Для этого создается экспертная комиссия (в нее входят наиболее компетентные люди, возглавляет один из руководителей предприятия, курирующий делопроизводство) под методическим руководством архива, Положение о которой до его утверждения подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов администрации области. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется их отбор для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с документами с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации правильность определения сроков хранения дел.

Дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению. Они должны быть обязательно дополнительно оформлены и описаны в унифицированных учетных архивных формах. Оформление дела - это подготовка дела к хранению. Оно включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию), что оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении передаются в архив организации. Их передача производится только по описям дел путем полистного пересмотра.

В период подготовки дел к передаче в архив ведущим специалистом организации (входящим в состав ЭПК - экспертно-проверочной комиссии) предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Передача дел в архив производится не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. При передаче-приеме каждого дела в обоих экземплярах описи дел делается отметка. Передача и прием дел осуществляется поединично, из рук в руки ответственного за делопроизводство к работнику архива. Вместе с ЭД (электронными документами) и БД (базами данных) передается сопроводительная документация (распечатка, электронный адрес и индекс документов и т.д.). Система обеспечения сохранности документов включает в себя организацию места хранения документов и их размещение, обеспечение средствами хранения и организацию доступа к документам, обеспечение режимными средствами (в архивохранилище должны поддерживаться постоянные температура и влажность, благоприятные для длительного хранения бумажной - до 19 градусов, до 55% - и на других носителях документации - до 20 градусов, до 65%; световой - документы должны постоянно храниться в темноте; санитарно-гигиенический режим - исключение появления плесени, насекомых и грызунов, запрещено курить, находиться в мокрой верхней одежде и т.д.; противопожарный - скрытое устройство электропроводок, герметизация розеток, рубильники - вне помещения, отделка помещений неагрессивными материалами, запрет применения нагревательных приборов и открытого огня; охранный - пропускной режим, прочные двери и надежные замки, приспособления для опечатывания, металлические решетки на окнах, регулярная скрытая смена кодов замков) и организацию контроля за наличием и состоянием документов. Документы, хранящиеся в архиве, в любой момент могут потребоваться для ознакомления или изучения историкам, политикам, хозяйственникам или любому гражданину. Использоваться ими могут только те документы, которые попали в архив - это единственно объективная информация. Возможна выдача дел для проведения дезинфекции (обработка от инфекции и грибка) и дезинсекции (обработка от насекомых).

Оформление дел с документами. (Рогожин М.Ю. «Делопроизводство. С учетом новой Типовой инструкции по делопроизводству». - М.: издательство Индекс-Медиа, 2007)