правильність відображення в обліку даних, чи даних, отриманих під час фактичної перевірки стану контролює мого об'єкту, яку відбирає аудитор в процесі контрольних дій для видачі замовнику висновок про достовірність і правильність відображення в бухгалтерському обліку операцій, пов'язаних зі зміною фінансово-господарського стану.

Аудиторські докази, як правило відображають зміст частини інформації, яка є на підприємстві. Так як інформація являється основою для складання аудиторського висновку, то аудиторські докази повинні відповідати наступним вимогам:

Ш необхідність;

Ш обґрунтування;

Ш повнота;

Ш правильність.

Для того, щоб отримати аудиторські докази в залежності від змісту об'єкта аудиту та умов їх дослідження використовують прийоми фактичного, документального контролю та підтвердження третьої сторони (як правило банків). Для отримання аудиторських доказів, які підтверджують правильність та достовірність даних бухгалтерського обліку використовується прийом фактичного контролю - інвентаризація. Зіставленням фактичних даних з відповідними даними бухгалтерського обліку встановлюється стан перевіряємого об'єкта. Таким чином аудитор отримує докази щодо реальності перевіряємих активів, зокрема грошових коштів. Інвентаризація готівки в касі, коштів на рахунках в банку дає можливість виявити недостачі або лишки грошових коштів.

Об'єктами інвентаризації є:

o готівка (національна та іноземна валюта);

o цінні папери (акції, облігації, депозитні сертифікати);

o грошові документи (векселі, лімітовані чекові книжки, акредитиви, талони на паливно-мастильні матеріали тощо);

o бланки суворого обліку (акції та облігації власної емісії, санаторно-курортні путівки, незаповнені бланки векселів);

o залишки по рахунках в банку (по виписках банку).

Інвентаризація касової готівки проводиться комісією в складі аудитора, головного бухгалтера і касира. Під час інвентаризації встановлюється фактична наявність грошових коштів, поштових марок, розрахункових чекових книжок та інших грошових документів, цінних паперів.

Перш, ніж почати вивчати касові операції, аудитор має уважно вивчити нормативні документи, що регламентують порядок ведення касових операцій, збереження готівки в касі, та ознайомитися зі списком осіб, що несуть відповідальність за недотримання цього порядку.

До початку вивчення касових документів слід визначити, чи укладений договір про матеріальну відповідальність керівника підприємства з працівниками, які відповідають за ведення касових операцій.

Потім касир зобов'язаний скласти звіт касира, який передається аудитору разом з письмовою розпискою про відсутність у касі грошей і грошових документів, які належать особисто касиру або стороннім організаціям.

Якщо касир заявить, що у касі зберігається готівка або інші цінності, які належать стороннім підприємствам, то аудитори повинні негайно одержати від останніх довідку про суму грошей, що їм належить.

Зберігати в касі готівку, яка не належить даному підприємству, заборонено.

Перевірка наявності грошових коштів та інших грошових активів в касі проводиться шляхом їх перерахунку касиром в присутності аудитора і головного бухгалтера або іншого члена комісії. Результати підрахунку перевіряє аудитор. Готівка в опечатаних банком пачках розпечатується і також перераховується. За наявності великої кількості купюр складається опис, в якому зазначається номінал купюр, їх кількість і сума. Опис підписується всіма членами інвентаризаційної комісії.

Під час перевірки фактичної наявності грошових документів встановлюється сума, автентичність кожного документу і правильність його оформлення. Перевірка здійснюється за окремими видами документів із зазначенням в інвентаризаційному описі назви, номера, серії купюри і загальної суми.

Залишок пред'явленої готівки та цінних паперів комісія порівнює із залишками по касовій книзі на момент інвентаризації. Результати заносяться до інвентаризаційного опису.

Перевіряючи касову книгу, аудитори з'ясовують, чи своєчасно касир проводить в ній записи за операціями, що мали місце на момент проведення аудиту або, чи пронумерована та прошнурована касова книга, чи скріплена вона печаткою з підписом керівника і головного бухгалтера.

Запізнення з записами в касову книгу не можуть бути підставою для припинення інвентаризації готівки в касі. У такому разі касир зобов'язаний зробити всі записи в присутності членів інвентаризаційної комісії.

За наявності на підприємстві кількох структурних підрозділів (крамниці, кафе, їдальні, пункту надання послуг тощо) на замовлення клієнта інвентаризація готівки проводиться в кожній касі або у кожної підзвітної особи, яка займається збором виручки або виплатою заробітної плати.

Якщо на момент перевірки гроші знаходяться не лише в касі, а й у касирів-інкасаторів, то в цьому разі проводиться одночасна інвентаризація готівки у цих осіб. За відсутності такої можливості всі місця зберігання готівки опечатуються, а перевірка проводиться послідовно.

В період інвентаризації в касі можуть перебувати частково оплачені (не закриті) платіжні відомості на виплату заробітної плати, пенсій, допомог, а також різного роду розписки на видачу грошей у тимчасове користування. Частково виплачені за такими платіжними відомостями суми, дозволено заносити до акту інвентаризації з певним застереженням. Розписки, неправильно оформлені довіреності, документи на видачу коштів з каси, на яких немає розписки отримувача, до заліку не приймаються, а видані за ними

суми вважаються недостачею.

Виявлена в касі готівка, не виправдана прибутковими документами, вважається лишком каси і зараховується в доход підприємства. Якщо цінні папери зберігаються в депозитарії, то їх наявність підтверджується випискою депозитарії, і на її підставі вони заносяться до акту. Дані про іноземну валюту вносяться до документів за курсом НБУ, який діє на день інвентаризації.

За фактом проведення інвентаризації аудитор складає висновок, дані проведеної інвентаризації звіряються з даними поточного обліку і робляться висновки про результати інвентаризації. За наявності розходжень з касира в обов'язковому порядку береться письмове пояснення їх причини.

За результатами інвентаризації касової готівки аудитору слід з'ясувати, чи проводяться підприємством розрахунки з населенням за відпущені їм товари (надані послуги), оскільки підприємство зобов'язане вести вказані розрахунки із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій.

Після перевірки фактичної наявності коштів аудитор розпочинає документальну перевірку.

Одним з найбільш доказовим джерелом інформації є первинний документ, в якому фіксується кожна господарська операція. Перевірка реквізитів і записів та достовірності документів здійснюється з метою виявлення фальшивих документів, тобто таких, в яких є підчистки, підроблені записи і резолюції, заміна текстів та цифр. Такі документи використовуються для того, щоб приховати обман та інші порушення правил ведення касових операцій і розрахунків готівкою. Особлива увага повинна приділятися відбиткам штампів і печаток. Їх незвична форма, різний розмір тих самих знаків, неправильний текст та інші ознаки можуть вказувати на підробку документів. Мають також значення зовнішній вигляд документа, папір, на якому він виконаний, форма бланка, фарба, якою зроблені записи (чорнила, олівець, паста), колір фарби і т. д. Особлива увага приділяється підписам посадових та матеріально відповідальних осіб, які приймали і відпускали грошові кошти.

Огляд документів з метою виявлення підробок повинен поєднуватися з перевіркою правил їх оформлення. Якщо в документах є виправлення, а в касових та банківських документах вони не допускаються , то це є свідченням “криміналу”. Необхідно також перевірити настільки відповідають відображені в документах господарсько-фінансові операції встановленим правилам і положенням, що дозволяють встановити факти їх навмисного порушення. Наприклад, перевищення встановленого ліміту залишку готівки в касі.

В процесі аудиту аудитор може отримати докази також від банків, обслуговуючих клієнта. Для цього у всі відомі банки перевіряю чого підприємства з його дозволу надсилаються стандартні листи-заявки на банківський звіт для цілей аудиту. Незалежні банківські звіти дозволяють аудитору отримати дані, які відображають наявність та розмір зобов'язань і активів, встановити правильність поводження з ними, а також використання інших даних, які мають відношення пряме до аудиту.

Виявлені за допомогою фактичного та документального контролю докази аудитор систематизує отриману інформацію в робочих документах, які в майбутньому використовує при складані аудиторського висновку по результатам аудиторської перевірки.

Документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації - робочої та підсумкової. У вищезгаданому нормативі № 6 дається приблизний зміст та порядок оформлення і зберігання робочих документів.

Після закінчення аудиту робочі документи залишаються в аудитора. Його право власності на ці документи обмежується етичними нормами та зобов'язанням конфіденційності перед клієнтом. Їх не можна вилучати або вимагати в аудитора, за винятком випадку, коли органами міліції на аудиторську фірму заведено кримінальну справу.

Аудитор повинен організувати надійне зберігання робочих документів, щоб забезпечити конфіденційність. Термін зберігання визначається як практикою аудиторської діяльності, так і строком позовної давності у разі, якщо клієнт порушить справу проти аудитора.

РОЗДІЛ 4

АУДИТОРСКИЙ ВИСНОВОК ЗА РЕЗУЛЬТАТАМИ ПЕРВІРКИ

Як було розглянуто вище, в розділі 3.3, документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації: робочої та підсумкової. В даному розділі мова піде саме про підсумкову документацію.

Підсумкова документація складається з аудиторського висновку та документації, яка передається замовникові перевірки, тобто її можна назвати додатковою. Додаткова підсумкова документація не є обов'язковою і видається замовникові тільки в тому випадку, коли аудитор вважає це необхідним, або у випадку, коли це обумовлено в договорі чи додатковій угоді між аудитором та клієнтом. Вона оформляється як додаток до аудиторського висновку або як самостійний документ.

Аудитор може не посилатися у висновку на додаткову документацію у тому разі, якщо викладене в ній не є настільки істотним, щоб вплинути на зміст аудиторського висновку. Зміст та форми додаткової документації аудиту визначає сам аудитор. Приклад аудиторського звіту наведено в додатку

Обов'язковим компонентом підсумкової документації являється аудиторський висновок. Порядок складання висновку регламентується ННА № 26 “Аудиторський висновок” та № 28 “Аудиторські висновки спеціального призначення”. Законом України “Про аудиторську діяльність” та національним нормативом України з аудиту № 26 передбачено, що аудитор повинен проаналізувати і оцінити інформацію, отриману на підставі аудиторських доказів для формування висновку.

Висновок аудитора за результатами аудиту буває різних видів. Класифікація висновків наведена на малюнку.

Аудиторський висновок

За своїм правовим статусом висновок прирівнюється до висновку експертизи, що призначається у відповідності до процесуального законодавства України. Аудиторський висновок складається у довільній формі, але обов'язково повинен містити такі елементи:

1. заголовок;

2. замовник;

3. вступ;

4. масштаб перевірки;

5. висновок про перевірену фінансову звітність;

6. дата аудиторського висновку;

7. підпис;

8. адреса аудиторської фірми.

Заголовок містить запис про те, що аудиторську перевірку проведено аудитором (прізвище, ім'я, або назва аудиторської фірми). Це є свідченням того, що під час аудиту не було жодних обставин, які змогли привести до порушення принципу незалежності перевірки.

Датою аудиторського висновку є день завершення аудиторської перевірки. В цей день аудитор повинен доповісти про результати перевірки керівництву підприємства, що перевіряється. Завершується складання аудиторського висновку підписом аудитора або ім'ям аудиторської фірми, оскільки вона несе юридичну відповідальність за якість проведення аудиту.

Умовно-позитивний висновок надається тоді коли виникає будь-яка фундаментальна невпевненість або незгода, яка є підставою для відмови від позитивного висновку. Незгода виникає у випадках неприйнятності звітної політики, при розходженні в думці відносно фактів чи сум в фінансовій звітності. Також наявність фундаментальної незгоди може призвести до представлення клієнту негативного висновку. Порядок надання і підстави для умовно-позитивного та негативного висновку регламентується ННА № 26. У всіх випадках, коли аудитор складає висновок, який відрізняється від позитивного, він повинен дати опис усіх суттєвих причин його невпевненості і незгоди.

Відмова від висновку виникає у випадку невпевненості чи обмеження масштабу перевірки, які настільки фундаментальні, що аудитор не може прийти до висновку стосовно фінансових документів в цілому. Аудитор обов'язково вказує з яких причин висновок не може бути складений. Якщо аудитор дає відмову від надання аудиторського висновку він говорить про неможливість на підставі наведених аргументів сформулювати висновок про фінансову звітність підприємства.

ВИСНОВКИ

Аудит - особлива самостійна форма контролю. На сьогоднішній день цей вид послуг являється найбільш правдивою і достовірною перевіркою фінансово-господарської діяльності суб'єктів господарювання. Думки і висновки аудиторів своєчасно здатні попередити підприємства про неправильність ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, а отже і застерегти від небажаних наслідків, штрафних санкцій та витрачання грошових коштів, які завжди конче потрібні і яких ніколи не вистачає. Тому велику увагу слід приділяти саме збереженню цих високоліквідних активів.

Як показала дана робота аудит касових операцій досить трудомістка процедура, яка потребує від аудиторів значної уваги, знання нормативно-правової бази, яка регулює здійснення грошових операцій, а також впевненості в мінімізації ризику як зі сторони клієнта так і зі сторони аудитора. Взагалі методика проведення аудиту каси мало в чому відрізняється від аудиту інших ділянок діяльності підприємства. Тобто перш за все визначається мета і завдання перевірки, вивчається нормативно-правова база, яка стосується регулювання фінансових взаємовідносин. Велика увага приділяється вивченню і оцінці системи внутрішнього контролю так як від неї багато в чому залежить довіра аудитора до перевіряємого підприємства і можливість покладатися на свідчення персоналу. Отримавши інформацію аудитор виконує основну частину перевірки: планує подальшу роботу і складає програму аудиторської перевірки.

Основні положення програми являються переліком процедур в ході яких аудитор перевіряє правильність, повноту відображення руху грошових коштів в касі. Одержані дані аудитор фіксує в робочих документах , а свої думки викладає на завершальному етапі в аудиторському висновку. Цей висновок являється доказом того відповідає чи ні відображення руху грошових коштів чинному Положенню про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, обліковій політиці підприємства, іншим нормативно-правовим актам.

Таким чином з'ясовується різного роду порушення, крадіжки, навмисні зловживання, які в кінцевому привели б до відтоку грошових коштів, а в крайньому випадку - банкротству підприємства. Це ще раз підтверджує необхідність та важливість зовнішнього контролю - аудиту для забезпечення успішної фінансово-господарської діяльності.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999р № 996 - XIV

2. Закон України “Про аудиторську діяльність” від 22.04.96р.

3. Закон України “Про внесення змін до Закону України “Про застосування електронно-контрольних касових апаратів і товарно-касових книг при розрахунках із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” від 01.06.2000р. № 1776.

4. Закон України «Про аудиторську діяльність» від 22.04.93р. № 3125-ХІІ із змінами і доповненнями.

5. Указ Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” від 12 червня 1995р. №436/95.

6. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 «Баланс» затверджене наказом Міністерства фінансів України від 31.03.99р. № 87.

7. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 4 «Звіт про рух грошових коштів» затверджений наказом Міністерства фінансів України від 31.03.99р. № 87 із змінами і доповненнями, внесеними згідно з наказами Міністерства фінансів України від 28.01.00р. №15 і 30.11.00р. №304.

8. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 19.02.01 № 72.

9. Інструкція “Про порядок виготовлення, збереження і застосування типових форм первинного обліку ДО-1 і М-20”, затверджена наказом Держкомстату України від 27.07.98р. № 263.

10. Інструкція про організацію роботи з готівкового обліку установами банків України затверджена постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001р. №69.

11. Білуха М.Т. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник.- К., 2000. - 692с.

12. Бутинець Ф.Ф., Давидюк Т.В. Бухгалтерський управлінський облік. - Житомир: ПП “Рута”, 2002. - 592с.

13. Бутинець Ф.Ф., Лайчук С.М., Олійник О.В. Організація бухгалтерського обліку: Підручник.- Житомир: ПП “Рута”, 2002. - 592 с.

14. Бутинець Ф.Ф., Чижевська Л.В. Бухгалтерський управлінський облік: курс лекцій. - Житомир: ПП «Рута», 2000.- 114с.

15. Бухгалтерський фінансовий облік : підручник для студ. спец “Облік і аудит” вищ. навч. закладів за редакцією Бутинець Ф.Ф. Житомир: ПП “Рута”, 2005. - 756с.

16. Бухгалтерський облік і фінансова звітність: навчальний практичний посібник за редакцією Голова С.Ф. Дніпропетровськ: ТОВ “Баланс- клуб”, 2000. - 768с.

17. Давидов Г.М. Аудит: Підручник.-К.: “Знання”,. 2004. - 234 с.

18. Давидов Г.М. Аудит: Навчальний посібник. -2-ге видання перероб. і доп.-К.: Т-во «Знання», КОО, 2001.-363с.

19. Дерій В.А., Кізима А.Я. Аудит: курс лекцій - Тернопіль: Джура, 2002. - 86с.

20. Кім Г.М., Сопко В.В., Кім С.Г. Бухгалтерський облік: первинні документи та порядок їх заповнення: Навчальний посібник - к.: Центр навчальної літератури, 2004. - 440с

Додаток 1

Анкета

процедур внутрішнього контролю

по касі_______________________

Замовник _________

складено _____________ Перевірено___________________

виконавець, дата виконавець, дата

Додаток 2

Акт перевірки дотримання

порядку ведення операцій з готівкою

Найменування підприємства та форма власності

(№ рахунку в установі банку)

поштова адреса

Ідентифікаційний код платника згідно з ЄДРПОУ

I. Ведення касової книги і касових документів, їх оформлення

II. Оприбуткування надходження готівки

Оприбуткування готівки, одержаної з банку

грн.